‘Al toen ik de introductievideo zag, dacht ik: over deze applicatie is echt goed nagedacht’

AbelTalent slaat de brug tussen vraag naar en aanbod van talent in werkgebieden die te maken hebben met de fysieke leefomgeving. AbelTalent stond voor een uitdaging. Hun groeiende team van onervaren talenten werkte aan verschillende projecten, maar het bijhouden van de uren en het inzicht in de capaciteitsplanning verliep niet altijd even soepel. In dit blog deelt Ralph Vis, mede-eigenaar van AbelTalent, zijn ervaring met Fortes en vertelt hij hoe Fortes Milestones zijn team heeft geholpen de processen te verbeteren.

AbelTalent als Ervaringsversneller

Bij AbelTalent helpen we onervaren talenten, vaak net afgestudeerd aan WO of hbo, aan werkervaring. Wij noemen onszelf dan ook wel ‘Ervaringsversnellers’. Onervaren mensen komen nog steeds moeilijk aan een passende eerste baan omdat de arbeidsmarkt vraagt om ervaring. Maar hoe verkrijg je ervaring zonder een kans? Die vicieuze cirkel doorbreken wij. We selecteren onze medewerkers zorgvuldig en toetsen hen op vaardigheden die wij samenvatten als CCSI: communicatief, commercieel, sociaal vaardig en initiatiefrijk. Daarna zetten we hen in op interne klantprojecten, veelal data-op-orde-projecten, waarbij we standaard werkzaamheden bij onze opdrachtgevers weghalen. Zo krijgen ze de kans om verschillende soorten werk en verschillende typen bedrijven te leren kennen. Dat geeft ze de kans gerichter te kiezen welke kant ze op willen in hun loopbaan. Op die manier krijgen ze versneld ervaring, want uiteindelijk leer je het meeste in de praktijk.

Planning blijft een uitdaging

Planning is echt een uitdaging voor ons. Onze medewerkers hebben een contract voor een vast aantal uren per week. Die ingekochte uren willen wij goed plannen, verantwoorden en natuurlijk zo veel mogelijk factureren. Maar het is niet altijd uurtje-factuurtje. Voor een aantal projecten werken we bijvoorbeeld met stuksprijzen voor de geleverde producten. Bij Fortes noemen ze dat termijnen. Wij willen precies weten hoeveel uren er aan zo’n product gewerkt zijn en welke medewerkers dat werk verricht hebben. Dat geeft niet alleen inzicht in wat we eraan hebben verdiend, maar is zeker ook een indicatie voor hoe goed en efficiënt het product is opgeleverd. Daarnaast willen wij een nauwkeurige capaciteitsplanning maken: hoeveel werk kunnen wij verrichten met de bestaande groep van medewerkers?

We hebben een groot recruitmentapparaat dat zorgt voor een constante instroom van nieuwe medewerkers. De gemiddelde verblijftijd van onze medewerkers is beperkt, dus we hebben een hoge verversingsgraad. Elke maand komen er nieuwe medewerkers binnen en stromen er weer anderen uit. Daarom is een goede capaciteitsplanning cruciaal. Je moet niet alleen weten hoeveel capaciteit je nodig hebt, maar ook wanneer je welk project voor welke opdrachtgever kan opleveren. Naast het hele stuksprijs- en capaciteitsverhaal willen we ook gewoon weten: wat is ons rendement?

De uitdaging in urenregistratie en capaciteitsplanning

Voordat we met Fortes Milestones gingen werken, werkten we veel met spreadsheets. Dat biedt flexibiliteit, maar heeft ook z’n nadelen. Je mist inzicht en overzicht en hebt geen goede track-and-trace-mogelijkheden. Tijdens onze zoektocht naar een goed alternatief, kwam ik op de website van Fortes terecht. De introductievideo pakte me meteen. Ik heb al flink wat systemen geïmplementeerd en dacht: over deze applicatie is echt goed nagedacht.

Na een kennismaking met Joost Berg, zijn we aan de slag gegaan. Samen met Berry Zwaan, consultant bij Fortes, hebben we een proof of concept gedaan. Berry heeft een hele dag met ons aan tafel gezeten. We liepen stap voor stap onze lijst met eisen en wensen door en hij liet precies zien of en hoe Fortes Milestones daaraan kon voldoen. Berry is niet alleen zeer deskundig, maar ook gewoon prettig om mee samen te werken.

Open en eerlijke samenwerking

De samenwerking met Fortes is sowieso uitstekend. Ik werk graag open en eerlijk met mijn leveranciers. Mooie praatjes koop ik niks voor. Als iets niet werkt, zeg het dan gewoon. Joost en Berry weten wat hard werken is, maar er valt ook altijd wat te lachen, dat vind ik ook belangrijk. Ik leef volgens het principe: een dag niet geleerd, een dag niet gelachen, is een dag niet geleefd. Kortom: harde werkers, goede oplossingen, klantgericht. Niks op aan te merken.

De voordelen van Fortes Milestones

Dankzij Fortes Milestones kunnen wij nu veel beter de beschikbare capaciteit van onze medewerkers plannen en de gemaakte uren verantwoorden. Factureren vanuit Fortes is eenvoudig en precies aan te passen op de facturatieafspraken in een project, en door de goede koppeling met onze financiële applicatie Exact is de verdere financiële afhandeling erg goed geborgd. Bovendien kunnen we de gegevens eenvoudig beschikbaar maken in Power BI, wat ons helpt om onze data nog verder te analyseren.

Wat ons ook erg aanspreekt aan Fortes Milestones, is dat elk scherm in feite een tabel is die je kunt exporteren en importeren. Daardoor kunnen we de applicatie flexibel aanpassen aan onze wensen. Het is flexibel in te richten en goed te beheren, wat ons in elke fase van het proces – van planning en verantwoording tot stuurinformatie en facturatie – helpt om efficiënt te werken. Allemaal dingen waar wij echt blij van worden.

Tips voor anderen

Overweeg je ook om met Fortes Milestones te gaan werken, vergeet dan niet dat het belangrijk is om zelf ook de nodige kennis op te bouwen. Natuurlijk is het fijn dat Berry veel weet, maar hij werkt niet fulltime voor ons. Je moet zelf een goede beheerder en superuser(s) hebben die het systeem door en door kennen. Fortes Milestones biedt veel mogelijkheden. Dat vraagt wel om inzet en aandacht voor goed beheer. Maar investeer je die tijd en energie erin, dan levert het je ook heel veel op.

Toekomstige verbeteringen

Het mag helder zijn dat wij heel blij zijn met wat er nu staat. Toch hopen wij dat Fortes in de toekomst nog wat meer investeert in de capaciteitsplanning. Wij werken met jonge mensen en werkstudenten die hun werkroosters vaak aanpassen. Die flexibiliteit missen we nog een beetje in de applicatie, die – logischerwijs – vooral op vaste roosters is gericht. Fortes heeft inmiddels aangegeven dat deze wens op de ontwikkelkalender staat. Daarnaast ben ik groot voorstander van een soort gebruikersvereniging, zodat klanten ideeën kunnen uitwisselen en nog meer invloed hebben op de ontwikkelkalender.

Meer weten?

Ben je benieuwd hoe Fortes Milestones ook jouw organisatie kan helpen met capaciteitsplanning en urenregistratie? Neem dan contact op met het team van Fortes en ontdek wat er mogelijk is!