Een veel gestelde vraag bij de implementatie van onze uren- en facturatiesoftware is hoe een bedrijf zijn projectresultaten kan optimaliseren. Deze vraag roept direct de volgende vragen op:
- Wat is een project(administratie)?
- Wat zijn de resultaten nu en wat is de beoogde uitkomst?
Het beantwoorden van deze vragen helpt een organisatie bij het kiezen van het juiste projecttype en bij het inrichten en monitoren van het project.
1. Wat is een project(administratie)?
De strikte definitie van een project is dat de aard van de werkzaamheden eenmalig is en dat, binnen een bepaald tijdsbestek, naar een projectdoel wordt toegewerkt.
In de praktijk is de wat bredere toepassing dat het een containerbegrip is om werkzaamheden, uren en tarieven te administreren. Bij een ICT-, of accountancybedrijf is het onderscheid doorgaans als volgt:
- De cliënt betaalt periodiek (bijv. per maand) een vast bedrag en krijgt hiervoor de beschikking over de software.
- De cliënt betaalt vooraf een ingeschat bedrag. Na het uitvoeren van de werkzaamheden wordt het verschil verrekend.
- De cliënt betaalt per uur voor afname van de geleverde diensten.
Een goede projectadministratie vormt de basis voor het goed kunnen monitoren van het projectresultaat. Kies een projecttype dat bij de business past en zorg dat de inrichting van het project met zo min mogelijk klikken gerealiseerd kan worden én eenvoudig te interpreteren is.
Het vastleggen van een projectadministratie is een vak apart. Bij hele grote organisaties worden hiervoor zelfs aparte projectcontrollers benoemd. De vuistregel is echter ‘keep it simple’.
2. Wat zijn de resultaten nu en wat is de beoogde uitkomst?
Het beoordelen van het projectresultaat verschilt, afhankelijk van het type project. Bij vaste bedragen kijkt men naar de projectmarge, het verschil tussen de gefactureerde bedragen enerzijds en de gerealiseerde uren tegen een verkoop-, of kostprijstarief anderzijds. Bij vooraf gefactureerde bedragen gaat het uiteindelijk om de uren en net als bij afname per uur, kan een project gemonitord worden door een budget vast te leggen en dit tegen de werkelijke uren af te zetten.
Aan de basis voor het optimaliseren van de projectadministratie (en daarmee het projectresultaat) ligt de business case. Eén van de indicatoren bij vaste bedragen is bijvoorbeeld dat de marge momenteel 5% is, maar dat de organisatie efficiënter en naar een marge van 8% toe wil werken. Een ander voorbeeld is dat de gemiddelde budgetoverschrijding van een team 10% bedraagt, maar naar de gemiddelde 2% van de organisatie toe moet. Alleen door meetbare doelen te stellen, heeft het zin om de projectadministratie onder de loep te nemen.
Zorg voorts voor goede rapportages en dashboards om de projectresultaten te meten. Faciliteer het management en de projectleiders met de juiste tools. Optimalisatie kan met ‘quick wins’ gaan, maar is een continue proces van verbetering.
