Binnen zakelijke dienstverlening draait het om klanturen, de beschikbare en gerealiseerde uren. Je KPI’s moeten daarbij aansluiten. De antwoorden op de volgende tien vragen zijn cruciaal voor het goed kunnen runnen van een accountantskantoor.
1. Wat is mijn totale capaciteit?
Hiermee bedoelen we de beschikbare capaciteit in manuren, per fte en in totaal per jaar. Als je rekening houdt met feestdagen, vakantie-uren en een norm voor zaken als ziekteverzuim, zal de beschikbare capaciteit per fulltime medewerker rond de 1.800 uren per jaar liggen. Dat is dan ook het aantal uur waar je, per fulltime medewerker, vanuit moet gaan bij het berekenen van de bezettingsgraad.
2. Hoe staat het met de leegloop?
De rentabiliteit van je kantoor valt of staat met het voorkomen van gaten in de planning en gewerkte uren. Daarom is het belangrijk dat je werkt met normen voor leegloop en niet-declarabele uren per medewerker. Hoe graag je ook zou willen, geen enkele medewerker kan honderd procent van de tijd aan klanten besteden. Om toch grip te houden op de tijdsbesteding, is het goed te rapporteren over de leegloop.
3. Wat is de geplande capaciteit en wat zijn de nog beschikbare uren?
In het voorjaar is het waarschijnlijk vrij eenvoudig je medewerkers voor meer dan honderd procent van de beschikbare tijd in te zetten. De uitdaging is dan om alle klanten tevreden te houden en tegelijkertijd de werkdruk die door de medewerkers wordt ervaren, binnen de perken te houden. Met leegloop hoef je dan geen rekening te houden. De kans is groot dat de tweede helft van het jaar er anders uitziet.
De brutomarge die eerder in het jaar is opgebouwd, verdwijnt als sneeuw voor de zon als medewerkers vele uren niets zitten te doen door een gebrek aan planning. Daarom is het belangrijk voortdurend inzicht te hebben in de hoeveelheid nog beschikbare, in te plannen uren en het effect daarvan op de ontwikkeling van het jaarresultaat ten opzichte van de begroting. Zo kun je vroegtijdig signaleren of het nodig is om met sales- en marketingacties te proberen gaten te vullen in de planning.
4. Wat is het gerealiseerde uurtarief?
De jaaromzet is opgebouwd uit een omzetbedrag per medewerker. Per functie wordt het aantal declarabele uren omgerekend tegen het beoogde te hanteren uurtarief tot een te realiseren omzetbedrag. De optelsom van al die individuele bedragen leidt tot je begrote jaaromzet. Hieruit kun je bijvoorbeeld een gemiddeld uurtarief en gemiddeld omzetbedrag per medewerker afleiden. Het analyseren van het gerealiseerde uurtarief is natuurlijk ook interessant bij opdrachten die tegen een vast bedrag in rekening zijn gebracht.
5. Hoe staat het met afboekingen?
Je kunt je targets halen als het gaat om de te realiseren declarabele uren en tóch een tegenvallend resultaat boeken. Dit kan samenhangen met het feit dat de bestede tijd, uitgedrukt in geld, op opdrachtniveau negatief afwijkt van wat met de klant is overeengekomen. Om die reden is het dus zaak de afboekingen op opdrachtniveau in kaart te brengen en te analyseren.
6. Wat is de omzet per medewerker?
De omzet per medewerker is een belangrijke graadmeter voor de rentabiliteit van je kantoor en je concurrentiepositie. Een hoge omzet per medewerker werkt positief door in de winstcijfers. Daarbij kan het enerzijds een indicatie zijn dat je je werkprocessen heel efficiënt hebt georganiseerd – dit kan eenvoudig met de optimale inzet van technologie - , anderzijds dat het door jou gehanteerde prijsniveau naar je klanten aan de hoge kant is. Aan jou de uitdaging om het juiste beleid uit te stippelen.
7. Hoe staat het met de leverage?
De verhouding tussen het aantal partners en medewerkers noemen we leverage. Hoe meer medewerkers er door een partner worden aangestuurd, hoe groter de ‘leverage’. Immers des te meer declarabele uren er op het conto van de partner komen en hoe hoger de winst per partner. Een andere manier om naar de ’leverage’ te kijken, is de verhouding tussen het aantal declarabele medewerkers en het aantal medewerkers in ondersteunende functies. Hoe minder niet-declarabele medewerkers, hoe lager de overhead van je kantoor, hoe hoger de winst.
8. Hoe hoog is het ziekteverzuim?
Hoewel het voor alle bedrijven belangrijk is om ziekteverzuim te monitoren, vraagt het voor een accountantskantoor, dat voor zijn omzet afhankelijk is van de beschikbare manuren, bijzondere aandacht. Let er daarbij wel op ziekteverzuimpercentages te schonen voor zwangerschaps- en bijzonder verlof. Dat zijn namelijk elementen die buiten de eigen invloedsfeer liggen. Los van de invloed die ziekteverzuim heeft op de omzet, kan het overigens ook iets over medewerkerstevredenheid zeggen. Om het kortdurend ziekteverzuim positief te beïnvloeden komt het nog wel eens voor dat in de arbeidsvoorwaarden wordt afgesproken dat een medewerker aan het einde van een jaar twee of drie extra vakantiedagen ontvangt, mits hij of zij gedurende het jaar niet ziek is geweest.
9. Hoe hoog zijn de niet-declarabele uren?
Je hebt natuurlijk altijd te maken met productieve, maar niet-declarabele uren. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen, managementtaken en salesactiviteiten. Om grip te houden op de productiviteit van je medewerkers, is het van belang dat per medewerker vooraf wordt afgesproken hoeveel indirecte uren zijn toegestaan en waaraan ze deze uren mogen besteden. Gedurende het jaar is het belangrijk te monitoren in hoeverre de medewerker zich daaraan houdt.
10. Wat is het saldo van de vakantie- en overuren?
Gedurende het jaar kan het beeld ontstaan dat je qua omzet- en resultaatontwikkeling keurig in de pas loopt met je begroting, om vervolgens aan het einde van het jaar te moeten constateren dat de beoogde winst toch niet is gerealiseerd. Een hierin verstorende factor kunnen de niet opgenomen vakantie-uren zijn of de opgebouwde overuren in de drukke voorjaarsperiode. Bedenk daarbij dat normaliter bij een accountantskantoor in de eerste helft van het jaar ongeveer 55 procent van de jaaromzet wordt gerealiseerd en in de tweede helft van het jaar de resterende 45 procent. Betrek de ontwikkeling van het tegoed aan vakantie- en overuren bij de analyse van de gerealiseerde omzet versus de begrote omzet.
Meer KPI’s
Dit waren tien veel gebruikte KPI’s. Bij de beschrijving hebben we ons gefocust op de accountantswerkzaamheden. Uiteraard kunnen ook voor de andere afdelingen binnen het accountantskantoor, zoals de fiscale en de loonafdeling, specifieke KPI’s kunnen worden geformuleerd en gehanteerd ter ondersteuning van het management. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal loonstroken per medewerker. Naast KPI’s die betrekking hebben op de productiecapaciteit, is er natuurlijk ook behoefte aan informatie over meer generieke (financiële) informatie, zoals openstaande vorderingen (naar ouderdom), gemiddelde incassotermijn, ontwikkeling van het werkkapitaal, personeelsverloop etc.
Tot slot
Het spreekt voor zich dat je alleen tot betrouwbare informatie en KPI’s komt als de registratie van de benodigde basisgegevens in orde is. Dat kan worden gerealiseerd door je werkprocessen goed te automatiseren met behulp van planning-, uren-, boekhoud- en salarissoftware. Je kunt Power BI inzetten om deze KPI’s te genereren en in een overzichtelijk dashboard aan je te tonen, met daarbij de mogelijkheid om door te zoomen naar de details. Over hoe dat werkt binnenkort meer. Dankzij heldere KPI’s worden jij en je managers tijdig gevoed met juiste en volledige informatie om zo het kantoor aan te sturen.
Nieuwsgierig?
Wij hebben jarenlange ervaring met Power BI en het bouwen van datamodellen en overzichtelijke dashboards. Ben je benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien en hoe dat in zijn werk gaat? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!
