Veel bedrijven die overstappen op nieuwe urenregistratiesoftware gaan uit van de situatie zoals die op dat moment is. Door uit te gaan van bestaande processen kom je eigenlijk niet echt verder. Dat leidt vaak tot een teleurstelling. In dit blog vertelt Thessa Bouber waarom goed prioriteren je helpt dit te voorkomen.
Rondje door een vierkant gat duwen
In veel bedrijven zijn de processen rondom uren schrijven passend gemaakt op de software die men op dat moment gebruikt. Op het moment dat ze toe zijn aan een nieuwe applicatie, gaan ze dan ook vaak uit van de processen die er op dat moment zijn. Dat is als een rondje door een vierkant gat willen duwen, dat werkt niet. Tijdens de implementatiefase gaan medewerkers dan klagen: in het oude pakket konden we dit, in het nieuwe pakket kan dat niet, terwijl dat wel heel belangrijk voor ons is. Zo komen, heel ad hoc, allerlei punten naar voren, die allemaal als belangrijk worden ervaren.
Prioriteren van sleutelcriteria
Eigenlijk moet het proces andersom zijn. Al tijdens het selectieproces wil je de belangrijkste punten bewezen zien. Om op die manier te kunnen werken, moet je wel vooraf weten wat echt belangrijk voor je is. Dat doe je door doelen te definiëren en vast te leggen hoe die doelen de bestaande processen raken. Stel: het is je doel om je omzet te verhogen door minder afboekingen en door efficiënter te werken bij het samenstellen van de jaarrekeningen. Op welke processen heeft dat effect? Welke sleutelcriteria komen vervolgens hieruit voort en hoe kun je die prioriteren? De MoSCoW-methode – een acroniem voor must-have, should-have, could-have en won't-have – is een goede benadering om in vier stappen je vereisten te prioriteren.
Minder kans op teleurstelling
Als je eenmaal je vereisten geprioriteerd hebt, kun je op basis daarvan een vragenlijst maken en al een aantal potentiële pakketten selecteren. Tijdens een demo zie je vervolgens heel snel of het pakket ook daadwerkelijk biedt wat je nodig hebt. Zo is de kans op een teleurstelling het kleinst. En accepteer dat de overstap gepaard gaat met wat veranderingen. Als je heel rigide vasthoudt aan wat je had, kun je ook geen stap voorwaarts maken. Laat je daarbij gerust adviseren door een expert, zoals jij ook jouw klanten adviseert
Download onze vergelijkingstool
Het maken van een vragenlijst kost tijd. We helpen je graag een handje. Wij hebben alle vragenlijsten die wij de afgelopen jaren hebben gekregen op een grote digitale hoop gegooid en daar hebben we de belangrijkste thema’s uit gedestilleerd. Op basis daarvan hebben we een basis-vergelijkingstool gecreëerd die jou op weg helpt bij je pakketselectie. Zo krijg je heel veel vergelijkingsvragen in de schoot geworpen en weet je zeker dat je geen belangrijke zaken vergeet. Interesse? Download dan onze vragenlijst pakketselectie!.
