Een goed ICT-project wordt op tijd, binnen budget en met de juiste kwaliteit opgeleverd. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Er is nogal wat voor nodig om dat voor elkaar te krijgen: realistische budgetten, haalbare deadlines, goed projectmanagement, weinig verzuim, duidelijke rolverdelingen, heldere afspraken, capabele mensen en beheersbare afhankelijkheden. Er hoeft maar op één punt een onvoldoende gescoord te worden en het hele project staat onder druk, mislukt of is verlieslatend. En met een vaste pool van mensen leidt het uitlopen van één project al snel tot problemen bij een ander project. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er in de loop der jaren veel methodes zijn ontwikkeld om grip te houden op deze ICT-projecten. In dit artikel beschrijven we op welke manier software kan helpen bij het managen van ICT-projecten.
Projectmanagementmethoden
Hierboven werden enkele punten genoemd die van invloed zijn op het slagen van een ICT-project. ‘Goed projectmanagement’ was daar één van. Dat is misschien wel de belangrijkste factor, gemeten naar de invloed die ermee uitgeoefend kan worden grip te houden op de planning en oplevering van een project. Met goed projectmanagement wordt er namelijk voor gezorgd dat het project goed uit de startblokken komt (door al bij het afgeven van budgetten en deadlines zorgvuldig te werk te gaan, goede afspraken te maken en een goed team in te zetten) en dat niet te voorkomen hobbels worden gladgestreken (zorgen voor een vervanger bij ziekte, duidelijke communicatie bij escalaties, enz.). Zorg er in ieder geval voor dat de projectmanager in alle fases van het project wordt betrokken en niet pas wordt ingeschakeld als er door anderen geconstateerd wordt dat het project uit de bocht vliegt. Dan is er geen software of methodiek die een valse start ongedaan kan maken. Vervolgens moet er bepaald worden welke methodiek er ingezet gaat worden. Een ‘agile’ project vraagt een andere aanpak dan een typisch ‘waterval’ project. Bij agile projecten wordt voortschrijdend inzicht omarmd, waterval-projecten gaan er juist vanuit dat de vooraf afgestelde specificaties niet, of alleen bij hoge uitzondering, worden bijgesteld. De projectmanagementmethodiek moet dus goed bij het project passen.
Software voor projectmanagement
Voor een projectmanager is informatie die hem/haar kan informeren over de status van een project van groot belang. Ook hier geldt dat deze informatie al voor de start van een project aanwezig moet zijn. Wat zijn realistische opleverdata van de (deel) projecten? Welke competenties heb ik in het project nodig? Welke competenties zijn beschikbaar? Waar zitten de afhankelijkheden? Goede projectmanagementsoftware geeft hier inzicht in. Belangrijk is dat deze software ook inzicht geeft in de voortgang en bemanning van projecten die parallel of opeenvolgend worden opgestart. Vaak worden resources immers gedeeld, waardoor éénzelfde persoon aan meerdere projecten tegelijk kan werken. Als je alleen maar zicht hebt op je ‘eigen’ project, mis je belangrijke informatie. Andere projecten kunnen immers een risicofactor voor het ‘eigen’ project zijn.
Laten we ervan uitgaan dat de software in staat is om een realistische planning in een ‘work-breakdown structure’ vast te leggen (inclusief budgetten in geld en tijd), rekening houdend met de capaciteit die nodig is bij andere projecten. Dat is een mooi begin, want het geeft een goed gevoel over de haalbaarheid van de afgegeven planning en het is de basis voor het opstarten van een succesvol project. Een mooi begin dus, maar niet voldoende. Zodra het project immers is gestart, heeft de projectmanager inzicht nodig in de voortgang van het project. Er moet niet alleen inzicht zijn in de bestede uren per taak ten opzichte van de gebudgetteerde uren, maar ook in de uren die nog benodigd zijn om de taak af te ronden. Wanneer er aan een taak die voor 200 uur is
gebudgetteerd, 150 uur is besteed, kan dat goed nieuws zijn in het geval de taak daarmee is afgerond. Als echter op dat moment nog naar verwachting 100 uur nodig is om de taak te voltooien, moet de projectmanager direct actie ondernemen om te voorkomen dat deadlines en budgetten overschreden worden.
Geen eilandjes
Kortom, goede software voor het managen van ICT-projecten kijkt niet alleen over projecten heen, maar kijkt binnen het project zowel naar de planning, de budgettering, de besteding en de verwachting. Dat vraagt om een koppeling tussen de planning en de urenregistratie en om het kunnen vastleggen van ‘work-remaining’. Een koppeling tussen planning en urenregistratie heeft nog een ander belangrijk voordeel: door weekstaten van medewerkers alvast te voeden met de planning, wordt het de medewerkers makkelijker gemaakt om uren te registreren. Tijdschrijven is van niemand een hobby, dus wat daaraan gedaan kan worden om de drempel te verlagen is mooi meegenomen.
In de praktijk zien we juist dat de link tussen planning en urenregistratie ontbreekt. De planning wordt bijvoorbeeld gemaakt in MS Excel of MS Project, terwijl er voor de urenregistratie een apart systeem wordt gebruikt. Het budget uit MS Excel wordt dan weliswaar overgenomen, maar vaak als totaalbedrag en niet uitgesplitst in de ‘work breakdown structure’ zoals die vooraf is opgesteld. Dat maakt het koppelen van bestede uren aan het juiste projectonderdeel weer complex. Alles wat complex is, kost tijd en juist die tijd wil je zo goed mogelijk besteden om zo vroeg mogelijk inzicht te krijgen in de projectvoortgang.
Snel acteren levert geld op
De opdrachtgever stelt het overigens enorm op prijs als knelpunten tijdig gemeld worden en als deze knelpunten middels duidelijke overzichten onderbouwd kunnen worden. Informeer je een opdrachtgever te laat over extra benodigde uren of uitgestelde oplevermomenten (op het moment dat de overschrijding al een feit is) dan is de kans groter dat er geen extra budget komt en dat hij/zij de late melding in zijn algemeenheid als ‘onprofessioneel’ en als ‘voldongen feit’ bestempeld. Er is immers geen goed antwoord te verzinnen op de vraag ‘Waarom heb je me dat niet eerder gemeld?’ als de echte reden is ‘Er is veel handwerk voor nodig om te kijken hoe het loopt’. Meld je een opdrachtgever echter een verwachte overschrijding en een aantal opties om deze tegenslag het hoofd te bieden, dan zal de opdrachtgever sneller geneigd zijn om extra budget vrij te maken. Goede projectmanagementsoftware kan je dus helpen bij het verkopen en verdedigen van meerwerk.
Facturatie
Een laatste punt waar goede projectmanagement software aan moet voldoen, is een integratie met de facturatie. De gefactureerde bedragen zijn niet alleen voor de afdeling finance van belang, maar ook voor de projectmanager. Laten we als voorbeeld een project nemen dat op basis van ‘uren maal tarief’ wordt afgerekend. Als alle uren die worden besteed inderdaad één op één worden gefactureerd, zullen de gefactureerde bedragen weinig stuurinformatie voor de projectmanager opleveren. Anders wordt dat wanneer er, om wat voor reden dan ook, meer of minder uren worden gefactureerd dan er zijn besteed. Een projectmanager heeft dan opeens twee getallen om in de gaten te houden: hoeveel extra uren/kosten kost het realiseren van het project ons (budget vs realisatie) en hoeveel extra uren/kosten gaat het de opdrachtgever kosten (budget vs facturatie). Afhankelijk van de persoon met wie de projectmanager communiceert, zal hij het ene of het andere getal paraat moeten hebben.
Analyseer en leer
Als het goed is, lopen de projecten van morgen beter dan de projecten van vandaag. We leren van fouten en implementeren methodes die succesvol blijken te zijn. Projectmanagement stopt dan ook niet bij het einde van het project. Het loont om afgesloten projecten te analyseren en te vergelijken met (soortgelijke) projecten. Dat levert verbeterpunten en ‘best practices’ op, die bij het plannen en uitvoeren van een volgend project kunnen worden toegepast. Kijk dus bij het selecteren van projectmanagementsoftware ook naar de mogelijkheden om rapportage- en analysetools te kunnen koppelen aan de data van uw planning, urenregistratie en facturatiedatabase. Ook om die reden is het bijhouden van een planning en de voortgang in MS Excel niet aan te raden: een MS Excel-sheet per project levert losstaande data op, die lastig te combineren vallen met data van andere projecten of data afkomstig uit andere systemen.
QicsMilestones
Vanuit Qics ontwikkelen wij cloudsoftware die ICT-bedrijven en andere zakelijke dienstverleners helpt om efficiënter te werken en grip te houden op projecten. Probeer QicsMilestones gratis.
