‘Het grote voordeel van QicsMilestones is de eenvoud en intuïtiviteit ervan’
BCS, een toonaangevend SaaS-softwarebedrijf in HR-oplossingen, ondersteunt bedrijven bij het optimaliseren van de medewerkersreis. In de loop der jaren was het softwarelandschap nogal gefragmenteerd geraakt. Er was dringend behoefte aan een gestructureerde oplossing voor urenregistratie, facturatie en planning. In dit artikel vertelt Marcel Helmer, Head of Company Office bij BCS, waarom BCS voor QicsMilestones heeft gekozen en hoe de samenwerking met het team van Qics bevalt.
SaaS-oplossingen voor HR en payroll
BCS is een softwarebedrijf dat zich richt op SaaS-oplossingen voor HR en payroll. We ondersteunen de volledige 'reis' van medewerkers, van in dienst treden tot uit dienst gaan, met diverse softwarepakketten. Ons onderscheid zit in de integratie van al deze processen in één portal, waardoor we een naadloze ervaring bieden. BCS begon veertig jaar geleden als familiebedrijf, maar is inmiddels uitgegroeid tot een flinke organisatie met zo’n 250 medewerkers. We richten ons op bedrijven van alle groottes en in alle sectoren in Nederland. Als manager van Company Office ben ik betrokken geraakt bij het inrichten van QicsMilestones voor voornamelijk het aansturen van de consultancy en de facturering van projecten.
De uitdaging
Mede door overnames van andere bedrijven in het verleden was er een allegaartje aan tools en softwareoplossingen ontstaan. Dat betekende dat als we rapportages moesten opstellen voor projectmanagers of klanten het behoorlijk ingewikkeld was om al die gegevens samen te voegen. Je hebt echt heel specifieke kennis nodig om data uit allerlei verschillende tools te halen en daar dan weer inzichten uit te halen. Dergelijke inefficiënte processen kosten onnodig veel tijd en energie en dat moest slimmer kunnen, vonden we.
De oplossing
Naast de gestructureerde urenregistratie, voor zowel onze projecten als losse opdrachten, ondersteunt QicsMilestones een efficiënte order-to-cash cyclus. Company Office beheert de projectinvoer, Consultancy & Software zorgt voor de uitvoering, en Finance verwerkt de facturatie en journaalposten vanuit QicsMilestones. Dit zorgt voor een soepele samenwerking tussen afdelingen en naadloze overgang van offerte tot betaling.
De integratie met de facturatiesoftware van KING was cruciaal, zodat we een efficiënte workflow konden creëren voor het verantwoorden van uren en het opstellen van facturen. Daarnaast sprak de functionaliteit voor projectmonitoring en rapportage ons aan. Met QicsMilestones hebben we altijd helder inzicht in de voortgang van de projecten en kunnen we nauwkeurige rapporten genereren. Deze combinatie van functies bood precies wat we nodig hadden om onze processen te stroomlijnen.
Waarom QicsMilestones?
Het grote voordeel van QicsMilestones is de eenvoud en intuïtiviteit ervan. Het is een oplossing die voor zich spreekt en die je ook zonder complexe trainingen snel begrijpt. Dat gebruiksgemak wordt nog versterkt door functies zoals sneltoetsen en het moeiteloos aanmaken van tegels. Bovendien biedt QicsMilestones met de verschillende dashboards real-time inzicht in zowel cijfers als projectvoortgang, wat precies was waar we behoefte aan hadden. Weg met het tijdrovende gedoe van spreadsheets bouwen. Inzicht en gemak, dat heeft het ons vooral gebracht.
Samenwerking met Qics
De samenwerking met het team van Qics is ook prima bevallen. Ik heb voornamelijk contact met Berry Zwaan, een van de consultants bij Qics, die echt met ons meedenkt. Hij is echt een partner, een integraal onderdeel van ons projectteam. Berry heeft veel kennis, is oplossingsgericht en reageert ook snel op onze vragen, wat de samenwerking natuurlijk ook ten goede komt. Al met al, ik ben dik tevreden over onze samenwerking.
Laat je niet afleiden
Toen wij op zoek gingen naar een oplossing, hebben we vooraf een wensenlijst opgesteld met criteria waaraan een applicatie voor ons moest voldoen. Wat me echt opviel, is dat er veel aanbieders zijn die pronken met allerlei spiegeltjes en kraaltjes. Dat ziet er allemaal fantastisch uit, maar als je dieper gaat graven, blijken veel dingen toch tegen te vallen. Wij waren echt gefocust op de kern. Wat hebben we écht nodig? QicsMilestones biedt gewoon precies wat we zochten. Het is rechttoe rechtaan, en dat bedoel ik positief. Ik denk dat het belangrijkste is: weet wat je wilt als organisatie, breng dat in beeld en baseer daar je keuze op. Laat je niet afleiden door allerlei extra toeters en bellen die je óf niet nodig hebt, óf niet werken.
Constant nieuwe ontwikkelingen
Wat ik ook heel fijn vind is dat het team van Qics goed luistert naar feedback en ze blijven de software verbeteren. Vrijwel maandelijks is er wel een nieuwe release van QicsMilestones. Momenteel zijn ze ook bezig met de integratie van ProjectFlow, de oplossing van het gelijknamige Deense bedrijf dat recentelijk door Qics is overgenomen. Ze willen QicsMilestones en ProjectFlow bundelen tot één projectmanagementsuite, en daar ben ik echt nieuwsgierig naar. Ik ben blij dat Qics blijft investeren en groeien, zodat we met elkaar kunnen meegroeien.
