Zodra er uren worden geschreven op een project ontstaat er productie. Productie is ook de naam van de tabel in Power BI waarin deze gegevens terug te vinden zijn. Daarnaast heb je de tabel ‘project’ nodig om de gegevens voor het juiste project te kunnen filteren. Met de tabellen ‘productie’ en ‘project’ kun je de geschreven uren en bedragen op het project op verschillende manieren inzichtelijk maken. Bijvoorbeeld per medewerker, per week, per maand of per artikel. Mocht je door willen gaan tot het niveau van de individuele urenregels, dan is de tabel ‘productiedetails’ van belang. Hiermee zijn de individuele omschrijvingen van de urenregels op te vragen. Naast het aantal uren kan ook gerapporteerd worden op wel/niet facturabele uren óf op de te verwachten omzet en kosten.
Let er wel op dat ‘productie’ iets anders is dan ‘facturatie’. Een geschreven uur zal niet altijd tot een factuur leiden en er hoeft ook geen productie ten grondslag te liggen aan gefactureerde bedragen. Daarom kunnen overzichten van de productie niet altijd met klanten worden gedeeld.
Facturatie
Voor externe rapportage wordt daarom vaak uitgegaan van de tabel ‘facturatie’. Hierin bevinden zich álle gefactureerde regels van een project. Dit zijn de uren, verschotten en termijnen die ook daadwerkelijk zijn doorbelast. Ook deze gegevens kun je weer uitsplitsen naar medewerker, tijd of artikel, maar ook bijvoorbeeld naar kostenplaats of per factuurnummer. Zo kun je de opdrachtgever op elk gewenst moment, in elke gewenste vorm, inzicht geven in de gefactureerde uren.
Budgetten
Een essentieel element in een goede projectrapportage is natuurlijk de vergelijking met het afgesproken budget. In QicsMilestones zijn er meerdere mogelijkheden om budgetten vast te leggen. De meest gedetailleerde methode is het budgetteren op taakniveau. Dit komt in de volgende paragraaf aan bod. Een project kan een budget in tijd of in geld hebben en deze budgetten vind je in de project tabel. Tot slot is het mogelijk om het budget per medewerker vast te leggen.
Het budget kun je vergelijken met de gegevens uit de facturatie tabel. Uren die op het project zijn geschreven, maar nog niet zijn gefactureerd, kun je eventueel ook meenemen in een overzicht dat het budget met de realisatie vergelijkt. Hiervoor gebruik je de tabel ‘productiedetail’, waarbij je filtert op de productie met als status goedgekeurd. Zo zie je alleen de uren die nog niet verwerkt zijn.
Voortgang bewaken met taken
Door te werken met taken binnen een project, is het mogelijk om de meest gedetailleerde voortgangsrapportage te creëren. Elke taak kan afzonderlijk gebudgetteerd worden en de productie en facturatie kan weer naar taak worden uitgesplitst. Op deze manier kun je je project onderverdelen in vele kleinere taken, die allemaal apart gebudgetteerd en vergeleken kunnen worden.
De echte kracht ontstaat als je de projectmedewerkers ook regelmatig aan laat geven hoeveel werk er nog verricht moet worden om de taak af te ronden. Zo ontstaat (per taak) inzicht in het budget, de besteding en het meer- of minderwerk. Ook kun je het percentage ‘gereed’ en het gebruikte percentage van het budget eenvoudig inzien. Zo kun je al vroeg in het project signaleren of het project binnen budget zal blijven of dat er uitloop te verwachten is. Hoe eerder deze signalen de projectleider bereiken, hoe beter er nog kan worden bijgestuurd.
Fixed price projecten
Projecten die niet op basis van ‘uurtje factuurtje’, maar op basis van fixed price worden gefactureerd, vormen een speciale categorie. Ook hier is het zinvol is om ‘budget’ en ‘realisatie’ naast elkaar te zetten en/of om te budgetteren op het detailniveau van taken. In tegenstelling tot de nacalculatieprojecten zie je echter alleen de termijnen in de tabel ‘facturatie’. Je maakt daarom ook direct een vergelijking met de geschreven productie om deze af te zetten tegen het budget. Om fixed price projecten goed te kunnen vergelijken wordt gebruik gemaakt van de meetwaarde ‘gemiddeld uurtarief’. Dat is het totaal gefactureerde bedrag, gedeeld door álle uren die op het project zijn geschreven. Zo krijg je met één cijfer inzicht in het succes of het falen van een project.
Doorlopende projecten
Binnen de fixed price projecten is er nog een categorie, namelijk de doorlopende projecten met terugkerende omzet (denk bijvoorbeeld aan contracten of abonnementen). Net zoals bij de gewone fixed price projecten zet je hier het budget af tegen de productie. Je zult dit alleen steeds over een bepaalde periode willen zien (bijvoorbeeld een jaar). Zo kun je voor bijvoorbeeld onderhoudscontracten zien of de onderhoudsfee in lijn is met de werkzaamheden die binnen een jaar verricht zijn. Let er daarbij wel op dat dit vergelijk alleen zinnig is als de omzetten en de kosten in dezelfde rapportageperiode vallen. Je kunt ook eventueel met formules zorgen dat een jaarlijkse fee wordt onderverdeeld in twaalf maandelijkse fees, die je dan weer per maand met de productie kunt vergelijken.
Interne projecten
Projectrapportage hoeft zich niet te beperken tot externe projecten. Ook voor interne projecten zijn dezelfde principes toepasbaar. Daarnaast biedt het schrijven van niet-productieve uren op interne projecten nóg een aantal interessante rapportagemogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld het ziekteverzuim in kaart brengen of inzage krijgen in de verdeling van vakantiedagen over het jaar.
Portfolio analyse
Naast het rapporteren over individuele projecten is het natuurlijk ook mogelijk om over projecten heen te rapporten. Een van de manieren om dit op een consistente wijze te kunnen doen, is om bij de inrichting van QicsMilestones te zorgen dat alle projecten van een bepaald type (nacalculatie, fixed price, onderhoud e.d.) van een aparte projectcategorie worden voorzien. Zo voorkom je dat appels met peren worden vergeleken en kun je bijvoorbeeld voor termijnprojecten de gemiddelde prijs afzetten, terwijl je voor nacalculatieprojecten het budgetresultaat rapporteert.
De gegevens set van QicsMilestones voor Power BI biedt daarnaast een groot aantal andere dimensies waarop de projecten met elkaar vergeleken kunnen worden. Bijvoorbeeld een vergelijk tussen afdelingen, tussen projectleiders, of tussen kostenplaatsen.
Meer weten?
Naast projectrapportage kun je dezelfde combinatie tussen QicsMilestones en Power BI voor nog veel meer analyses, rapporten en dashboards gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in de capaciteit en de bezetting van de medewerkers, productiviteit en declarabiliteit, planning vs. realisatie en nog veel meer.
Meer weten over deze en andere mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over wat onze producten voor uw organisatie kunnen betekenen.
Mark Velthuijsen
Mark is medeoprichter en Technisch Directeur van Qics B.V. Mark stuurt dagelijks meerdere ontwikkelteams aan en is hierbij eindverantwoordelijk voor het financiële en technische eindresultaat van projecten.
