Wanneer je hebt besloten om nieuwe software voor urenregistratie, planning en facturatie aan te schaffen, is het goed om een wensen- en eisenlijst te hebben. Deze stuur je als pakketselectievragenlijst naar verschillende aanbieders. Wanneer je potentiële leveranciers hebt geselecteerd op basis van de ontvangen informatie, is het verstandig om demonstraties op maat aan te vragen.
Welke vragen stellen en waarop letten?
Hoe bereid je deze software demonstraties voor? Wij geven je een aantal belangrijke aandachtspunten waarover je vragen kunt stellen tijdens een demonstratie.
# 1 Vragen over de pakketselectie antwoorden
Wanneer je een pakketselectievragenlijst hebt teruggekregen van een leverancier, bespreek deze dan met het team dat verantwoordelijk is voor de software keuze. Alle zaken die niet helemaal helder zijn of waarover nieuwe vragen ontstaan, noteer je als vraag.
# 2 Wat is belangrijk voor jouw kantoor?
De nieuwe software moet zorgen voor een verbetering in snelheid, in efficiëntie, in kwaliteit, in overzicht en controle of de software moet bijdragen in het behalen van andere doelen die jullie hebben gesteld. Maak van deze doelen een kort overzicht en stel de vraag hoe (en of) de software jullie daarin kan ondersteunen.
# 3 Hoe lang duurt het voordat we kunnen implementeren?
De doorlooptijd van een implementatie is afhankelijk van de grootte van je kantoor en kan ca. twee tot vier maanden duren. Om de implementatie en de live datum te kunnen plannen is het nodig om de implementatieduur te weten. Een inschatting hierover kun je tijdens de demonstratie vragen. Hou er hierbij rekening mee dat veel leveranciers niet meteen kunnen starten omdat de consultants een aantal weken vooruit zijn volgepland.
# 4 Wat is de beste periode om live te gaan?
De keuze voor 1 januari lijkt logisch. Maar misschien is het helemaal niet zo’n goede datum om live te gaan. Januari is voor de meeste kantoren al druk genoeg. Door een paar maanden vóór deze datum live te gaan, ben je al aan de nieuwe oplossing gewend voordat het ‘hoogseizoen’ begint. Wat voor jouw kantoor de beste periode is, is ook een samenspel van de leverancier en jouw kantoor. Daarom een prima vraag om te stellen tijdens een demonstratie.
Vraag een demonstratie van QicsMilestones aan
Ruim 250 kantoren werken inmiddels met QicsMilestones omdat de software zorgt voor efficiënte urenregistratie, planning en facturatie. Wil je weten wat het voor jouw kantoor betekent? Boek dan via onderstaande link een demonstratie op maat.
