Een aantal jaren geleden waren het de accountantskantoren die voorop liepen met het perfectioneren van het proces van urenschrijven en factureren. Inzicht houden in onderhanden werk, de flexibiliteit die gevraagd werd bij het afhandelen van declaratievoorstellen, het inzicht in de productiviteit: accountantskantoren eisten het en kregen het lang voordat andere branches, zoals ICT en consultancy, dit implementeerden. Accountantskantoren plaveiden de weg voor de andere zakelijke dienstverleners, die gretig gebruik gingen maken van de stuurmechanismen die accountants hadden uitgedokterd.
Vaste prijsafspraken bepalen de richting
Nu zijn accountantskantoren opnieuw op zoek naar verbeteringen, voornamelijk ingegeven door de verschuiving van ‘uurtje-factuurtje’ naar ‘fixed price’. Het managen van opdrachten die je tegen vaste bedragen uitvoert, vraagt namelijk een wezenlijk andere werkwijze dan het werken met opdrachten die je op basis van de bestede uren factureert. De rollen zijn nu omgedraaid: zakelijke dienstverleners , zoals ICT bedrijven, die al jaren gewend zijn om met fixed prices, abonnementen en producten te werken, wijzen nu de weg. Wat kunnen accountantskantoren van hen leren en tot welke veranderingen gaat dat leiden? Kortom, hoe ziet het proces van urenregistratie en facturatie er voor accountantskantoren in de toekomst uit?
Een andere kijk op productiviteit
Allereerst zal het sturen op productiviteit veranderen. Het aantal productieve uren per medewerker was lange tijd één van de belangrijkste indicatoren voor de winstgevendheid van een accountantskantoor. Om met fixed price opdrachten zo winstgevend mogelijk te zijn, moet er gestreefd worden naar het tegenovergestelde: zo min mogelijk productieve uren per opdracht. De medewerker die met de minste productieve uren opdrachten succesvol kan afronden, is de meest waardevolle. Hij of zij realiseert immers het hoogste gemiddelde uurtarief. Er zal gestreefd moeten worden naar efficiency. Een streven dat voorheen een stuk minder belangrijk was: als de kwaliteit van het eindproduct in orde was, waren de uren en de direct daaraan gerelateerde factuur goed te verdedigen. Nu er meer en meer gewerkt gaat worden met vaste prijsafspraken, is het behalen van efficiency de sleutel tot succes: het kantoor wat met zo min mogelijk middelen (tijd/geld) in staat is topkwaliteit te leveren, zal klanten trekken en de benchmark zijn voor haar concurrenten.
Stuur op gemiddeld uurtarief
Er werd ook veel waarde gehecht aan bij- en afboekingen: hoe verhoudt de productie zich tot de facturatie? Bij opdrachten die tegen een vaste prijsafspraak worden uitgevoerd, zijn er geen bij- en afboekingen meer. Het te factureren bedrag staat immers vast. Het beoordelen van de bij- en afboekingen op kantoorniveau is hiermee als indicator minder relevant geworden. Hiervoor in de plaats kan gekeken worden naar het gerealiseerde gemiddelde uurtarief: deel de omzet door alle uren die nodig waren om deze omzet te realiseren. Dat geeft zowel voor ‘fixed fee’ als voor ‘uurtje-factuurtje’ projecten een goed beeld van de mate van efficiency die wordt behaald. Het gemiddelde gerealiseerde uurtarief wordt de belangrijkste indicator voor accountantskantoren. Als die stijgt, wordt er per definitie efficiënter gewerkt.
Standaardiseren wordt de uitdaging
Het werken met vaste prijsafspraken gaat gepaard met het vastleggen en bewaken van de scope van de opdracht. Net als in de bouw en in de ICT is het gebruikelijk om met klanten af te spreken welke werkzaamheden onder de vaste prijsafspraak vallen en welke niet. Werkzaamheden die niet onder de vaste prijsafspraak vallen, kunnen als meerwerk in rekening worden gebracht. Deze werkwijze vraagt om standaardisatie: als er per klant afwijkende afspraken worden gemaakt voor eenzelfde type opdracht, wordt het voor medewerkers heel lastig om het meerwerk correct te registreren en te factureren. Bovendien maken afwijkende afspraken het moeilijker om hetzelfde type opdrachten met elkaar te vergelijken. Om efficiency te behalen is vergelijken essentieel: op welke manier, met welke mensen en middelen worden opdrachten zo efficiënt mogelijk uitgevoerd? Als dat bekend is, kunnen deze lessen toegepast worden op alle andere soortgelijke opdrachten.
Stuur tijdens, niet achteraf
Het moment waarop stuurinformatie geraadpleegd wordt, zal ook veranderen. Voorheen werd vaak achteraf (na de facturatie) gekeken naar de resultaten. Eerder was er nog geen betrouwbaar inzicht in de bij- en afboekingen en in het onderhanden werk. Het bewaken van fixed price opdrachten kan al veel eerder beginnen. Er moet dan gekeken worden naar de planning, het budget, de realisatie en de hoeveelheid werk die nog verricht moet worden om de opdracht af te ronden. En dit allemaal het liefst uitgesplitst naar taken, zodat er inzicht ontstaat in welke onderdelen van een opdracht efficiënter of minder efficiënt verlopen ten opzichte van de initiële prognose. Het bepalen van de hoeveelheid werk die nog verricht moet worden (‘Work Remaining’) is nieuw voor veel accountantskantoren. Toch is dit een onmisbaar gegeven: als 80% van het budget besteed is, is dat goed nieuws wanneer de opdracht afgerond is. Als echter op dat moment slechts 50% van de opdracht is afgerond, wordt het hoog tijd om in te grijpen.
Factureer efficiënt
Met een toenemende behoefte aan efficiency, is het goed om te kijken of de facturatie zelf niet teveel tijd kost. In het meest extreme geval werkt een kantoor alleen maar met vaste prijsafspraken, grotendeels in de vorm van abonnementen. Het factureren van deze abonnementen zou volledig automatisch kunnen verlopen: zolang een klant klant is, wordt hij periodiek gefactureerd tegen een vooraf ingesteld bedrag. Die facturen hoeft u niet maandelijks te beoordelen. Dat scheelt weer tijd. Er zijn kantoren die zich afvragen of er in de toekomst überhaupt nog tijd geschreven moet worden. Waarom zou je tot in detail alle uren bijhouden, als er nagenoeg geen opdrachten meer op basis van uren maal tarief worden gefactureerd? Zover zou ik niet willen gaan: zonder geregistreerde uren is het onmogelijk om tot betrouwbare stuurinformatie te komen die nodig is om teams, personen, opdrachten en klantgroepen met elkaar te vergelijken.
Vernieuw de organisatie en de software
Kortom, de vernieuwingen op het gebied van urenregistratie en facturatie worden voornamelijk ingegeven door een verschuiving van ‘uurtje-factuurtje’ naar vaste prijsafspraken. Dat vraagt meer dan een andere manier van factureren. Het vraagt een andere manier van denken, van aansturen en van organiseren. Meer conform de werkwijze van andere zakelijke dienstverleners, zoals ICT bedrijven. Natuurlijk moet de software deze nieuwe werkwijze ondersteunen, maar alleen nieuwe software inzetten zal niet helpen als er ook niet kritisch gekeken wordt naar de manier van werken. Verder zal de software (uiteraard) modern moeten zijn: online en geschikt voor gebruik op zowel PC, tablet als smartphone. Niet dat online software nu per definitie beter of goedkoper is, maar puur omdat verreweg het grootste deel van de investeringen (en daarmee ook het grootste deel van alle innovaties) in online technologieën wordt gedaan. Bovendien ‘ontzorgt’ online technologie: het bespaart tijd en energie, die beter besteed kan worden aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.
QicsMilestones
Vanuit Qics omarmen wij de nieuwe werkwijze en zijn we continu bezig om software te ontwikkelen die accountantskantoren en andere zakelijke dienstverleners helpt om efficiënter te werken.
