Best-of-breed
Veel van onze klanten hebben de automatisering van hun totale bedrijfsproces ondergebracht in meerdere, aan elkaar gekoppelde cloudapplicaties. Ze volgen hierbij het best-of-breed principe: kies de beste applicatie per deelgebied en zorg ervoor dat deze verschillende applicaties onderling gegevens uit kunnen wisselen.
Ook bij Qics zitten wij op dat spoor: we gebruiken MS Dynamics 365 voor CRM, MS Sharepoint voor documentbeheer, Zendesk voor de helpdesk, NMBRS voor de salarisverwerking, Exact Online voor de boekhouding en ons eigen pakket (QicsMilestones) voor planning, projectmanagement, tijdschrijven en facturatie. Al deze oplossingen ‘praten’ met elkaar. Er worden onderling gegevens uitgewisseld, zodat er nergens dubbele invoer plaats hoeft te vinden.
Enkele voorbeelden: wanneer een prospect klant wordt, worden deze klantgegevens vanuit MS Dynamics 365 doorgegeven aan QicsMilestones. Tickets in Zendesk leiden automatisch tot geschreven uren in QicsMilestones en wanneer QicsMilestones een factuur genereert, wordt er automatisch een verkoopboeking en een PDF aangemaakt in Exact Online.
Rapportages
Dankzij een dergelijk best-of-breed scenario kun je dus gebruik maken van verschillende cloudapplicaties en worden de gegevens, waar nodig, onderling tussen deze applicaties uitgewisseld zonder dat je daar als gebruiker iets voor hoeft te doen. Maar werkt dit net zo makkelijk als je de gegevens weer uit de verschillende applicaties wil halen, bijvoorbeeld voor het maken van rapportages en dashboards? Het antwoord is helaas regelmatig ‘Nee’. Qua rapportage zitten er vaak beperkingen aan het werken met cloudapplicaties.
Terughoudendheid
De leveranciers van cloudapplicaties zijn nogal terughoudend met het toegang geven tot data voor rapportage-doeleinden en dan met name voor klant-specifieke rapportages. Hier liggen zorgen op het gebied van performance (geen controle op de hoeveelheid data die wordt opgevraagd), veiligheid (er moet voorkomen worden dat een persoon meer data kan opvragen dan waartoe hij gerechtigd is) en onderhoud (klantspecifieke rapporten moet blijven werken, ook als het datamodel van de applicatie zelf verandert). Om die redenen ben je als gebruiker van cloudapplicaties vaak gebonden aan MS Excel downloads van data die beschikbaar worden gesteld, of worden er een aantal rapporten/dashboards aangeboden waar je als gebruiker (beperkt) iets aan kunt veranderen.
Connectoren
Is het dan helemaal niet mogelijk om je eigen dashboards te maken, gebaseerd op data uit verschillende clouapplicaties? Jazeker, maar de mogelijkheden zijn op dit moment beperkt. Een theoretische schets van de oplossing: De relevante data vanuit de cloudapplicatie moet gesynchroniseerd worden naar een andere database. In deze nieuwe database (het datawarehouse) komen de gegevens uit de verschillende bronnen samen en kunnen de relaties tussen de verschillende tabellen worden gelegd. Vervolgens kies je een data-visualisatie tool om rapporten/analyses en dashboards te maken.
Theoretisch klinkt dat niet eens zo moeilijk, maar niet alle cloudapplicaties hebben een connector waarmee gegevens in bulk kunnen worden overgezet naar een andere database. Hierdoor moet je in sommige situaties, ook op dit punt, terugvallen op het inlezen van MS Excel sheets of het ‘bij elkaar schrapen’ van data via een webservice of API. Gelukkig is ook dan het hierboven beschreven model uitvoerbaar: verzamel de data centraal en maak rapporten/analyses op de verzamelde data. Mocht de leverancier in de toekomst wel een connector voor rapportage-doeleinden hebben, dan hoef je alleen het laden van data aan te passen en kunnen de reeds gemaakte rapporten en analyses blijven bestaan.
Microsoft Power BI
Een uitstekende tool om data te visualiseren en de relaties tussen de verzamelde gegevens te leggen is Microsoft Power BI. Het onderzoeksinstituut Gartner heeft Microsoft Power BI als ‘leider in Business Intelligence en Analytische platforms'bestempeld. De tool wordt gezien als de inlossing van van de ‘Self Service BI’ belofte: het voor een eindgebruiker mogelijk maken om zelf rapporten, analyses en dashboard te maken, zonder technische kennis. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er op dit moment al aardig wat softwareleveranciers (o.a. Facebook, GitHub, Zendesk, Mailchimp en Marketo) kiezen om hun connectoren op dit platform aan te laten sluiten.
Ook wij hebben een connector voor Power BI ontwikkeld voor onze cloudapplicatie voor planning, projectmanagement en uren en facturatie (QicsMilestones). Hierdoor kunnen onze klanten niet alleen gebruik maken van voorgedefinieerde rapporten en dashboards in Power BI, maar kunnen ze ook zelf rapporten en dasboards maken op basis van data die wij gecontroleerd en gemodelleerd aanleveren. Heb je daarnaast connectoren van andere cloudapplicaties die je gebruikt? Dan kunnen we die data aan onze data toevoegen en kunnen er rapportages gemaakt worden die data uit verschillende bronnen in één rapport visualiseert. Bijvoorbeeld het aantal helpdeskvragen ten opzichte van de gefactureerde supportcontracten.
Wij verwachten dat steeds meer clouapplicaties met dergelijke connectoren op de markt komen, waardoor de ‘best-of-breed’ landschappen over niet al te lange tijd kunnen concurreren met de rapportagemogelijkheden die de on-premises oplossingen kunnen bieden. Onderzoek nu alvast de mogelijkheden en investeer dan in de architectuur die zich op dit moment ontvouwt.
Qics
Vanuit Qics zijn we continu bezig om software te ontwikkelen die zakelijke dienstverleners helpt om efficiënter te werken en het inzicht te vergoten. Bezoek onze website voor meer informatie.
