De overstap naar nieuwe software voor planning, urenregistratie en facturatie is geen kwestie van een druk op de knop. Gun jezelf de tijd om het goed te doen. Kwaliteit is belangrijker dan snelheid of kwantiteit. In dit blog vertelt Thessa Bouber, onze manager Training & Consultancy, waar je over moet nadenken als je op 1 januari met een nieuw systeem wil beginnen.
Implementeren is samenwerken
De overstap naar een ander systeem voor planning, urenregistratie en facturatie is ingewikkelder dan vaak wordt gedacht. Ik heb weleens de indruk dat mensen denken dat het net zo simpel is als de loodgieter bellen. Je zorgt dat er koffie staat, gaat boodschappen doen en als je terugkomt, is de klus geklaard. Zo werkt het – helaas – niet, dat schreef mijn collega Ron al eerder in zijn blog. Als een organisatie met ons systeem aan de slag gaat, vinden we het belangrijk dat we twee dingen samenbrengen: de doelstellingen en wensen van de klant enerzijds en de mogelijkheden van de software anderzijds. Een succesvolle implementatie bereik je pas als je samenwerkt en als je als organisatie de tijd neemt om na te denken over je processen en je bedrijfscultuur en als je de veranderingen rustig op je in laat werken.
Voortschrijdend inzicht belangrijk
Zoals de loodgieter helemaal zelfstandig een klus klaren, dat kunnen we helaas niet bieden. Maar natuurlijk zijn er gradaties in de hoeveelheid werk die we een organisatie uit handen kunnen nemen. Of dat ook altijd in het voordeel van de organisatie werkt, is maar de vraag. Een aantal jaren geleden hebben we een implementatietraject doorlopen waarbij wij het meeste werk voor onze rekening namen. De organisatie waar we mee te maken hadden, wilde 1 januari live gaan. Men verwachtte dat wij, stap voor stap, zouden voorkauwen wat er moest gebeuren om die deadline te halen. Als je op die manier werkt, red je wel de planning, maar mis je het voortschrijdend inzicht dat je normaal gesproken krijgt als je de tijd neemt voor zo’n belangrijk implementatieproces. En inderdaad: in de maanden erna moesten we hard aan de slag om achteraf dat inzicht en de daarmee gepaarde veranderingen alsnog een plek te geven. Zo werd besloten toch bij bepaalde projecten toch met budgetten te werken en om bepaalde facturatie-afspraken te splitsen. Het doorvoeren van dergelijke veranderingen is relatief eenvoudig als je er vooraf over nadenkt. Als je het moet doen als de trein al rijdt, kost het je veel meer tijd en moeite. In Business Process Management is het een geaccepteerd fenomeen dat hoe verder je van het bronmoment af zit, hoe duurder het is het voor een organisatie om stappen te corrigeren.
Tijd en energie
In zijn blog sprak Ron over een doorlooptijd van een implementatietraject van zo’n twee maanden voor een klein kantoor en van drie tot vier maanden voor grote(re) kantoren. Ik kan dat alleen maar beamen. Als je ons een volledige blauwdruk geeft, kunnen we het hele traject in acht uur doorlopen, maar in de praktijk komt dat nooit voor. Hou die twee tot vier maanden aan en je weet zeker dat je plannen realistisch zijn. Nog los van de veranderingen die je organisatie tijdens deze transitie ondergaat, vraagt het ook veel tijd en energie van je medewerkers. Zo’n implementatietraject vindt altijd plaats naast het gewone werk, zo heeft ook het team van Lansigt ervaren. Daar wil je echt de tijd voor nemen.
Psychologische werking
Overigens is het helemaal niet nodig om 1 januari als deadline aan te houden als je overstapt naar een nieuw systeem. Het werkt net als bij goede voornemens: 1 januari lijkt de perfecte datum, het begin van een nieuw boekjaar, maar die associatie is puur psychologisch, je opdrachten houden zich immers ook niet zo strak aan het boekjaar. Met moderne rapportagetools kun je ‘oude’ informatie uit je oude systeem halen en nieuwe informatie uit QicsMilestones. Op die manier maakt het niet heel veel uit op welk moment in het jaar je de overstap maakt.
Nieuwsgierig?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Zorg dan dat je op tijd begint met het keuzeproces. Met een gedegen pakketselectievragenlijst – een zogenaamde RFI – wordt in ieder geval de selectie een stuk makkelijker. Wij helpen je op weg met deze basis-RFI. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
