1 Zorg voor een goede interne organisatie
We implementeren software bij heel veel ICT-bedrijven. Onze ervaring is dat bedrijven die alles strak organiseren, ook een heel korte facturatietijd hebben. Zij zorgen dat een offerte, inclusief de gemaakte afspraken, snel wordt vastgelegd. Als een project eenmaal loopt is het kristalhelder wie de uren checkt en wie op gezette tijden kijkt of de budgetten nog in de pas lopen. Vooraf worden duidelijke afspraken gemaakt wie wanneer iets af heeft en daar wordt iedereen aan gehouden. De uren worden direct bij het binnenhalen van de opdracht ingepland. Zo hoeft degene die daadwerkelijk aan de slag gaat alleen nog maar te kijken of alles klopt. Door gedurende de maand al alles voortdurend te checken, en niet te wachten tot het einde van de maand, bespaar je kostbare tijd.
Zelf werken wij ook zo. Wij hebben met elkaar afgesproken dat alle uren elke laatste werkdag van de maand in het systeem moeten staan en moeten worden goedgekeurd. Dat doen we dan ook allemaal netjes op die dag en niet een dag later. De factuurvoorstellen worden dan automatisch klaargezet en op een sporadische kleine vraag na, kunnen ze de eerste werkdag van de maand direct de deur uit.
Bij klanten waar de processen minder strak geregeld zijn, zien we dat er tijdens het factureren ineens allerlei vragen oppoppen, of er uren verkeerd zijn geschreven en budgetten overschreden. Als je daar aan het eind van de maand pas achter komt, ben je te laat. Bij sommige bedrijven kost dit zo veel tijd, dat ze hebben besloten maar eens de twee maanden of eens per kwartaal te factureren. Een gemiste kans.
2 Zorg dat je software je processen optimaal ondersteunt
Automatisering is geen wondermiddel. Als je processen niet goed lopen, gaat je software niet ineens op magische wijze voor perfecte facturen zorgen. Maar heb je eenmaal je processen goed op orde, dan is het fijn om met software te werken die die processen optimaal ondersteunt. Ga je met software aan de slag, dan is het wel belangrijk dat je mensen ook bereid zijn vanaf een scherm te werken. Geloof het of niet, er zijn nog bedrijven waar de secretaresse elke maand lijsten print, waar de directeur met een pen zijn opmerkingen opschrijft, die de secretaresse vervolgens weer in het systeem gaat verwerken.
Pieter den Ouden van ETL noemt QicsMilestones weleens gekscherend QicSMILEstones. Dat is niet voor niets. Pieter: ‘Toen ik nog niet met QicsMilestones werkte, was ik twee keer zo veel tijd kwijt.’
3 Wees bereid te standaardiseren
Als je je facturatietijd wil verkorten, moet je ook bereid zijn te standaardiseren. Vermijd exotische prijsafspraken en werk met zo min mogelijk uitzonderingen. Je kunt best met een aantal varianten werken, maar zorg dat er daarbinnen niet te veel afwijkingen zijn. Softwarematig kan dat allemaal best geïmplementeerd worden, maar het zorgt alleen maar voor extra onderhoud en het roept vooral vragen op.
4 Optimaliseer, steeds weer
Tenslotte moet je bereid zijn om je processen steeds weer te optimaliseren. Snel factureren heeft ook te maken met de juiste dingen factureren. Als er budgetoverschrijdingen zijn, neem dan zo snel mogelijk contact op met de klant. Hoe langer het duurt voor je problemen signaleert, hoe langer het duurt om ze af te handelen. Als je vandaag ziet dat de geschreven uren plus de nog geplande uren de gebudgetteerde uren overschrijden, heb je al de kans om met je opdrachtgever te overleggen en eventueel akkoord te krijgen voor meerwerk. Als je dat doet op het moment dat de factuur voor je neus staat, zorgt het alleen maar voor vertraging.
In het kort
Zorg allereerst dat je processen op orde zijn en dat iedereen erop is ingesteld om op tijd te factureren. Maak het vervolgens iedereen zo makkelijk mogelijk: leg alle stappen vast in een systeem zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Werk digitaal en laat het systeem voor je werken. Gaandeweg kun je je processen steeds weer optimaliseren.
Ook snel je facturen de deur uit?
Wil je ook soepel met nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning en projectmanagement aan de slag en in no time je facturen versturen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
