Indexatie van contracten

Doorlopende contracten

ICT bedrijven sluiten regelmatig contracten tegen vaste prijzen met hun klanten om periodiek diensten te leveren. Deze contracten hebben een bepaalde geldigheidsduur, waarbij niet zelden stilzwijgende verlenging plaatsvindt aan het einde van de looptijd van het contract. U kunt dan denken aan onderhoudsabonnementen op softwarelicenties, (maandelijkse) termijnbetalingen voor het gebruiksrecht van software (de meest voorkomende contractvorm bij ‘Software as a Service – SaaS’ producten), jaarlijkse strippenkaarten (een recht op een aantal uren dienstverlening tegen gereduceerd uurtarief omdat de afname van de dienstverlening vooraf voor een vast aantal uren wordt gecommitteerd) en hostingabonnementen (met veelal looptijden van 3-5 jaar).

Gelijkblijvende inkomsten vs. stijgende kosten

Gedurende de contractperiode liggen de overeengekomen prijzen vast, maar heeft u als ICT ondernemer ondertussen wel te maken met stijgende kosten, hetzij doordat uw personeel meer gaat verdienen (veelal liggen salarisopslagen door persoonlijke groei boven de algemene Consumentenprijsindex), hetzij doordat de overige kosten stijgen (omdat uw eigen leveranciers hun prijzen verhogen).

Prijsindexatie

indexatie contracten

Het is verstandig om in uw algemene leveringsvoorwaarden clausules op te nemen die u de mogelijkheid bieden jaarlijks een prijsverhoging door te voeren, door uw prijzen te indexeren of te verhogen zonder dat de gehanteerde prijsindex daar direct aanleiding toe geeft (N.B. er kunnen allerlei andere redenen zijn die uw tot herziening van uw prijs dwingen, zoals hogere dan voorziene support- en ontwikkelkosten van de door u aan uw klanten ter beschikking gestelde standaard software, maar ook verkeerde kostencalculaties op onderhoudscontracten).

Prijsindexatie versus Prijsverhoging

In de IT branche is het toepassen van de algemene leveringsvoorwaarden van Nederland ICT (voorheen bekend onder de namen ICT – Office en Fenit; de Nederlandse branche organisatie voor IT bedrijven) algemeen gebruikelijk. Deze leveringsvoorwaarden bevatten bepalingen die u het recht geven jaarlijks uw prijzen te indexeren en/of anderszins te verhogen.

Bij prijsindexatie wordt in de voorwaarden uitgegaan van een vooraankondigingstermijn van tenminste een maand, waarna de indexering mag worden toegepast zonder dat de klant het recht heeft het contract te beëindigen (immers het idee is dat de indexering een objectieve maatstaf is over hoe duur alles vandaag de dag is, en daarmee slechts een prijscorrectie oplevert om de overeengekomen prijs weer net zo hoog te laten zijn als op de ingangsdatum; de klant gaat er dus formeel niet op achteruit, de prijzen worden weer ‘bij de tijd’ getrokken).
Bij niet aan indexering gekoppelde prijsverhogingen wordt uitgegaan van een langere vooraankondigingstermijn (bijvoorbeeld 3 maanden), waarbij de klant wel het recht heeft het contract te beëindigen.

Het is in ieder geval goed dat u zichzelf het recht voorbehoud tijdens de contractduur de prijs te verhogen omdat u anders wellicht ongewild gedwongen wordt een verlieslatend contract te laten doorlopen.

Als u kunt kiezen tussen het ieder jaar toepassen van prijsindexatie of eens in de zoveel jaar een prijsverhoging door te voeren, is het psychologisch verstandiger jaarlijks de prijzen een ‘klein’ beetje te verhogen, dan in één keer veel. Bovendien loopt u in het laatste geval de opbrengst van de tussenliggende kleine verhogingen mis ten opzichte van het eerste geval.. Deze opbrengst kan cumulatief tot een forse omzetderving leiden en werkt één-op-één door in uw winst voor belasting.

Software voor contractmanagement en prijsindexatie

Bij Qics maken wij uren- en facturatiesoftware (QicsTime, QicsMilestones) die het verhogen van uw prijzen en uurtarieven faciliteert.

In de systeeminstellingen kunt u bij de facturatieschema’s het indexpercentage invoeren, de ingangsdatum en de prolongatietermijn. Per klant per contractregel kunt u aangeven of u de indexatie wel/niet wilt doorvoeren.
Uurtarieven kunt u eenvoudig naar MS Excel exporteren, aanpassen (bijvoorbeeld door toepassing van de prijsindex en daarna af te ronden tot een rond bedrag) en vervolgens weer importeren. Naast deze algemene aanpassing kunt uw de (uur)tarieven aanpassen op klant-, project- en/of artikelniveau.

Wat u ook besluit (wel geen prijsindexering of anderszins prijsverhoging), de door u gebruikte facturatiesoftware mag geen beperkingen opleggen, die een rol zouden kunnen spelen bij uw beslissing.