Een project binnen budget, op tijd en met de juiste kwaliteit opleveren is altijd een uitdaging. Of het om ICT project, een intern project of een bouwproject gaat, overal komen dezelfde problemen en valkuilen voor. In dit artikel beschrijven we zes veel voorkomende fouten, die tot problemen bij het correct opleveren van een project kunnen leiden.
1. Een onduidelijke scope
Het projectplan beschrijft welke werkzaamheden er voor het project worden uitgevoerd. Maar staat er ook goed beschreven wat er niet onder de werkzaamheden valt en dus niet gepland en niet begroot is? Zorg voor een hele duidelijke definitie van de scope en toets de scope met de opdrachtgever. Een onduidelijke scope leidt tot verschillende verwachtingen, zowel binnen het team als tussen het team en de opdrachtgever. Discussies over meerwerk zijn per definitie problematisch als de in het projectplan beschreven scope ruimte laat voor meerderlei interpretatie.
2. De projectmanager wordt te laat ingeschakeld
Vaak zit het verschil tussen een goed en slecht project hem in de voorbereiding. Een slecht voorbereid project is gedoemd te mislukken. Een projectmanager is getraind om mogelijke problemen in een planning te signaleren. Betrek hem/haar dus al bij het project voordat het projectplan naar de opdrachtgever gaat. Een projectmanager confronteren met een plan wat niet vooraf door hem/haar beoordeeld is, is geen goed idee. De projectmanager zal er ‘het beste van proberen te maken’, maar je doet jezelf, de opdrachtgever en de projectmanager een groot plezier door juist vooraf heel kritisch te zijn over de planning en doorlooptijd.
3. Onvoldoende draagvlak bij het projectteam
Wat voor de projectmanager geldt, geldt in min of meer dezelfde mate ook voor het projectteam dat verantwoordelijk is voor de uitvoering: hoe eerder je de sleutelfiguren van het project bij het project betrekt, des te groter de kans dat het project slaagt. Vaak is er een spanningsveld tussen ‘sales’ en het team wat het project moet uitvoeren. Sales heeft er belang bij om het project te verkopen en doet dat in sommige gevallen door uit te gaan van het meest gunstige scenario. Het projectteam wordt dan te weinig gelegenheid geboden om zijn zegje te doen. Probeer vooraf draagvlak te krijgen van het team dat de klus moet gaan klaren, dat voorkomt veel interne discussies en problemen bij de uitvoering.
4. Het ontbreken van een duidelijk beeld van de huidige status
Een van de succesfactoren van goed projectmanagement is de snelheid waarmee knelpunten worden gesignaleerd en de snelheid waarmee er kan worden ingespeeld op deze knelpunten. Wanneer je een onduidelijk beeld hebt van de huidige status (‘Volgens mij liggen we op schema’) , loop je een groot risico. Hoe later je het knelpunt signaleert, hoe moeilijker het is om bij te sturen. Zorg dus voor een goed inzicht op ieder moment: hoeveel tijd is er besteed, hoeveel tijd moet er nog besteed worden, lopen de kritieke paden gevaar?
5. Onderschatting van afhankelijkheden
De meest complicerende factoren in een project zijn de afhankelijkheden van ‘anderen’. Afhankelijkheden van leveranciers, van deelleveringen, van de juiste resources, van de logistiek, van feedback van de opdrachtgever. Het is complex omdat je er vaak geen directe invloed op hebt en omdat je er veel moeite voor moet doen om te achterhalen of de afhankelijkheden tot een vertraging of problemen in het project leiden. Onderschat je de afhankelijkheden, of stop je niet de tijd erin om ze te monitoren, dan is de kans groot dat ze het project ernstig verstoren als er buiten het projectteam iets mis gaat. Het managen van het eigen projectteam is dus net zo belangrijk als het managen van alle project-gerelateerde zaken buiten het projectteam.
6. Slechte communicatie
In alle drukte vergeten we nog wel eens goed te communiceren. Niet iedereen die op de hoogte zou moeten zijn, beschikt over de juiste informatie, met alle gevolgen van dien. Slechte communicatie naar de opdrachtgever is net zo schadelijk voor het project als slechte communicatie binnen het projectteam. Niet alleen de projectmanager is verantwoordelijk voor de communicatie, die verantwoordelijkheid ligt bij ieder project lid. Het is ‘halen’ en ‘brengen’.
Hou bovenstaande valkuilen bij een volgend project goed in de gaten en blijf streven naar het perfecte project: op tijd, binnen budget en naar volle tevredenheid van de opdrachtgever opgeleverd.
QicsMilestones
Vanuit Qics zijn we continu bezig om software te ontwikkelen die zakelijke dienstverleners helpt om efficiënter te werken en projecten beter te managen.
