Als accountant wil je weten hoe druk je team het heeft. Hoe staat het met de capaciteit en de planning en haal je alle deadlines? Veel kantoren zetten daar Excel voor in. Dat werkt prima als je een paar medewerkers hebt, maar zodra je begint te groeien, wordt het complexer. In dit blog vertelt Eddy Plasier, directeur bij Qics, hoe je wel overzicht houdt en inzicht krijgt.
Met Excel geen overzicht of inzicht
We schreven het al eerder. Veel bedrijven die ons uitnodigen voor een demo, werken nog met ‘good old Excel’ voor hun planning. Wanneer moet wat worden gedaan en door wie? Wie heeft er nog tijd over? Wie loopt er over? Wat zijn de geplande uren? Hoe staat het met de geboekte vakanties? Dat werkt misschien goed als je een klein team hebt, maar als je begint te groeien, zie je al snel door de bomen het bos niet meer.
Tijd voor iets nieuws
Die ervaring heeft ook Machiel Roos van Lansigt. Dankzij hun groei, waren ze toe aan een nieuwe stap in de automatisering: ‘Begin 2020 besloten we dat het tijd was voor een nieuw urenregistratiepakket. Onze bestaande applicatie werkte te omslachtig. Tijdens het selectietraject kwam QicsMilestones naar voren als meest geschikte oplossing voor urenregistratie, facturatie én planning.’
Capaciteitsplanning voor accountants- en administratiekantoren
Excel is natuurlijk een prima tool voor het bijhouden van gegevens, het uitvoeren van berekeningen en het creëren van grafieken. Maar Charles Simonyi, de bedenker van Excel, heeft het nooit ontworpen met project- en capaciteitsplanning in gedachten. Hierdoor mist het spreadsheetprogramma functies voor het plannen van taken, het toewijzen van taken aan medewerkers, het bijhouden van beschikbare capaciteit en het monitoren van de voortgang van projecten. Bovendien kan het lastig zijn om al die data up-to-date te houden.
Zo werkt het wel!
De planningsmodule van QicsMilestones biedt specifieke functionaliteiten voor project- en capaciteitsplanning en helpt bij het efficiënt organiseren, plannen en bewaken van projecten en resources. Het geeft helder inzicht in capaciteit, budget, omzet en planning waardoor je in één oogopslag ziet hoe druk je team het heeft. Het registreren van tijd gaat heel snel omdat de planningsmodule naadloos is geïntegreerd met de modules voor urenregistratie en facturatie. Zo plan je heel intuïtief verschillende taken voor verschillende medewerkers én klanten in. Door online een dag- of weekplanning te maken, bewaak je heel eenvoudig de capaciteit van je team en de deadlines van de projecten en voorkom je problemen. En nog iets moois: als je projecten voor een nieuw jaar aanmaakt, kun je de planning van het vorige jaar kopiëren. Kortom: meer grip, in minder tijd.
Ook klaar met Excel-lijstjes?
Wil je ook meer grip in minder tijd en helder inzicht in urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement? Wil je in no time je facturen versturen? Wij helpen je graag op weg.
