Datapas is een IT-organisatie gespecialiseerd in onderwijsondersteunende processen. Het team van Datapas ontwikkelt software voor bestuurskantoren in het primair, secundair en hoger onderwijs. Guus de Vink, directeur sales en marketing vertelt waarom Datapas de overstap naar QicsMilestones heeft gemaakt en hoe dat bevalt.
Eigen processen op orde
Bij Datapas maken we software waarmee organisaties in het onderwijs hun meerjarenbegroting kunnen plannen, beheren en monitoren. Met ons team van ruim twintig mensen maken we al die applicaties zelf en zorgen we dat elke organisatie haar eigen processen hierin kan onderbrengen. Wij bestaan sinds 1987 en de laatste jaren hebben we een enorme groei doorgemaakt. Uren schrijven en factureren, daar hadden we onze eigen software voor gemaakt, zo werkt dat als je zelf software ontwikkelt. Naarmate we groeiden, werd het steeds lastiger dat proces goed op te volgen. Als je het druk hebt met je corebusiness, blijft de rest al snel liggen. Uren werden niet goed geschreven en facturen werden vaak niet tijdig verstuurd. Ook de grip op de planning en capaciteit van de projecten werd steeds minder. Het is waarschijnlijk heel herkenbaar voor andere organisaties die een snelle groei doormaken, maar het is natuurlijk wel belangrijk je eigen processen op orde te hebben.
Op zoek naar een andere oplossing
Maarten, mijn partner, is verantwoordelijk voor de operatie en heeft een andere achtergrond dan ik. Ik kom uit de bedrijfskunde- en accountancy-hoek en hou van structuur. Een jaar of twee geleden besloten we dat we behoefte hadden aan een andere oplossing voor urenregistratie, facturatie en planning. De grote vraag is dan: waar kies je voor? Er zijn heel veel aanbieders, maar lang niet al die pakketten konden alles wat wij zochten. Via via kwamen we bij Qics terecht en hun oplossing QicsMilestones kwam verrassend dicht bij wat we zochten. Zij doen zaken met zowel accountantskantoren als IT-bedrijven, en hun systeem kan omgaan met verschillende facturatievormen.
Ons doel is bereikt
QicsMilestones biedt bijna alles wat we nodig hebben en we hebben een goede structuur uitgedacht. Als een klant goedkeuring geeft voor een project en ik krijg de formele opdracht, dan voer ik de gemaakte afspraken in in QicsMilestones. Ik weet ook hoe het implementatieplan eruitziet, dus dan kunnen de consultants en ontwikkelaars uren gaan schrijven. Zodra een project klaar is, gaat de factuur eruit, en we kunnen zelfs vooruit factureren. Het enige dat ik nog een beetje mis, is de optie om een gepland project in één keer een aantal weken naar voren te schuiven. Dat moet nu nog in fases.
Red.: QicsMilestones wordt continu doorontwikkeld, mogelijk dat deze functionaliteit in de nabije toekomst wordt toegevoegd.
Verder is ons doel bereikt: onze mensen kunnen eenvoudig hun uren bijhouden. Uren schrijven is niemands favoriete klusje. Hoe makkelijker je het maakt, hoe beter en dat hebben we met QicsMilestones voor elkaar. Daardoor kunnen we ook de facturen snel verwerken. Dat is fijn voor ons, maar ook onze klant is blij als hij of zij de factuur op tijd krijgt. Inmiddels hebben we het systeem uitgebreid met het datawarehouse, zodat ik ook makkelijk rapportages kan maken. Dat is natuurlijk makkelijk als je zelf die kennis in huis hebt. Waar de standaardrapportage net niet helemaal aan mijn wensen voldoet, kan ik heel eenvoudig zelf een rapportage maken in Power BI.
Goede begeleiding
Qics heeft ons goed begeleid tijdens de implementatie, al hadden we als softwareontwikkelaar niet heel veel ondersteuning nodig. Ik had een goede klik met hun commerciële man en ook met de consultants kunnen we goed samenwerken. Als ik contact opneem met de helpdesk, dan werkt dat gewoon. Ja, ik ben blij dat we keuze hebben gemaakt om dit proces te laten ondersteunen door een externe applicatie en ben nog steeds content met onze keuze voor Qics en QicsMilestones.
