Het is het begin van een nieuw jaar en traditioneel gezien is het dan tijd voor goede voornemens. Wat blijkt? Veel accountantskantoren hebben zich voorgenomen dit jaar écht iets te gaan doen met data. Toch is dat nog niet heel eenvoudig. In dit blog legt Eddy Plasier, directeur bij Qics, uit hoe het wél een succes wordt.
Voornemens
Onlangs las ik een bericht van een bevriende accountant. Hij schreef dat veel accountantskantoren het voornemen hebben gemaakt om in 2023 eindelijk iets te gaan doen met data, maar dat ze daar toch nog wel een beetje mee worstelen. Hij had het zelfs over monnikenwerk. Als je kijkt naar hoe accountantskantoren traditioneel gezien werken, is die worsteling wel te begrijpen.
Tijd is geld
Veel kantoren zijn gewend om op een bepaalde manier te rapporteren. Daarbij kijken ze vooral naar productiviteit. In hoeverre is de tijd die medewerkers aan klanten besteden declarabel en hoeveel uren zijn dat niet? Kortom, hoeveel van hun bestede tijd levert geld op? Die rapportagemethode stamt natuurlijk nog uit de tijd dat je als accountantskantoor uren aan je klant in rekening bracht. Hoe hoger je declarabiliteit, hoe meer omzet je kon verwachten.
De gang naar het abonnementsmodel
Tegenwoordig werken steeds meer kantoren met abonnementen. Met uitzondering van meerwerk factureer je simpelweg de afgesloten abonnementen. Als je wilt weten hoe je ervoor staat, heeft kijken naar productiviteit dus niet zo veel zin. De regel dat meer bestede uren meer omzet betekent, geldt dan niet meer. Sterker nog: hoe minder uur je op een project schrijft, hoe winstgevender.
Inzicht
Je ziet dus een verschuiving naar andere afrekenmethodes. Het achterliggende idee is dat dat uiteindelijk meer geld oplevert. Maar om te weten of dat daadwerkelijk zo is, moet je wel het juiste inzicht hebben. Aan welke klanten besteed je minder uren dan gepland en aan welke meer, en hoeveel meer is dat dan? Werken we echt wel zo efficiënt mogelijk en wat levert mij dat nu eigenlijk op als ik daar de bestede uren tegenover zet?
Monnikenwerk
Door deze ontwikkeling zien we dat er steeds vaker sprake is van een concrete rapportagebehoefte. Veel organisaties denken dat dat heel eenvoudig is en vragen iemand: wil jij even naar mijn data kijken? Ze krijgen dan óf een enorm rapport waar niemand iets uit af kan lezen, óf ze krijgen nul op het rekest. Om je data zo goed te krijgen dat je er daadwerkelijk iets uit af kunt lezen, is inderdaad – ik citeer – monnikenwerk. Wat zijn dan precies de stappen die je moet zetten?
Stap 1. De inrichting
Het begint allemaal met de juiste inrichting van je data. Als je werkt met eenzelfde abonnement voor meerdere klanten en daar wil je op rapporteren, dan moet je dat op een uniforme manier gaan vastleggen. Je moet zorgen dat je ergens kunt herkennen dat het om dat abonnement gaat. Je kunt ze allemaal eenzelfde artikelnummer meegeven, ze indelen in een bepaalde klantgroep of projectcategorie. Hoe je het ook doet, ze moeten een label krijgen waardoor je in één keer die set klanten of dat type omzet kunt identificeren. Vervolgens is het belangrijk dat de gefactureerde bedragen en de bestede uren aan elkaar te koppelen zijn. Denk er dus over na op welke post je je uren schrijft. Tenslotte moet je ook bij ieder uur dat je schrijft, zowel het fictieve verkooptarief vastleggen als de kostprijs van de medewerkers, zodat je niet alleen inzicht krijg in je efficiency, maar ook in je marge.
Stap 2. Data modelleren
Als je je data goed hebt ingericht, moet je de data gaan modelleren. Je moet bijvoorbeeld een formule opstellen waarmee je de marge bepaalt of waaruit je het gemiddelde uurtarief in een bepaalde periode kunt bepalen. Bijvoorbeeld: hoeveel omzet heb ik ten opzichte van het aantal uur wat in die periode is besteed? Je moet dus ook een zogenaamde datumdimensie hebben. Er moet een tabel zijn, waarmee je je data kunt koppelen aan een bepaalde week, maand, kwartaal of jaar. Kortom: alles waar je over wilt kunnen rapporteren, moet je gemodelleerd hebben.
Stap 3. Rapporteren
Pas als je alle data gemodelleerd hebt, kun je het rapport gaan bouwen. Het creëren van het rapport is dus eigenlijk het werk niet. Na het inrichten en het modelleren van de data is dat in principe een fluitje van een cent. Zelfs het wijzigen van een rapportage is relatief eenvoudig. Wil je de rapportage niet per klant zien, maar per klantgroep? Geen probleem. Wil je per week een rapport in plaats van per maand? Consider it done.
Opstapje naar écht goede inzichten
Nu je hier bent aanbeland, kun je nog veel meer doen met je data. Je kunt bijvoorbeeld je churn bekijken: hoeveel mensen nemen binnen een bepaalde periode afscheid van hun abonnement? Hoeveel nieuwe klanten komen erbij? Hoeveel bestaande klanten hebben meer afgenomen en hoeveel zijn gedownscaled in abonnement? Wat is je Monthly Recurring Revenue (MRR)? Wat zijn de bleeders en kun je met hen nieuwe prijsafspraken maken? De eerste drie stappen zijn eigenlijk slechts een opstapje naar de echt interessante data, waarmee je zowel je dienstverlening als je efficiëntie kunt verbeteren. Dus ja, je kunt met data heel waardevolle inzichten krijgen, maar die komen niet uit de lucht vallen. Je moet eerst bepaalde stappen zetten om je data goed vast te leggen. Pas dan kun je van goede voornemens naar goede inzichten komen.
Meer weten?
Wil je ook de stap maken van een goed voornemen naar daadwerkelijk goede inzichten? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
