Bij ieder bedrijf waar ik over de vloer kom speelt dit probleem: Er is altijd wel iemand die niet op tijd zijn uren schrijft. De gevolgen hiervan zijn groter dan men wellicht denkt. Naast het feit dat een onregelmatige facturatie zorgt voor een onregelmatige cashflow en dat het een negatieve invloed kan hebben op de continuïteit van een bedrijf, zijn er meer ongewenste neveneffecten.

Een ander gevolg is bijvoorbeeld dat het laat registreren van uren leidt tot een minder betrouwbare reflectie van de werkelijk bestede tijd. Hierdoor kan achteraf (en terecht) een discussie ontstaan over de inhoud van de nota. De tijd die daar weer aan besteed wordt door de debiteurenadministratie en soms de projectmanager of tijdschrijver zelf, kan uiteraard beter aan andere zaken worden besteed.

Dit geldt niet alleen voor de declarabele uren, maar ook voor de productieve uren. Het analyseren van de uren en het bijsturen op de resultaten gebeurt dan op basis van gegevens die afwijken van de werkelijke werkzaamheden. Medewerkers zullen vaak beweren dat ze gevoelsmatig een goed idee hebben van eerder geschreven tijd en weten op welke projecten tijd verantwoord is en dus goed kunnen ‘bijsturen’. Helaas is dat zonder fotografisch geheugen niet mogelijk. Als er tijdens het boeken teruggegrepen moet worden op oude urenstaten of workflows of mails, is de kans op het vergeten van uren groot.

Nog ten overvloede voor de tegenstanders van urenregistratiesoftware, die uren op papier bijhouden en de uren later (laten) invullen in het daarvoor bedoelde systeem: daarvoor is het onnodig om te zeggen dat tijd verloren gaat door dubbele invoer. Uiteindelijk zal ook de betrouwbaarheid van de invoer, bijvoorbeeld door onleesbare omschrijvingen, van invloed zijn op de tijdregistratie.

Het komt wellicht over alsof tijdschrijven een proces is waar veel mis kan gaan door verkeerde of late invoer. Dat klopt helaas: garbage in garbage out. Wij leggen ons hier natuurlijk niet bij neer. Er zijn oplossingen.

Bij een aantal klanten waar ons team QicsTime heeft geïmplementeerd werken wij met een signaleringsysteem met behulp van SQL en Report Server. Hiermee wordt in kaart gebracht hoe vaak en wanneer een medewerker te laat is met schrijven van de tijd. Mails met relevante informatie gaan naar de afdelingsmanager of de projectmanager voordat men over gaat tot facturatie. Aansturing en eventueel correctie van de uren kan dan alsnog plaatsvinden.

De mails zorgen ervoor dat het niet nodig is om continue zelf software op te moeten starten en een overzicht op te vragen. Deze manier van actief signaleren helpt de manager met het blootleggen van een belabberde registratie.

Het aanspreken van een medewerker op een slechte registratie kan men als vervelend ervaren, echter de medewerker ervaart de confrontatie zelf ook als vervelend. Vaak is het een kwestie van de gewoonte vormen. Net zoals het een goede gewoonte is om te controleren of de deur op slot is of om twee keer per dag tanden te poetsen.

Recente onderzoeken naar gedrag en gewoonten beweren dat het al gauw twee volle maanden duurt met dagelijkse herhaling van de activiteit voordat een automatisme ontstaat. De kans op het vormen van gewoonte is het grootst als in de eerste dagen van de gewoonte herhaling plaatsvindt.

Het sterkt mij in de gedachte dat mensen heropvoedbaar zijn in hun urenschrijfgedrag. Het is echter een zaak van de afdelingsmanager of projectmanager om vol te houden.

Daarnaast is een goede, snelle analyse van de geboekte uren een evident middel voor het bijsturen van de urenschrijver. Zowel Milestones als QicsTime hebben diverse standaard rapportages die een goed beeld geven van de productiviteit of budget vs realisatie. Hiermee sturen we niet alleen op tijdig schrijven, maar ook op de inhoud.