Hoe ziet factureren bij dienstverleners er in de toekomst uit?

Accountants, advocaten, consultants, architecten, schoonmakers en andere zakelijke dienstverleners verdienen een groot deel van hun omzet door het verkopen van uren. Het bedrag dat gefactureerd wordt is gerelateerd aan de uren die zij voor hun klanten bezig zijn geweest. Het ligt voor de hand om deze geschreven uren één-op-één door te belasten, dat is wel zo makkelijk en zo eerlijk. Je spreekt een uurtarief af met de klant, je houdt je uren bij, de administratie stelt een factuur samen waarop deze uren vermenigvuldigd worden met het afgesproken uurtarief en de klus is (na betaling van de factuur) afgerond.

Meer dan ‘uurtje-factuurtje’

Tegenwoordig zijn de prijsafspraken en de contractvormen wat complexer geworden. Er wordt gewerkt met vaste prijsafspraken, abonnementen, meerwerk, strippenkaarten, staffels, piek- en daltarieven, prestatiebonussen en nog een aantal andere creatieve manieren om uren door te belasten. Al deze prijsafspraken en contractvormen maakt het factureren ook complexer: allereerst moeten de prijsafspraken vastgelegd kunnen worden en moet het facturatiesysteem, met het genereren van de conceptfacturen, rekening houden met deze prijsafspraken. Als je bijvoorbeeld uren schrijft op een project dat op basis van een fixed price in rekening wordt gebracht, wil je deze uren niet op de factuur zien, tenzij het meerwerk betreft. Sommige software-systemen kunnen dit soort logica wel aan, maar we komen ook nog een hoop bedrijven tegen waarbij bijna iedere conceptfactuur moet worden aangepast om conform de overeengekomen condities te kunnen factureren.

Het factureren nu

We gaan er nu even vanuit dat de software in ieder geval de juiste conceptfacturen klaarzet. De volgende stap is dan het (eventueel) aanpassen en goedkeuren ervan. Bij onze klanten (dienstverleners met 2 tot 1.000 medewerkers) wordt er veelal één keer per maand gefactureerd. De eerste werkdag van de maand worden de uren goedgekeurd met als doel om de facturen de eerste week van de maand verstuurd te hebben. Dus ondanks dat alle prijsafspraken worden vastgelegd en dat de software met het genereren van de concept-facturen rekening houdt met deze afspraken, duurt het een aantal dagen voordat de facturen worden verstuurd. Dat moet sneller kunnen.

Innovaties

De afgelopen jaren hebben de verbeteringen in de software zich gericht op twee knelpunten: het kunnen vastleggen (en interpreteren) van een veelvoud aan creatieve prijsafspraken (zoals vermeld in de tweede paragraaf van dit artikel) en het digitaal kunnen aanleveren en betalen van een definitieve factuur via elektronische facturatie, elektronische brievenbussen of elektronisch bankieren. Nu voor deze knelpunten mooie oplossingen zijn gevonden, kijken we naar een ander knelpunt: hoe kunnen de conceptfacturen zo snel mogelijk definitief worden gemaakt?

Van concept tot definitieve factuur

We zien een aantal mogelijkheden om het proces te versnellen:

Factureer automatisch
Een deel van de facturen zou automatisch goedgekeurd en verstuurd kunnen worden, zonder tussenkomst van de gebruiker. Dit geldt bijvoorbeeld voor abonnementen. Zolang het contract loopt, moet er periodiek een factuur worden verstuurd. In plaats van het klaarzetten van conceptfacturen die in bulk worden goedgekeurd, zou de factuur ook direct verstuurd kunnen worden.
Factureer afgeronde fases direct
Bij fixed price afspraken worden er ook factuurmomenten afgesproken. Vaak zijn deze momenten afhankelijk van de status van het project. In plaats van maandelijkse facturatie (en het seintje van de projectleider af te wachten), zou je de software zo kunnen maken dat er bij het afronden van een taak (bijvoorbeeld het opleveren van fase 1), direct een factuur wordt verstuurd.
Factureer ad-hoc werkzaamheden direct
Voor ad-hoc werkzaamheden geldt hetzelfde: een klant belt met een relatief kleine opdracht. Er wordt tijd aan besteed, welke één-op-één moet worden doorbelast. Ook deze uren zouden niet tot het begin van de volgende maand hoeven wachten om gefactureerd te worden. Zodra de uren door een manager zijn goedgekeurd, kan de factuur al (automatisch) worden verstuurd. Alleen als een klant binnen de maand nog meer ad-hoc uren verwacht af te nemen, is het raadzaam om de uren te verzamelen op een maandfactuur.

Al deze innovaties zijn erop gericht om alleen maar (tijdrovende) controlemomenten in te bouwen voor conceptfacturen die echt gecontroleerd moeten worden. Ik verwacht dat hiermee ongeveer 40% tijd bespaard kan worden op het proces van goedkeuren en versturen van de facturen, rekening houdend met het feit dat een steeds groter deel van de werkzaamheden op basis van fixed price in rekening worden gebracht.

Slimme softwareoplossingen

Kortom, er is nog genoeg ruimte om tijd te winnen en om de administratieve last te verlagen. Bij Qics werken we continu aan het verbeteren van bedrijfsprocessen middels slimme softwareoplossingen. Met QicsMilestones innoveren we volop op het gebied van planning, urenregistratie en facturatie. Houdt onze website in de gaten voor deze en andere innovaties!