Als je een goed beeld wilt hebben van de winstgevendheid van een project, dan moet je logischerwijs weten wat de kostprijs is. De kostprijs van de in- en externe uren die je inzet én van de overige kosten die je maakt. Dan kan best eens blijken dat het er met je marge treurig voorstaat, ondanks een prachtige omzet. Inzicht is hier het toverwoord.
Kostprijs versus gefactureerde posten
Tegenover elke post die je factureert, kun je een kostprijs zetten. Een belangrijke factor is bijvoorbeeld de kostprijs van je eigen medewerkers, een weerspiegeling van hun salaris en emolumenten. De kostprijs van externe krachten die je inhuurt, bestaat simpelweg uit het tarief dat ze jou factureren. Daarnaast zijn er zaken die je één-op-één doorbelast, zoals reis- en verblijfskosten en hostingkosten.
Inzicht dankzij Power BI
Met al die verschillende kostenposten is het nog best een uitdaging grip te houden op je winstgevendheid. Door al je data vast te leggen in Power BI, krijg je inzicht. In je gemiddelde uurtarief, in hoeveel uur je daadwerkelijk aan iets besteedt, in je vaste en flexibele kosten. Door dat te analyseren, krijg je inzicht in je winstgevendheid. Je ziet in één oogopslag wat de topprojecten en wat de ‘bleeders’ zijn. Daarbij is het belangrijk de juiste KPI’ste hanteren voor de juiste projecten. Je kunt niet met één enkele KPI alle projecten beoordelen. Als je een fixed-price-project hebt, kijk je naar het gemiddelde uurtarief: je deelt immers de vaste prijs door het aantal uren dat je hebt gemaakt. Dat is een heel andere manier van kijken dan bij een regieproject.
Naar honderd procent grip
Het vastleggen van alle data die nodig zijn om de marge te berekenen, is een goed begin, maar uiteindelijk wil je op ieder moment inzicht hebben in de winstgevendheid. Hoe je dat doet? Begin eens met te definiëren hoe de wereld eruit zou zien als je honderd procent grip hebt. Leg dat vast in een dashboard in Power BI. Dan hebben we het niet alleen over winstgevendheid in het verleden, maar ook over die van de toekomst: bezetting, planning en forecast. Als je vervolgens zorgt dat alle data goed worden vastgelegd, is het een kwestie van je dashboard in de gaten houden. Staan alle KPI’sin je dashboard op groen? Dan kun je ’s avonds met een gerust hart naar huis. Staat er iets op rood? Dan zoom je in op die KPI en zie je waar het misgaat, op welke afdeling, bij welke projectmanager – zodat je kunt corrigeren en je alsnog met een gerust hart naar huis kunt…
Tot slot
Het spreekt voor zich dat je alleen tot betrouwbare informatie (KPI’s) komt als de registratie van de benodigde basisgegevens in orde is. Dat kan worden gerealiseerd door je werkprocessen goed te automatiseren met behulp van planning-, uren-, boekhoud- en salarissoftware. Een voorbeeld van dergelijke software is QicsMilestones. Dit pakket werkt samen met Power BI om deze KPI’s te genereren en in een overzichtelijk dashboard aan je te tonen, met daarbij de mogelijkheid om door te klikken naar de details. Dankzij heldere KPI’s worden jij en je managers tijdig gevoed met juiste en volledige informatie om zo je organisatie aan te sturen.
Nieuwsgierig?
Wij hebben jarenlange ervaring met het genereren van overzichtelijke dashboards op basis van datamodellen. Ben je benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien en hoe dat in zijn werk gaat? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!
