Simonse en Geus Accountants & Adviseurs ondersteunt mkb’ers en agrarische ondernemingen met een breed scala aan diensten. Van accountantswerkzaamheden tot administratieve, fiscale en juridische dienstverlening, van salarisverwerking tot financiële planning en van fusie of bedrijfsoverdracht. In dit blog vertelt Aubert Geus, accountant en administratieconsulent, hoe het team van Simonse & Geus Accountants en Adviseurs de tijdsbesteding voor facturering gehalveerd heeft.
Onzekere toekomst
We werkten met een softwarepakket voor facturatie, waarvan op een bepaald moment de toekomst niet helemaal zeker meer was. Wij hebben toen eens goed onderzocht welke functionaliteiten wij gebruiken en welke oplossingen daar nog meer voor op de markt zijn. We zijn overigens in dit hele proces goed ondersteund door Richard Schouten van Asista.
Soepele combinatie van QicsMilestones, Yuki en Payt
De keuze is gevallen op een combinatie van QicsMilestones, het boekhoudplatform van Yuki en de debiteurenbeheeroplossing Payt. Deze combinatie werkt heel soepel en hierdoor is onze tijdsbesteding voor de facturering gehalveerd. Misschien nog wel meer. We zijn niet alleen veel sneller, we starten nu ook vroeger in de maand met factureren, meestal zelfs al op de eerste dag van de maand. In het verleden moesten we eerst de week afsluiten voor we de maandfacturatie konden starten. Nu hebben we op de eerste dag meestal al ruim drie kwart gefactureerd. Dat is een totaal andere situatie dan vroeger.
Minder mensen
Bij het facturatieproces zijn inmiddels ook minder mensen betrokken. Voorheen hadden we iemand die zich alleen maar bezighield met het facturatieproces, nu wordt het grotendeels door de declaranten zelf gedaan. Dat is te danken aan de software, maar ook aan het feit dat we intern wat dingen anders zijn gaan doen nadat we de software ongeveer een half jaar in gebruik hadden.
Dikke acht
Bij ons is met name één persoon betrokken geweest bij het implementeren van QicsMilestones. De meeste know-how van het pakket ligt bij deze persoon. Als hij wegvalt en we willen dingen aanpassen, hebben we wellicht een uitdaging. Dat maakt ons kwetsbaar. Anderzijds, we weten dat we de helpdesk van Qics altijd kunnen raadplegen of het team van Qics kunnen vragen om training of begeleiding. Hoe dan ook, uiteindelijk verloopt ons hele proces dankzij de combinatie van QicsMilestones, Yuki and Payt beter en strakker. Als ik een cijfer mocht geven, dan is dat een dikke acht.
