Als accountant wil je graag een zo gedetailleerd mogelijke rapportage, maar tegelijkertijd wil je het leven van je urenschrijvers zo makkelijk mogelijk maken. Een spanningsveld dat elk accountantskantoor zal herkennen. In dit blog vertelt Thessa Bouber hoe je hiermee omgaat.
Details versus eenvoud
Een gestroomlijnd proces begint met een goede structuur die past bij wat je wil bereiken. Enerzijds wil je graag data zo gedetailleerd mogelijk vastleggen zodat je waardevolle sturingsinformatie kunt verzamelen. Anderzijds wil je het je urenschrijvers zo gemakkelijk mogelijk maken door zo min mogelijk keuzes aan te bieden. Volgens de Amerikaanse psycholoog Barry Schwartz zorgt het hebben van te veel keuzes voor stress en onrust. Door urenschrijvers alleen die projecten en werkzaamheden voor te schotelen waar ze daadwerkelijk aan kunnen werken, beperk je de keuzestress en verklein je de foutkans. Immers, fiscalisten zullen nooit loonstroken maken, dus waarom zou je hen die keuze geven? Dat zorgt echter voor een spanningsveld met dat andere belangrijke doel: een gedetailleerde rapportage. Die sturingsinformatie gebruik je immers om je urenschrijvers en de projecten waarop zij schrijven aan te kunnen sturen.
Balans
Stel: je maakt een heel uitgebreide werksoortenlijst of artikelenlijst om daar heel gedetailleerd op te kunnen sturen. Dan weet je bijvoorbeeld hoeveel tijd je mensen bezig zijn met inboeken, maar ook hoeveel tijd ze bezig zijn met het controleren van het inboeken. Dat is nuttige informatie. Het nadeel is dat je urenschrijvers hele lange lijsten zien van werksoorten waaruit ze moeten kiezen. Maar geef je je urenschrijvers maar een paar werksoorten, dan mis je informatie. Dan kom je in de Bermudadriehoek met projectenbeheer. Hoe ingewikkelder je het jezelf maakt, hoe meer tijd het je kost. Daar moet je dus de juiste balans in vinden.
Denk eens anders over je prijsafspraken
Onze tip? Kijk eens anders naar je prijsafspraken. Doe niet simpelweg opnieuw wat je al jaren doet, maar kijk eens heel kritisch of het niet simpeler kan. Hoe concurrerend ben je echt? Kan je je projectenstructuur niet wat meer platslaan? Als je klanten veel verschillende opties aanbiedt, in termen van prijzen, maar aan de achterkant kost het je heel veel tijd om dat vast te leggen en om je projecten te beheren, schiet je dan niet je doel voorbij? Voor je weer met heel gedetailleerde werksoorten aan de slag gaat – wat het leven van je urenschrijvers moeilijker maakt – vraag je dan eens af of je van al die data die je zo verzamelt, ook daadwerkelijk informatie gaat maken. En ga je dan ook echt sturen op die informatie? Laat je bestaande inrichting en werkwijze eens los en ga voor eenvoud. Het zal je verrassen hoeveel je daarmee wint.
Nieuwsgierig?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Kies dan vooral een oplossing die goed bij je past. Met een gedegen pakketselectievragenlijst – een zogenaamde RFI – wordt de selectie een stuk makkelijker. Wij helpen je op weg met deze basis-RFI. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
