Een heldere projectadministratie

U heeft als ondernemer een prachtige nieuwe opdracht bij een klant gescoord, een fiscale adviesklus waar een aantal maanden werk in gaat zitten. Hoe zorgt u dat u ‘in control’ blijft van uw project?

U heeft voor een groot aantal klanten jaarwerkwerkzaamheden die volgens een vast kader worden begroot en uitgevoerd, hoe zit het met de marges op deze projecten?

Twee voorbeelden van gewenste output, waarbij u begint met het maken van heldere afspraken met uw klanten, om deze afspraken vervolgens in een overzichtelijke projectadministratie vast te leggen. De correcte en volledige vastlegging garandeert u inzicht, van de calculatie tot aan de eindafrekening. De elementen die een goede projectadministratie kenmerken zijn samengevat in de volgende punten:

De projectkaart
1. Projectteam en projectmanager
2. Werkzaamheden
3. Tarieven
Het budget
De planning

Het projectteam

U bepaalt welke medewerkers de werkzaamheden gaan uitvoeren en, even belangrijk, wie eindverantwoordelijk is voor het totale project. In sommige gevallen is niet direct bekend wie beschikbaar is in de genoemde periode, maar wel dat u iemand nodig heeft in een bepaalde competentie. In het voorbeeld van de fiscale adviesklus, weet u in ieder geval dat het een senior fiscaal adviseur zou moeten zijn.

Voorts kom ik in de praktijk nog regelmatig tegen dat er geen verantwoordelijke is benoemd voor een project. Het aanwijzen van een projectmanager zorgt ervoor dat alle projectleden weten wie het budget en de planning, alsmede de inhoudelijke kant beheert. U maakt afspraken met de projectmanager om deze aspecten periodiek te rapporteren, zodat daarmee het project ‘in control’ blijft.

De werkzaamheden

De afspraken die u met de klant heeft gemaakt, zijn vastgelegd in een voorstel. Hierin staat vermeld welke werkzaamheden u uit gaat voeren en tegen welke tarieven u die in rekening mag brengen. Deze detaillering dient ook beschikbaar te zijn op de projectkaart, zodat het projectteam een controlemiddel heeft bij het schrijven van de uren. Beperk de lijst van beschikbare werkzaamheden tot een minimum. Meer keuzes leiden niet tot beter geschreven uren of tot een duidelijkere factuur. Ook uw klant zal zich – indien nodig – bij het nakijken van de factuur beroepen op het eerder besproken voorstel.

De tarieven

Wat geldt voor de werkzaamheden, geldt ook voor de tarieven. Configureer zodra bekend is welke afspraken u gemaakt heeft, deze tarieven op de projectkaart, vóórdat de projectleden uren gaan schrijven. Dit voorkomt dat u later in de facturatie correcties moet maken.

Het budget

Als u de mogelijkheid heeft om het budget vast te leggen op de projectkaart, faciliteert u dat de projectmanager en de projectleden verantwoordelijk gehouden worden voor het werk dat ze uitvoeren en de tijd die hieraan besteed is. Als deze cijfers niet bekend zijn, hoe kan de projectmanager dan ‘in control’ zijn van het project?

Klanten laten mij vaak weten dat projectleden niet hoeven te weten wat het budget is. Het is voldoende als de projectmanager dat weet. Echter, ik zie het zo dat bij een project, de projectmedewerker zijn opdrachtgever (de projectmanager) bedient. Als een manager aan een medewerker vraagt om de boekwerkzaamheden van een klant uit te voeren, hoort de medewerker te vragen ‘hoeveel tijd heb ik hiervoor?’. Stel dat het budget voor deze werkzaamheden 20 uur is, maar de medewerker schat in dat het 25 uur duurt om de werkzaamheden uit te voeren, kan de projectmanager hier een beslissing over nemen. Opties zijn om het budget op te hogen met een ‘niet te declareren post’ óf terug te gaan naar de klant en uit te leggen waarom het niet binnen 20 uur kan. Degene die het werk daadwerkelijk gaat uitvoeren kan dit het beste beargumenteren.

De planning

U weet welke budgetten zijn afgesproken, hebt de projectkaart netjes ingericht en wilt dat de medewerkers gaan starten met het uitvoeren van de werkzaamheden. U zorgt ervoor dat op medewerker- of competentieniveau een planning in het systeem komt te staan, zodat alle projectleden exact weten wat de doorlooptijd en de gewenste deadline is. Ook hiervoor geldt weer dat projectleden dienen aan te geven als zij vinden dat bijvoorbeeld de doorlooptijd niet realistisch is. Dit zal dan met de projectmanager moeten worden overlegd.