Heeft het ‘onderhanden werk’ zijn langste tijd gehad?

De afgelopen 15 jaar heb ik veel accountantskantoren gesproken over het zgn. ‘onderhanden werk’. Onderhanden werk is een grootboekrekening op de balans die gebruikt wordt om geleverde maar nog niet gefactureerde productie op te boeken. De tegenrekening is dan de resultatenrekening ‘omzet’. Idealiter heeft deze rekening een negatief saldo of een saldo van nul. Als hij nul is, wil dat zeggen dat alle bestede uren daadwerkelijk gefactureerd zijn.

Als de rekening een negatief saldo heeft, zijn er bedragen vooruit gefactureerd: er is wel een factuur gestuurd terwijl er nog geen uren zijn gemaakt. Dat levert natuurlijk een uren-schuld op (het werk moet nog gebeuren), maar het is goed voor de liquiditeit.

Een hoog saldo op de ‘onderhanden werk rekening’ is vaak een slecht teken, zeker als het onderhanden werk ‘oud’ is, wat betekent dat de uren al lang geleden besteed zijn. Het risico van oud onderhanden werk is dat de kans op afboekingen groter is naarmate het onderhanden werk ouder wordt. Het is nu eenmaal lastiger om uren van een half jaar geleden bij een klant in rekening te brengen, dan uren die de afgelopen maand zijn gemaakt. Het onderhanden werk is dus een belangrijke indicator voor een accountantskantoor (en andere zakelijke dienstverleners).

Wij leveren software voor urenregistratie en facturatie aan accountantskantoren. Vanwege het belang van een correct onderhanden werk hebben we in onze software een module gebouwd, waarmee het onderhanden werk netjes op de cent nauwkeurig in de gekoppelde administratie wordt bijgewerkt (zowel bij het goedkeuren van uren als bij het factureren). So far so good.

De opkomst van fixed price projecten

Een aantal jaar geleden ontstond er, onder druk van de economische crisis, een trend waarbij klanten van accountantskantoren meer garanties wilden met betrekking tot de uiteindelijke kosten van een opdracht. Dat leidde tot nieuwe prijsmodellen en de opkomst van de vaste prijsafspraak. Met een vaste prijsafspraak is de afspraak (en dus niet de bestede uren) leidend voor de facturatie. Het interesseert de klant niet hoe lang het kantoor erover doet, zolang de kwaliteit maar goed is en de prijsafspraak wordt nagekomen.

Dat zorgt alleen wel voor aardig wat complexiteit in het zo vertrouwde onderhanden werk. Want hoe waardeer je bestede uren (in de zin van: nog te factureren omzet) als de uren zelf niet tot een factuur leiden? Wanneer is het onderhanden werk van een opdracht weer nul? En wat doe je als je tussentijds al weet dat je meer of minder dan de gebudgetteerde uren (verkoopprijs/gewenst uurtarief) aan de opdracht moet besteden? Dat zijn allemaal mutaties in het onderhanden werk die niet te automatiseren zijn, omdat er toch echt een menselijke keuze aan ten grondslag ligt. Er zijn kantoren die stug zijn doorgegaan met het onderhanden werk, met heel veel administratieve kosten als gevolg. Het wordt tijd voor iets anders.

Inzicht als belangrijkste doel?

Even terug naar de basis. Het doel van het onderhanden werk was om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van een opdracht (een groot bedrag aan afboekingen is een slecht teken, ‘oud’ onderhanden werk ook) en om te bepalen welk bedrag er nog gefactureerd kan worden. Dat inzicht kan ook verkregen worden met een ander kengetal: het gemiddeld uurtarief. Het gemiddeld uurtarief is de gefactureerde omzet gedeeld door de bestede uren, in een bepaalde periode. Dit kengetal geeft prima inzicht in zowel ‘uurtje-factuurtje’ projecten, fixed price projecten, als de winstgevendheid van klanten, afdelingen, managers enzovoort.

Bijboekingen leiden automatisch tot een hoger gemiddeld uurtarief en afboekingen tot een lager gemiddeld uurtarief. Er bevinden zich kantoren in onze klantenkring, die 100% sturen op gemiddeld uurtarief. Zelfs sturen op productiviteit (een andere belangrijke indicator bij accountantskantoren) is niet meer zo relevant: bij een fixed price opdracht wil je dat een medewerker zo min mogelijk uren aan de opdracht besteedt. Hoe minder uren er worden besteed, des te hoger het gemiddeld uurtarief. Als je stuurt op een zo hoog mogelijke productiviteit, kan het dus zijn dat je blij wordt van het productiviteitscijfer, maar teleurgesteld bij het zien van het gemiddeld uurtarief.

Efficiëntie als belangrijkste doel

Met de overstap naar gemiddeld uurtarief als belangrijkste indicator, ben je af van de administratieve rompslomp die het correct boeken van het onderhanden werk met zich meebrengt. Maar het grootste voordeel is nog wel dat het gedrag stimuleert, wat zowel voor u als voor uw klanten op de lange termijn zeer winstgevend is, zoals effectief werken en het streven naar zo hoog mogelijke kwaliteit tegen zo laag mogelijke (productie)kosten. Het onderhanden werk is dood, lang leve het gemiddeld uurtarief!

QicsMilestones en Microsoft Power BI

Door QicsMilestones aan Microsoft Power BI te koppelen, kunnen we analyses maken over alle data uit uw uren-, project- en facturatiebestand. Het kengetal ‘gemiddeld uurtarief’ is als veld in Microsoft Power BI aanwezig en kan afgezet worden tegen onder andere klanten, projecten, medewerkers en project categorieën.