We schreven het al eerder: de overstap naar een nieuwe oplossing voor planning, urenregistratie en facturatie gaat niet zonder enige tijdsinvestering. Iets goed doen, kost nu eenmaal tijd. In dit blog vertelt Eddy Plasier, directeur bij Qics, hoe je 2023 efficiënt en fris begint met een nieuwe applicatie.
Succesvolle verandering
Overstappen naar een nieuwe oplossing voor planning, urenregistratie en facturatie is best complex. Het is immers geen kwestie van even de ramen lappen, er komt heel wat meer bij kijken, zo schreef ook mijn collega Ron al eerder in zijn blog. Als wij voor een organisatie aan de slag gaan, willen we zeker weten dat de doelstellingen en wensen van de klant passen bij de mogelijkheden van de software. Alleen door intensief samen te werken en tijd in te ruimen om na te denken over je processen, kan de verandering een succes worden.
Rijdende trein
De glazenwasser kan zelf prima jouw ramen wassen, maar zo werkt het helaas niet in softwareland. We kunnen je uiteraard werk uit handen nemen, maar – daar komt ‘ie weer – door écht samen te werken ontstaat voortschrijdend inzicht, iets wat broodnodig is in zo’n traject. Enige tijd terug hebben we een implementatietraject doorlopen waarbij wij gevraagd werden het meeste werk op ons te nemen. Het kantoor in kwestie wilde 1 januari live gaan en men verwachtte dat wij elke stap in het proces zouden uitvoeren om die deadline maar te redden. Natuurlijk halen wij die deadline, maar als bedrijf mis je dan het voortschrijdend inzicht dat je normaal gesproken krijgt als je de tijd neemt voor zo’n belangrijk implementatieproces. Resultaat? We moesten in de maanden na de implementatie hard aan de bak om alsnog dat inzicht en de daarmee gepaarde veranderingen te laten landen. Zo zijn bepaalde facturatie-afspraken technisch heel makkelijk te realiseren, maar als je een verandering moet doorvoeren als de trein al rijdt, kost het je veel meer tijd en moeite. In Business Process Management is het een geaccepteerd fenomeen dat hoe verder je van het bronmoment af zit, hoe duurder het is het voor een organisatie om eerdere stappen te corrigeren.
Tijd, energie en gewenning
In het eerdergenoemde blog sprak Ron over een doorlooptijd van een implementatietraject van zo’n twee maanden voor een klein kantoor en van drie tot vier maanden voor grote(re) kantoren. Ik kan dat alleen maar beamen. Overigens, als je ons een complete en heldere blauwdruk geeft, kunnen we het hele traject in acht uur doorlopen. In de praktijk werkt dat natuurlijk niet zo. Twee tot vier maanden is een stuk realistischer. Zo’n traject vraagt niet alleen tijd en energie van een aantal medewerkers, je moet je organisatie de tijd geven aan de veranderingen te wennen.
1 januari niet heilig
Natuurlijk is het lekker om op 1 januari met een nieuw systeem van start te gaan, dat is immers het begin van een nieuw boekjaar, maar die datum is zeker niet heilig. Je opdrachten houden zich immers ook niet zo strak aan het boekjaar. Met moderne rapportagetools kun je ‘oude’ informatie uit je oude systeem halen en nieuwe informatie uit QicsMilestones. Op die manier maakt het niet heel veel uit op welk moment in het jaar je de overstap maakt.
Nieuwsgierig?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Zorg dan dat je op tijd begint met het keuzeproces. Met een gedegen pakketselectievragenlijst – een zogenaamde RFI – wordt in ieder geval de selectie een stuk makkelijker. Wij helpen je op weg met deze basis-RFI. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
