Het moment dat alle facturen de deur uit kunnen is aangebroken. U heeft keihard gewerkt om het de klanten naar de zin te maken en nu is het moment gekomen om af te rekenen. Een vlotte facturatie zorgt ervoor dat facturen snel bij uw klanten liggen en dat hopelijk de betaling snel volgt.
Het klinkt allemaal zo logisch, maar hoe weet u zeker dat alle uren correct zijn geschreven, dat de gemaakte afspraken correct worden gefactureerd en dat de factuur – op zichzelf een visitekaartje– er goed uitziet, zonder dat er al te veel tijd in gaat zitten?
Controle van uren
De facturatie is natuurlijk de laatste gelegenheid om alle geschreven uren na te kijken. Wanneer deze controle in een veel eerder stadium wordt uitgevoerd, hebt u meer grip op de tijdsbesteding van uw medewerkers en kunt u de facturatie veel sneller afronden.
Een deel van de verantwoordelijkheid voor het correct invoeren van de uren kunt u bij de urenschrijver zelf neerleggen. Hij weet immers precies welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden en hoeveel tijd het gaat kosten. Als hij inzicht heeft in de gemaakte afspraken met de klant, kan hij er zelf voor zorgen dat de uitgevoerde uren op de juiste manier verantwoord worden. Bij grote projecten of junior medewerkers kan de projectleider deze verantwoordelijkheid nemen. In alle andere gevallen, kunt u het uitvoeren van de werkzaamheden feitelijk als mini-projecten zien. Waarbij de uitvoerder als een soort projectleider fungeert, die zowel de tijdslijn als het budget/de prijsafspraak bewaakt.
Prijsafspraken
Naast het tijdig uitvoeren en het nakomen van afspraken over de oplevering, is er het financiële aspect. Bij het maken van een afspraak met de klant – of dat een vast bedrag is, een budget of indicatie van de te maken uren – houdt u rekening met een aantal aspecten:
U baseert zich voor het opstellen van de prijs op historische informatie.
U laat zich informeren door de medewerker die het werk gaat doen.
U kijkt naar het commerciële aspect van de opdracht.
De medewerker (‘projectleider’) accepteert de opdracht door aan te geven of het haalbaar is. Mogelijk is de prijs gebaseerd op een senior medewerker of specialist die het werk in een bepaald aantal uur kan uitvoeren, maar is de persoon die op dat moment beschikbaar is een minder ervaren kracht. Bespreek vooraf met de ‘projectleider’ welke problemen naar voren kunnen komen, waardoor het afgegeven aantal uren minder haalbaar is. Als het lukt om hier vooraf een oplossing voor te verzinnen, voorkomt u uitloop van uren en wellicht interne problemen, of (nog erger) problemen met de klant.
Het kan voorkomen dat, bijvoorbeeld vanwege capaciteitsissues, een medewerker de opdracht oppakt terwijl er geen oplossingen zijn voor eventuele risico’s. De uitvoering van de opdracht zal beslist boven het vastgestelde aantal uur uitkomen. In dat geval, maak je direct afspraken over waar hij zijn uren op kan schrijven. Deze maatregelen bevorderen een vlotte, correcte facturatie. De begeleiding van medewerkers en projecten kosten in het begin tijd, maar zullen op de langere termijn leiden tot een efficiënt proces waarin ook intern duidelijk gecommuniceerd wordt.
De factuur
Het moment supreme, de laatste controle van de facturen, is aangebroken. Bij het beoordelen van de voorstellen wilt u direct zien welk bedrag tegen welk budget wegvalt. Na het maken van eventuele aanpassingen kunt u de factuur printen of mailen. Zorg daarbij voor een nette specificatie van de uren. Één die goed weergeeft hoeveel uur er gewerkt is, hoeveel service-uren geschreven zijn en welke tarieven gehanteerd zijn. Een voorblad met de huisstijl van uw bedrijf kan het geheel mooi completeren en zorgt ervoor dat de factuur ook direct per e-mail kan worden verstuurd.
Doordat vooraf mogelijke knelpunten zoveel mogelijk worden uitgesloten en de controle in een vroeg stadium wordt uitgevoerd, bent u veel sneller klaar met factureren. Daarnaast worden er minder fouten gemaakt in de facturatie en hoeft u minder tijd te besteden aan het achteraf uitzoeken en corrigeren van de factuur. Nu nog hopen op een snelle betaling!
