‘Uurtje-factuurtje’ wordt steeds meer vervangen door vaste prijsafspraken. Dit zien we bij Qics en bij onze klanten in de accountancy. Zo hebben we inmiddels behoorlijk wat ervaring opgedaan met het uitvoeren en managen van dergelijke opdrachten. Hierbij 5 tips voor accountants voor het succesvol managen van fixed price opdrachten:
1. Verpak je diensten als product
Denk na over het bundelen van werkzaamheden zodat je deze aan je klant kunt aanbieden als een ‘product’, met een vaste prijs. De klant krijgt hierdoor het vertrouwen dat er over de inhoud van het product en over een passende prijs is nagedacht. Daarnaast geeft het je de mogelijkheid om de winstgevendheid van geleverde ‘producten’ over meerdere klanten te analyseren en de prijs en het product te verbeteren.
Uit het oogpunt van marketing is het hebben van producten – al is dat niet meer dan een afgebakende set van diensten – welhaast een must. Met termen als ‘Onze medewerkers leveren uitstekende dienstverlening tegen concurrerende uurtarieven’, is het lastig om klanten aan te trekken. Met ‘Samenstellen Jaarrekening: € 3.300,- ’ trek je sneller de aandacht.
2. Definieer en manage de scope
Neem in de offerte ook op welke werkzaamheden niet binnen de scope van de opdracht vallen. Dit maakt discussies over meerwerk een stuk eenvoudiger. Wanneer er werkzaamheden nodig zijn die niet in de begroting zijn opgenomen, kun je het meerwerk en de extra kosten daarvan aangeven voordat je begint met die werkzaamheden.
3. Automatiseer
Het managen van fixed price opdrachten vereist andere software dan het registreren en factureren van uren, maar een accountantskantoor heeft uiteraard niet de tools van een bouwbedrijf nodig voor het maken van een voor- en nacalculatie. Het verkrijgen van inzicht, zowel voor, tijdens als na de opdracht, is zoals gezegd op langere termijn wel van groot belang. Je kunt hiermee mooie resultaten realiseren. In onze optiek gebruikt de accountant in de toekomst min of meer dezelfde tools als een ICT- of consultancy bedrijf die al jaren met fixed prices werken.
4. Kijk naar ‘work done’ en naar ‘work remaining’
Als je goed wilt kunnen bijsturen, moet je weten hoeveel uur er is besteed ten opzichte van het budget. Daarbij moet je weten hoeveel uur er nog nodig is om de taken af te ronden. Dit kun je doen door deze vraag wekelijks aan alle projectleden te stellen. Dit zorgt voor een betere bewustwording van de bestede uren. Dat leidt tot meer efficiency. Wanneer je zicht hebt op de nog te maken uren én wanneer je het budget en de bestede uren weet, dan is het duidelijk of de opdracht nog in de pas loopt of niet.
5. Analyseer
Als je grotendeels op nacalculatie werkt, is de declarabiliteit per medewerker een goede indicator voor het voorspellen van de maandelijkse resultaten en het beoordelen van je medewerkers. Dit gaat voor fixed price opdrachten niet op.
Want hoe waardeer je bestede uren – in de zin van nog te factureren omzet – als de uren zelf niet tot een factuur leiden? En wat doe je als je tussentijds al weet dat je meer of juist minder dan de gebudgetteerde uren aan de opdracht moet besteden? Dat zijn allemaal mutaties in het onderhanden werk die niet te automatiseren zijn. Hier liggen toch echt menselijke keuzes aan ten grondslag.
Om de omzet te analyseren kun je beter kijken naar het kengetal ‘gemiddeld uurtarief’. Dit is de in een periode gefactureerde omzet gedeeld door bestede uren. Het kengetal geeft een prima inzicht in zowel ‘uurtje-factuurtje’ opdrachten, fixed price opdrachten, als de winstgevendheid van klanten, afdelingen, managers enzovoort. Bijboekingen leiden automatisch tot een hoger gemiddeld uurtarief en afboekingen tot een lager gemiddeld uurtarief.
Voor een fixed price project geldt uiteraard dat hoe minder uren er worden besteed, hoe hoger het gemiddelde uurtarief. Als je kijkt naar declarabiliteit, kan het zijn dat het declarabiliteitscijfer er positief uitziet, terwijl het gemiddelde uurtarief er juist slecht uitziet.
QicsMilestones en Microsoft Power BI
Niet geheel toevallig, leveren wij met QicsMilestones software waarmee onze klanten projecten en medewerkers managen en waarmee zowel uren als fixed price opdrachten gefactureerd kunnen worden. Door QicsMilestones aan Microsoft Power BI te koppelen, kun je analyses maken over alle data uit uw uren-, project- en facturatiebestand. Het kengetal ‘gemiddeld uurtarief’ is als veld in Microsoft Power BI aanwezig en kan afgezet worden tegen onder andere klanten, projecten, medewerkers en project categorieën.
Meer weten?
Wilt u meer weten over onze software, bekijk dan alle functionaliteiten. Ook een aanrader: onze eerder opgenomen webinars.
