Xxllnc ontwikkelt slimme en schaalbare oplossingen voor de (semi-)overheid. Door verschillende overnames is het bedrijf in sneltreinvaart gegroeid. Dat zorgde voor verschillende uitdagingen in de administratieve processen en de behoefte aan een solide en uniform administratief fundament groeide. In dit artikel delen Wolter Kreun, Chief Operations Officer, en Maikel Stolmeijer, FieldOps-medewerker, waarom xxllnc voor Milestones heeft gekozen en wat de samenwerking met Fortes heeft opgeleverd.

Een solide basis voor projectadministratie

Wolter: ‘Als govtech-bedrijf ontwikkelt xxllnc slimme, schaalbare software voor overheden en semi-overheden. We helpen organisaties met diverse taken op het gebied van zaakgericht werken, gegevensintegratie, belastingen, sociale zaken en ruimtelijke ordening. In de afgelopen drie jaar hebben we meerdere bedrijven overgenomen. Dat betekent dat je ook met verschillende administratieve processen en systemen te maken krijgt. We wilden onze processen harmoniseren en hadden behoefte aan een nieuw, robuust en gestandaardiseerd fundament voor onze projectadministratie. Binnen onze eigen organisatie vonden we geen directe oplossing die aan onze verwachtingen voldeed. Dus startten we onze zoektocht naar een passende oplossing. Fortes en xxllnc hebben dezelfde investeringsmaatschappij, Main Capital Partners. Toen we tijdens onze bestuursvergadering aangaven dat we op zoek waren naar een nieuwe oplossing, werden we onmiddellijk geattendeerd op Milestones. Uiteraard hebben we tijdens ons pakketselectieproces meerdere oplossingen overwogen, maar Milestones stak overal met kop en schouders bovenuit.’

Wensen en eisen

‘We hadden een behoorlijke lijst met wensen en eisen’, vervolgt Wolter. ‘Ten eerste was de mogelijkheid voor multi-administratie van groot belang, zodat we meerdere administraties in één database kunnen beheren. Dit is niet in alle softwareoplossingen beschikbaar. Daarnaast stond single-sign-on hoog op onze prioriteitenlijst. Met bijna 400 medewerkers is het nauwkeurig beheren van in- en uitstroom essentieel. Fortes heeft dit speciaal voor ons gerealiseerd. En een geavanceerde planningsmodule zoals die van Milestones vind je in maar weinig pakketten. We hebben tien verschillende teams met allemaal verschillende typen projecten. Elke type project dat we hebben kan in Milestones worden opgevoerd.’

Slimme koppelingen tussen Milestones en Visma.net

Maikel: ‘Vergeet de integratie met Visma niet, dat was echt een harde eis. Wij leveren cloudoplossingen, naast de maandelijkse abonnementskosten is er ook sprake van eenmalige implementatiekosten.Voor de contractfacturen maken we gebruik van Visma, terwijl we voor de facturatie van de eenmalige projectkosten, net als voor de budgetbewaking en capaciteits- en tijdsplanning, gebruikmaken van Milestones. Deze twee systemen werken naadloos samen. De stamdata van onze klanten houden we up-to-date in Visma, en deze informatie wordt gesynchroniseerd met Milestones. Wijzigingen brengen we aan in Visma, en deze worden automatisch bijgewerkt in Milestones. Wat betreft de facturatie van projecten werkt het precies andersom: die facturen gaan van Fortes naar Visma via een slimme koppeling. Zo komt alles automatisch in onze centrale boekhouding. Natuurlijk vereist elke nieuwe oplossing wat aanpassing, maar we hebben een sterk finance-team die daar prima mee om kan gaan.’

Berry-project

‘Omdat we met zoveel overnames te maken hadden, wilden we graag in staat zijn om de migraties en implementaties zelf uit te voeren’, legt Wolter uit. ‘We wilden eigenlijk alleen een adviseur om mee te sparren of om op terug te vallen als we voor een uitdaging zouden komen te staan. Eddy Plasier, de directeur van Qics, reageerde daar heel positief op. Hij zei direct: ‘Dat klinkt als een echt Berry-project!’ En hij heeft gelijk gehad: Berry Zwaan, een van de consultants bij Qics, heeft ons continu begeleid en waardevolle input en feedback gegeven. Zo zijn we er met minimale begeleiding vanuit Fortes in geslaagd om zelfstandig alle overgenomen bedrijven te migreren naar Milestones. We zijn ervan overtuigd dat het succes te danken is aan de goede samenwerking met Berry en zijn collega's. Alle deadlines zijn gehaald.’

Controle

‘Toen ik in april bij xxllnc begon, was het implementatieproces van Milestones al in volle gang’, vervolgt Maikel. ‘Ik ben erg blij dat Wolter voor deze aanpak heeft gekozen. Ik vind het moeilijk om dingen uit handen te geven. Door het zelf te doen en al doende te leren en te groeien, ben je veel meer in controle. Ik ben minder betrokken bij de operationele zaken, maar ik weet wel dat ik vragen kan beantwoorden over zaken als facturatie, klantvragen en de producten die we hebben verkocht. Dit is allemaal veel transparanter geworden sinds we Milestones gebruiken. Als projectleiders vragen hebben, kan ik ze nu beter helpen om inzicht te krijgen.’

De xxllnc-manier van werken

Wolter benadrukt: ‘Milestones heeft xxllnc fikse efficiëntieverbeteringen opgeleverd, zowel in termen van kostenbesparing als qua menselijke inzet. Dit hebben we voornamelijk bereikt doordat we al onze processen konden optimaliseren. We hebben ervoor gekozen dat niet elk team zijn eigen urenregistratiecodes of sjablonen heeft. We hebben gezegd: dit is de xxllnc-manier van werken en dat heeft ons aanzienlijke efficiëntiewinst opgeleverd. Doordat we nu veel minder uitzonderingen op de regel hebben, is het ook een stuk makkelijker om waardevolle inzichten te verkrijgen.’

Snel schakelen

Maikel: ‘Ik vond het erg fijn dat Berry aanwezig was bij de kick-offs van de verschillende implementatieprojecten. Hierdoor kon hij direct specifieke vragen beantwoorden en had hij uit eerste hand inzicht in de lopende zaken. Het team van Fortes is toegankelijk, flexibel en pragmatisch. Niet alleen hun mensen, maar ook als het gaat om hun implementatieaanpak. Die flexibiliteit en pragmatiek sluiten goed aan bij onze eigen bedrijfscultuur en -waarden. Wij zijn een snel veranderende organisatie en dan moet je snel kunnen schakelen. Intern, maar ook met je leveranciers. Dat kunnen ze heel goed bij Qics.’

Vermijd exotische prijsafspraken

‘Als andere organisaties overwegen over te stappen naar Milestones, zou ik zeggen: doen!’, besluit Wolter. ‘Wat ik wel wil benadrukken: vergeet niet je back-office-procedures gelijk aan te pakken, zodat de kwaliteit van je data hoog is. Vermijd exotische prijsafspraken en werk met zo min mogelijk uitzonderingen. En Berry bellen natuurlijk. Ik wil niemand tekortdoen en heb met iedereen bij Fortes fijne ervaringen, maar Berry verdient een extra veer.’