Ik kom de term ‘Best Practices’ de laatste tijd steeds vaker tegen. Het werken met ‘Best Practices’ betekent vrij vertaald dat je gebruik maakt van de ervaringen van anderen bij het maken van je eigen keuzes. Daar zit wat in. Het kan het maken van keuzes een stuk makkelijker maken en de benodigde implementatietijd van software aanzienlijk verkorten. Bovendien snoer je met ‘Best Practices’ op een slimme manier iedereen de mond die de neiging heeft om het wiel opnieuw uit te vinden of erop staat dat de huidige manier van werken als maatstaf wordt genomen.
Ik zal u een voorbeeld geven: een IT-bedrijf op Curaçao besloot om met onze software te gaan werken, ter vervanging van software en werkprocessen die al meer dan 10 jaar in gebruik waren. Wij waren voorbereid op een lange lijst van eisen en wensen die we dan adequaat zouden moeten vertalen naar de mogelijkheden van onze software. Met een bedrijf van 100 man, actief in meerdere landen, werkend met meerdere valuta’s, kan dat een zware exercitie zijn. Zelf hadden ze echter het idee dat ze met een paar dagen consultancy wel ‘live’ konden gaan. Wij waren sceptisch, zij optimistisch. Meestal is het andersom.
De directeur zei: “Ik ga heel kort iets vertellen over hoe wij nu werken, maar dat mag je grotendeels gelijk weer vergeten. Daarna wil ik weten hoe jullie meest succesvolle klanten de software hebben ingericht en ermee werken. Jullie software is gemaakt voor bedrijven zoals die van ons. Wij hebben geen zin en geen tijd om het wiel opnieuw uit te vinden. Wij gaan dus desnoods al onze processen aanpassen om optimaal gebruik te kunnen maken van de nieuwe software”. Zo gezegd, zo gedaan. De discussie ging vanaf dat moment niet over hoe we de software moesten inrichten aan de hand van hun processen, maar over hoe ze hun eigen processen moesten aanpassen om de software optimaal te kunnen gebruiken.
Allemaal naar het idee van ‘Best Practices’ dus. Zo vroegen ze ons om een voorbeeld van de meest gebruikte factuurlay-out en specificatie. We vervingen het logo van die lay-out door hun logo, pasten het lettertype aan en klaar was de lay-out. Ze vroegen ons hoe het onderhanden werk precies werd berekend en maakten op basis daarvan de keuze hoe ze een en ander financieel gingen vastleggen. Binnen twee maanden, met minder dan 4 dagen consultancy van onze kant, waren ze ‘live’. Het team van key-users had zich ten doel gesteld om experts in de software te worden en dat zijn ze inmiddels. Wekelijks plannen we een aantal conference calls van maximaal een uur om de vragen die ze nog hebben, te kunnen beantwoorden. Wat ons betreft een ideaal traject.
Natuurlijk is het niet makkelijk voor hen om de processen door de hele organisatie aan te passen, maar ik ben ervan overtuigd dat de visie van de directie de juiste is: maak gebruik van alle kennis die er al is, pas die toe en ga daarna een en ander finetunen op basis van je eigen wensen. Die basisbeslissing wordt top-down genomen en bewaakt. Vaak zien we het andersom: de ‘oude’ processen worden heilig verklaard, tegenstrijdige belangen in werkgroepen leggen het beslisproces lam, met langdurige (en kostbare) implementaties tot gevolg.
Iedereen houdt van innovatie, zolang alles maar hetzelfde blijft. Wij hebben in ieder geval besloten om de ‘Best Practices’ rondom implementaties vast te gaan leggen en als leidraad te gaan gebruiken voor nieuwe implementaties. Met klanten die snel live willen gaan en bereid zijn om ook de processen te innoveren, kunnen we dan snel schakelen. Met dank aan onze klant op Curaçao!
