Een software-implementatie is voor ons pas succesvol als de klant tevreden is en als hij of zij het gevoel heeft dat ons product de organisatie een stap verder helpt. Maar hoe kom je daar? In dit blog bespreekt Berry Zwaan, consultant bij Qics, de 5 factoren die bijdragen aan een succesvolle software-implementatie.
1. Motivatie
Een succesvolle software-implementatie begint met de juiste motivatie. Je moet er zelf zin in hebben om met de implementatie aan de slag te gaan. Natuurlijk komt zoiets altijd boven op je normale werk. Dat realiseren we ons terdege. Het kost tijd en je moet er mensen met bepaalde skills en expertise voor vrijmaken. Je hebt iemand nodig die handig is met software, iemand die niet bang is diep in de software te duiken om zelf dingen in te richten. Maar je hebt bijvoorbeeld ook iemand nodig die processen binnen de organisatie goed kent, iemand die kennis kan overdragen, iemand die documentatie en werkinstructies kan maken en iemand die kan testen of wat wij bedacht hebben wel voldoet. Hoe groot zo’n team is, hangt helemaal af van de grootte van de organisatie en de skills van de mensen die er werken. Maar dat het impact heeft op je organisatie, is een ding wat zeker is.
2. Een goede samenwerking
Misschien lijkt voorgaand punt een inkopper, maar geloof me: er zijn ook organisaties die verwachten dat wij alles ‘wel even’ voor ze regelen. Helaas, zo werkt het niet. Hoe graag we het ook zouden willen, een goede implementatie doe je samen. Als de software is geïmplementeerd, gaan wij weer weg en moet je zelf de software kunnen bedienen, beheren en onderhouden. Daar moet je kennis voor opbouwen en dat gebeurt tijdens het implementatietraject, daar leer je wat de mogelijkheden en (on)mogelijkheden zijn. Vergelijk het met het kopen van een auto. Het aanschaffen van een auto maakt nog niet dat je kunt rijden, daar zal je toch echt je rijbewijs voor moeten halen.
3. Hou het simpel
Een implementatietraject starten we met een uitgebreide inventarisatie. We moeten een goed beeld krijgen van de relevante processen in een organisatie. Welke afspraken maken jullie als organisatie met je klanten? Dat zijn namelijk de afspraken die wij moeten vastleggen in de software. Vooral bij grote organisaties blijkt nogal eens dat Jantje totaal andere afspraken met klanten maakt dan Corry of Sjors. Die varianten moeten vanaf de start helder zijn, anders moet je dat later nog in de software gaan aanbrengen en dat is lastig. Bovendien weten wij inmiddels uit ervaring: hoe eenvoudiger en overzichtelijker je het houdt, hoe groter het succes is. Zoals we al schreven in dit blog, is de beperkende factor niet de software. De software doet precies wat wij ervan vragen. Maar al die exotische afspraken zorgen voor extra onderhoud en roepen vooral vragen op. Dat zal zich wreken op het moment dat je facturen gaat versturen.
4. Kies voor een top-down-benadering
Ook dit schreven we al eerder: de soepelste implementaties zijn die implementaties waarbij het management zich echt bemoeit met de inrichting en keuzes en toeziet op de uitvoering en de naleving van deze keuzes. Alleen als je een speciaal team aanstelt met beslissingsbevoegdheid en eigenaarschap, kun je snel knopen doorhakken en creëer je draagvlak binnen de organisatie. Dus behalve mensen met bepaalde skills en expertise, moeten er ook mensen zijn met beslissingsbevoegdheid.
5. Doe ervaring op
Soms merken we dat mensen huiverig zijn om aan de slag te gaan met de nieuwe software. Wees niet bang, het is een kwestie van doen. De implementatiefase is er ook om ervaring op te doen. Er kan niks stuk gaan aan de software en alleen door het veel te doen, ga je snappen hoe het werkt. Zo ontstaat er een steeds betere wisselwerking tussen het team van jouw organisatie en de consultants van Qics. Zoek constructief naar oplossingen en zoek de oplossingen daar waar ze thuishoren. Als blijkt dat iets niet lekker loopt omdat er organisatorisch een hobbel in de weg zit, probeer dat dan niet met software op te lossen. Krijg het onderliggende probleem helder en durf knopen door te hakken.
Denken vanuit de business
Als je deze vijf punten in acht neemt tijdens de implementatiefase, is de kans groot dat je implementatie succesvol verloopt. In tegenstelling tot wat veel mensen denken is het implementeren van een onze software geen technisch hoogstandje. De software draait al en met een inlogcode kun je bij wijze van spreken vandaag nog aan de slag. De uitdaging zit ‘m veel meer op organisatorisch vlak, in bepaalde keuzes die gemaakt moeten worden. Door met elkaar in gesprek te gaan, over je organisatie en over je business, krijgen we helder hoe we die business zo optimaal mogelijk kunnen ondersteunen met onze software. Als we dat voor elkaar hebben, zien wij die blije klant die het gevoel heeft dat ons product zijn of haar organisatie een stap verder helpt. En daar worden wij dan weer blij van.
Geïnteresseerd?
Zie je na het lezen van deze blog minder op tegen het implementatietraject? Wil je ook soepel met een goede oplossing voor urenregistratie, facturatie en planning aan de slag? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
