Voor een controller is het van groot belang dat rapportages en overzichten correct en volledig zijn, omdat hij verantwoordelijk is voor planning en control. Een controller ziet toe op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en dient dit continu te controleren. Wanneer hij kan vertrouwen op de rapportages en overzichten, gaat geen onnodige tijd verloren aan het uit voeren van deze controles.
Het verkeerd boeken of vergeten van declarabele uren is de belangrijkste oorzaak dat rapportages niet volledig en onjuist zijn. Hierdoor zijn ook de facturen onjuist (lees te laag) en wordt omzet misgelopen.
Hoe zorg je ervoor dat urenrapportages betrouwbaar zijn en vooral dat er geen uren vergeten worden? Hier zijn 6 tips die u hierbij kunnen helpen.
1. Uren direct boeken
Het is misschien een open deur maar de belangrijkste tip is dat uren altijd direct geschreven moeten worden. Sta niet toe dat medewerkers pas vlak voor de uiterste inleverdatum starten met urenregistratie. Verplicht medewerkers dat ze, voordat ze naar huis gaan, al hun uren van die dag verantwoord hebben. Nog beter is dat na afronding van een klus eerst de bestede tijd geschreven wordt en dat daarna pas wordt begonnen met een volgende opdracht.
2. Mobiel uren schrijven
Medewerkers werken steeds vaker bij een klant of thuis. Om ook deze medewerkers in staat te stellen hun uren nog dezelfde dag te schrijven, moeten deze medewerkers hun uren mobiel kunnen schrijven. Kies dus voor tijdregistratiesoftware die ook een app of een mobiele website heeft, zodat medewerkers hun uren ook met behulp van een smartphone kunnen verantwoorden.
3. Actief monitoren
Als we van medewerkers verlangen dat ze dagelijks hun uren verantwoorden, dienen we ook actief te controleren d at zij dit ook daadwerkelijk doen. Bij voorkeur gebeurt deze controle automatisch, bijvoorbeeld door iedere avond op een vast tijdstip een rapport op te laten starten met daarin medewerkers, die hun uren van die dag nog niet verantwoord hebben. Medewerkers die niet op tijd hun uren hebben ingeleverd, moeten hier op aangesproken worden. In beoordelingsgesprekken kan het dagelijks verantwoorden van uren als kwalitatieve doelstelling opgenomen worden.
4. Controleer weekstaten regelmatig
Controleer de uren niet pas vlak voordat de maandelijkse facturatie plaats vindt, maar controleer alle weekstaten minimaal 1x per week. Als u onjuistheden constateert, kunt u de medewerker hierop aanspreken terwijl de invoer voor hem/haar nog “vers” in het geheugen ligt. Een medewerker wijzen op een foutieve urenverantwoording van 4 weken geleden, heeft meestal niet zo veel zin meer.
5. Stel normuren / targets vast
Stel voor medewerkers normuren of targets vast. Dit kunt u ook voor projecten in de vorm van budgetten doen. Besteed bij de controle met name aandacht aan uren die afwijken van de gestelde medewerkersnormen en projectbudgetten. Voor geschreven uren die wel binnen de normuren en budgetten blijven, kunt u volstaan met een steekproefsgewijze controle.
6. Analyseer niet productieve uren
Tijdens de controle dient u extra aandacht te besteden aan niet productieve uren, zoals leegloop en service. Als medewerkers van mening zijn dat bepaalde uren niet gefactureerd kunnen worden, worden deze vaak “weggemoffeld” op leegloop of service. Het is echter niet aan medewerkers om dit soort commerciële beslissingen te nemen. Alle uren die aan een project besteed worden, dienen te allen tijde op dat project geboekt te worden. Tijdens het declaratieproces wordt besloten welke uren wel of niet gefactureerd worden. Controleer dus of niet-productieve uren terecht als niet-productief zijn geschreven en of deze niet-productieve uren inderdaad niet gefactureerd kunnen worden.
