We implementeren urenregistratiesoftware bij heel veel klanten. Sommigen maken een soepele start, anderen ervaren wat meer problemen. Wat bepaalt succes? Dit zijn de vijf lessen die wij hebben geleerd.
1 Houd het simpel
Belangrijk uitgangspunt is dat je het zo simpel mogelijk houdt. Creëer geen honderden artikelsoorten, maak geen exotische prijsafspraken, standaardiseer zo veel mogelijk en werk met zo min mogelijk uitzonderingen. Natuurlijk kunnen uitzonderingen softwarematig prima geïmplementeerd worden, maar dat zorgt voor extra onderhoud en het roept vooral vragen op. Dat wreekt zich met name op het moment dat je facturen gaat versturen.
2 Kies voor een top-down-benadering
De soepelste implementaties zijn die implementaties waarbij het management een speciaal team aanstelt met beslissingsbevoegdheid en eigenaarschap. Zo kun je niet alleen snel beslissingen nemen, maar creëer je ook draagvlak binnen de organisatie. Het is hierbij vooral belangrijk dat het management zich echt bemoeit met de inrichting en keuzes en toeziet op de uitvoering en de naleving van deze keuzes.
3 Werk met best practices
Ga niet het wiel opnieuw uitvinden, maar vraag de leverancier wat logische keuzes zijn bij de inrichting van je urenregistratiesysteem. Wees daarbij bereid om je bestaande inrichting en werkwijze los te laten.
4 Centraliseer
Zorg dat de wat ingewikkelder taken, zoals het goed aanmaken van een nieuwe klant of een nieuw project, het genereren van de facturen en het controleren van de uren, centraal worden gedaan. Dat zijn processen die wel wat kennis vereisen. Als je dat niet vaak genoeg doet, is de foutkans redelijk groot. Als je deze processen vanaf het begin goed vastlegt, verlopen ze daarna ook soepel. Doe je het niet goed, heb je later veel tijd nodig om te corrigeren, vooral tijdens het factureren.
5 Evalueer regelmatig
Bespreek regelmatig hoe je het gebruik van de software nog simpeler kunt maken. Wat kun je doen om nog sneller te factureren, om nog beter de budgetten te bewaken. Dat brengt ons eigenlijk weer terug bij het eerste punt: houd het simpel. Hoe simpeler, hoe beter.
Graadmeter voor succes
Een belangrijke graadmeter voor succes, is hoe snel je je facturen de deur uit hebt. Bij klanten die het goed voor elkaar hebben, zien we dat zij binnen twee tot drie werkdagen na het einde van de maand de facturen de deur uit hebben. Klanten waar het minder soepel loopt, doen er soms wel twee weken over voor de laatste factuur is verwerkt. Met deze vijf tips is de kans groot dat ook jij binnen een paar dagen je facturen kunt versturen.
Ook snel je facturen de deur uit?
Wil je ook soepel met je urenregistratiesysteem aan de slag en in no time je facturen versturen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
