Wie werkt op projectbasis, schrijft uren. Zo simpel is dat. Maar als je uren schrijft, kun je alleen terugkijken. Pas als je ook vooruitkijkt, kun je gaan sturen en daar financiële consequenties aan verbinden. Hoe dat werkt, vertellen we je in deze blog.
Financiële en organisatorische impact
Laten we beginnen met een voorbeeld. Als je alleen uren schrijft en je bent op de helft van je project, gaat er per definitie nergens een lampje branden. Je hebt vijftig procent van je uren verbruikt, maar je hebt ook nog vijftig procent van je uren over. Loopt als een zonnetje, toch? Maar als je weet dat je nog tachtig procent van je werk te gaan hebt, dan moet je jezelf toch eens achter de oren gaan krabben. Dan moet je niet alleen meer uren vrijmaken, maar je moet ook bekijken wat de financiële en organisatorische impact hiervan is. Het kan zijn dat je geen marge lijkt over te houden op het project. Dan moet je je klant zien te overtuigen dat er meer uren nodig zijn dan begroot of je moet besluiten je verlies te nemen. En wat betekent het voor je bezetting als je je mensen al hebt ingepland op een volgend project? Als je externe experts in moet zetten, heeft dat vaak dubbele impact op je marge.
Regeren is vooruitzien
Als je daarentegen ook vooruit kunt kijken, kun je veel eerder ingrijpen. Door voldoende detailniveau in je planning aan te brengen, zie je precies wáár het fout gaat, bij welke activiteit. Het is net als bij een bouwbedrijf: als je een goede voorcalculatie maakt en op elk gewenst moment de realiteit ernaast kunt leggen, gaan er bellen rinkelen als je ergens uit de pas loopt en kun je direct bijsturen, op de juiste plek.
Finetunen van de projectplanning
Bij volwassen bedrijven is dit een continu proces. Zij leren van het ene project en passen het volgende, vergelijkbare project, daarop aan. Ze nemen de lessons learnedmee in de groei van het bedrijf. Zo weten wij als wij één van onze oplossingen implementeren, precies uit welke stappen dat project bestaat en wat een realistische doorlooptijd is. Dat inzicht is niet uit de lucht komen vallen, dat traject hebben wij steeds meer gefinetuned tot het nu uiteindelijk perfect in de steigers staat.
Grip dankzij Power BI
Eén van onze klanten, een middelgroot ICT-bedrijf, heeft bijvoorbeeld Power BI heel slim ingezet om vooruit te kijken. Op basis van een uitgebreide analyse van uren, budgetten en planning hebben zij kunnen vaststellen in welke fase van een project, ze welke senioriteit in moeten zetten. Senior consultants zijn duur. Als je ze te vroeg inzet, kost dat onnodig veel geld, maar als je ze te laat inzet, heb je kans dat ze alsnog meer uren moeten maken dan nodig omdat ze (virtueel) puin moeten ruimen. Registreren, plannen, vooruitkijken en analyseren: dat noemen we pas grip!
Nieuwsgierig?
Wil weten hoe bovengenoemde adviezen zijn verankerd in onze software? We leiden je graag rond! Bekijk de vijfminutentour of neem contact met ons op. We geven graag een demo op maat.
