Ik hou van systematiek en orde. Als een bepaalde procedure goed voor mij werkt, hou ik die graag gehandhaafd. Een klein voorbeeld hierin is de manier waarop ik kook. Ik lees het recept goed door, leg alle ingrediënten op volgorde klaar, zet muziek aan en begin dan pas met snijden en mixen. Routine is fijn, maar verandering kan goed zijn. Mijn werk als softwareconsultant bij Qics dwingt mij gelukkig om open te staan voor veranderingen, veel veranderingen zelfs. Iedere twee weken komt een nieuwe versie van QicsMilestones, onze software voor urenregistratie-, facturatie- en planning, beschikbaar en iedere week zit ons team bij een nieuwe klant met weer een eigen bedrijfscultuur.
Bij de implementatie is de eerste stap de analyse van de werkprocessen, zoals het beheren van projecten, het schrijven en accorderen van uren en de manier van factureren. De analyse leidt tot een voorstel. Dit voorstel is een dynamische samensmelting van aan verandering onderhevige processen en in te zetten functionaliteiten van de nieuwe software. Inherent aan een implementatie, is dat de denkwijze van de medewerkers veelal moet veranderen. Eén van de belangrijkste voorwaarden om te komen tot een succesvolle implementatie, is de acceptatie van de veranderingen door de medewerkers. Wat betekent dit in de praktijk?
De eerste stap, het in kaart brengen van de werkprocessen, vereist het grondig onder de loep nemen van de huidige werkwijze. U kunt bijvoorbeeld denken aan het goedkeuren en factureren van uren. In de praktijk zijn bepaalde gewoonten ontstaan die vaak in de huidige situatie geen nut meer hebben. “Zo doen we het al jaren.” “De vorige projectmanager wilde het op deze wijze.” “Vroeger was een vereiste van de klant dat we…” Het is een voorwaarde bij de implementatie, maar vaak ook moeilijk, om objectief naar de eigen werkwijze te kijken.
Daarnaast betekent de aanschaf van nieuwe software, andere functionaliteiten en (on)mogelijkheden waar de organisatie rekening mee moet houden. In het licht van deze nieuwe functionaliteiten, is het handig om prioriteiten aan te brengen in de wensen en eisen. Een goede manier om noodzakelijk van minder noodzakelijk te onderscheiden, is bijvoorbeeld toepassing van de MoSCoW methode (Must have, Should have, Could have, Won’t have). Bepaalde facturatiewensen, zoals een overzichtelijke factuur, staan hoger op de wensenlijst dan een vrij veld op de medewerker kaart.
Na al het vooronderzoek en het vergelijken van de software, is het projectteam helaas vaak ver ‘verwijderd’ van de dagelijkse praktijk en de echte eindgebruikers (de urenschrijvers, administratie, declaranten). Daarmee bedoel ik degenen die niet betrokken waren bij de aanschaf of de analyse van de werkprocessen. Misschien waren ze wel betrokken, maar was het lastig om, gegeven alle dagelijkse werkzaamheden, voldoende tijd vrij te maken om alle aspecten en de impact van de nieuwe software voor urenregistratie en facturatie te overzien.
Bij de afweging om alle veranderingen te omarmen, is een gezonde dosis kritiek gebruikelijk en belangrijk om de gewenste verbeteringen tot stand te brengen. Enige weerstand is normaal gesproken een vast onderdeel van een implementatieproces. Het kan echter ook misgaan, als de weerstand hoog is, terwijl de redenen om mee te werken zwaarder zouden moeten wegen. De weerstand is vaak meer emotioneel dan objectief, waardoor het lastig is voor de persoon in kwestie om te zien welke verbeteringen in het vooruitzicht liggen.
Als bij een implementatie onvoldoende draagvlak bij de medewerkers is gecreëerd, kan dit de voortgang en resultaten enorm frustreren. De enige mogelijkheid om te voorkomen dat het ontspannen ‘kook’ moment eindigt in een onsmakelijk diner, is om te zorgen dat alle betrokkenen bij het project gemotiveerd blijven. Duidelijk zijn over de mogelijke eindresultaten, benadrukken welke voordelen en nadelen ze mogen verwachten, oog houden voor het totaal plaatje, transparant zijn over de benodigde inspanning en vooral betrokkenheid tonen. Software implementeren is een gezamenlijke inspanning, voor een gezamenlijk resultaat.
