Om gedegen beslissingen te kunnen nemen, moet je helder inzicht hebben in budget en realisatie en moet je de capaciteit van je kantoor goed bewaken. Dat kun je natuurlijk doen met Excel-sheets. In dit blog vertelt Eddy Plasier, directeur bij Qics, hoe je met een centrale manier van vastleggen en bijhouden écht inzicht krijgt.
Lijstjes, lijstjes, lijstjes
Veel organisaties hebben hun processen rondom urenregistratie en facturatie wel goed geregeld. Maar voor planning en projectmanagement wordt vaak nog teruggevallen op ‘good old’ Excel. Mooie lijstjes met wie wanneer beschikbaar is, lijstjes met wie wanneer op vakantie is, lijstjes met geplande uren. Kortom: lijstjes, lijstjes, overal lijstjes. Dat komt het overzicht niet ten goede om over het inzicht nog maar te zwijgen.
Inzoomen waar iets scheef gaat
Om goede, gedegen besluiten te nemen, heb je inzicht nodig in planning en projectmanagement, in budget versus realisatie en in de beschikbare capaciteit. Wil je weten hoe een project ervoor staat, dan moet je niet alleen weten hoeveel uur je al hebt gebruikt, maar ook hoeveel uur er nog op de planning staat. Kom je met dat aantal uur uit om het project af te ronden en hoe verhoudt zich dat ten opzichte van het budget? Als je het idee hebt dat ergens iets scheef gaat, moet je kunnen inzoomen om te zien waar en wanneer het misgaat. Als je alles in één centraal systeem vastlegt en bijhoudt, hebben alle belanghebbenden exact dát inzicht dat ze nodig hebben om de juiste beslissingen te nemen. Excel-lijstjes geven je dat inzicht niet.
Virtuele alarmbellen
Als je tweehonderd uur hebt gepland voor een project en je hebt honderd van die uren al besteed, dan is het wel de bedoeling dat de planner ook nog honderd uren op de planning heeft staan. Als dat er honderdtien zijn, ga je tien uur tekortkomen. Vertrouwt iedereen op zijn eigen Excel-lijstje, dan komt er een moment dat er ergens iets misgaat. Met een centraal systeem, gaan ergens virtuele bellen rinkelen en kun je op tijd actie ondernemen. Bovendien word je op die manier ‘gedwongen’ op een uniforme manier te werken. Dat brengt de kwaliteit van je organisatie naar een hoger plan.
Ook toe aan een volgende stap?
Wil je ook helder inzicht in urenregistratie, facturatie, planning en projectvoortgang? Wil je in no time je facturen versturen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
