Behoeften veranderen, ook als je accountant bent. Maar het besluit over te stappen op een ander softwarepakket voor je planning, urenregistratie en facturatie, neem je niet zomaar. Dat is een heel proces. Hoe dat proces eruitziet, en met welk tijdspad je rekening moet houden, vertelt Ron de Langen (Qics) in dit blog.
Het pakketselectieproces
Goed, je hebt het besluit genomen, het is tijd voor een andere softwareoplossing. Allereerst moet je dan gaan nadenken over wat je eisen en wensen zijn als het gaat over het nieuwe urenpakket. Om een goede keuze te kunnen maken, is het belangrijk een eisen- en wensenlijst– ofwel een pakketselectievragenlijst – te gebruiken. Om je daar een handje bij te helpen, schreef ik eerder dit blog. Als je weet wat je wil – en wat je niet wil – kun je op basis van de reacties op de pakketselectievragenlijst potentiële leveranciers gaan selecteren en productdemo’s aanvragen. Uiteindelijk maak je een keuze en teken je de opdracht. Daarbij is de duur van het implementatietraject natuurlijk wel een belangrijk aandachtspunt. In accountancyland wordt 1 januari als een ideale datum gezien om van start te gaan met een nieuw pakket voor planning, urenregistratie en facturatie . Die startdatum moet je als uitgangspunt houden in je besluitvormingsproces.
Doorlooptijd implementatie
De doorlooptijd van een implementatietraject is afhankelijk van de grootte van je kantoor. Kleine kantoren hebben over het algemeen genoeg aan twee maanden, waar grote(re) kantoren drie tot vier maanden nodig hebben. Dan moet je dus twee respectievelijk drie à vier maanden voor 1 januari starten met de implementatie. Hou er daarbij rekening mee dat veel softwareleveranciers niet direct kunnen starten. Hun consultants zijn meestal al een aantal weken vooruit volgepland met andere werkzaamheden. Dat betekent dat kleinere kantoren uiterlijk 1 oktober moeten beslissen met wie ze in zee gaan en grotere kantoren in augustus, uiterlijk begin september. In de praktijk nemen grotere kantoren vaak al voor de zomervakantie een besluit, zodat ze na de zomervakantie de implementatie in gang kunnen zetten.
Trap niet in deze valkuil
De timing van de besluitvorming is dus best belangrijk als je echt op 1 januari aan de slag wil met je nieuwe omgeving. Toch zien wij dat de keuze regelmatig te laat wordt gemaakt. Dit kan zijn uit onzekerheid – keuzestress – of omdat men de duur van het implementatietraject onderschat. Vergeet niet dat er meer accountancykantoren zijn die op 1 januari aan de slag willen met nieuwe software. Dat houdt in dat het vierde kwartaal voor veel softwareleveranciers een hectische periode is. Dan is het vrijwel onmogelijk om er een project tussen te ‘schuiven’. Natuurlijk kun je veel zelf doen, maar je zult toch de ondersteuning van een consultant nodig hebben. Zorg dat er dan wel één beschikbaar voor je is door tijdig een keuze te maken.
Overweeg een andere datum
De keuze voor 1 januari lijkt een logische. Maar eigenlijk is het helemaal niet zo’n goede datum om live te gaan. Januari is een razenddrukke maand voor alle kantoren, om dan ook nog eens met nieuwe software aan de slag te gaan. Als je een paar maanden eerder live gaat, op 1 oktober of 1 november bijvoorbeeld, profiteer je van een aantal voordelen. Je bent dan al aan de nieuwe oplossing gewend voordat het ‘hoogseizoen’ begint. Bovendien kun je het implementatietraject dan in de wat rustiger zomermaanden doorlopen. En, niet geheel onbelangrijk, je weet zeker dat er een consultant beschikbaar is om je te begeleiden.
Nog even alles op een rijtje
Wil je toch op 1 januari live gaan, dan geldt voor een klein kantoor dat het slim is om uiterlijk augustus de eisen en wensen te bepalen, zodat je in september het gewenste pakket en leverancier kunt selecteren. Als je op 1 oktober tot een overeenkomst komt, kan het implementatietraject in oktober, uiterlijk 1 november starten, om de livegang op 1 januari zeker te stellen.
Een groter kantoor zou idealiter in mei of juni de eisen en wensen vastleggen, om in juni of juli tot pakketselectie over te gaan. Als voor de zomervakantie de afspraken met de leverancier vastliggen, kan er na de zomervakantie gestart worden met het implementatietraject. Dat geeft voldoende tijd om op 1 januari live te gaan.
Nieuwsgierig?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Zorg dan dat je op tijd begint met het keuzeproces. Met een gedegen pakketselectievragenlijst – een zogenaamde RFI – wordt in ieder geval de selectie een stuk makkelijker. Wij helpen je op weg met deze basis-RFI. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
