Basis voor de omzet van dienstverlenende organisaties (waaronder accountantskantoren) vormen de gewerkte uren. Deze worden veelal op uur basis doorbelast aan hun klanten. Ook bij niet-dienstverlenende organisaties raakt meer- en meer ingeburgerd dat medewerkers gevraagd wordt hun tijd te schrijven. Dat maakt het mogelijk om de loonkosten nauwkeurig toe te rekenen aan de diverse activiteiten. Dit klinkt logisch, maar in de dagelijkse praktijk blijkt nog een wereld te winnen.
Wat levert een goede urenadministratie u op? In dit artikel belichten wij 10 belangrijke winstpunten van een goede urenadministratie, die ook op uw organisatie van toepassing kunnen zijn.
1. Meer omzet
Het is wellicht een open deur: zonder dat er tijd wordt geschreven op een opdracht, ontbreekt de basis om een factuur te versturen voor de gewerkte uren. Bij het werken aan een opdracht moet de tijd worden geregistreerd in de urenadministratie. Ook als u werkt met vaste prijsafspraken, is het belangrijk dat de gewerkte tijd nauwkeurig omschreven wordt verantwoord. Dan kunt u bij het factureren beoordelen of er wellicht ‘meerwerk’ in rekening kan worden gebracht. Dat is tijd die besteed is aan zaken die niet zijn begrepen in de overeengekomen vaste prijs. U voorkomt zo dat over het hoofd wordt gezien de extra werkzaamheden uit te factureren.
2. Snellere ontvangst openstaande facturen
In verschillende branches is het gebruikelijk om de opdrachtgever een urenbriefje of opdrachtbon (al dan niet geautomatiseerd) voor akkoord te laten tekenen. De factuur voor de verrichte werkzaamheden kan daarna snel worden verstuurd. De opdrachtgever hoeft vervolgens de factuur alleen nog te checken aan de hand van de bijgevoegde door hem goedgekeurde opdrachtbonnen en/of urenstaten. Dit zorgt voor een snellere afhandeling en betaling van de factuur. Bij het ‘detacheren’ van een medewerker kunt u dit principe ook toepassen. In zijn algemeenheid geldt dat het op locatie uitvoeren van werkzaamheden, leidt tot minder vragen over de factuur. Als een klant uw medewerker visueel aan het werk gezien heeft, is hij sneller overtuigd van nut en noodzaak van de verrichte werkzaamheden. Voor werkzaamheden die minder zichtbaar zijn voor de klant, is het belangrijk dat uw medewerkers gedetailleerd omschrijven in de urenadministratie wat zij hebben gedaan. Door de specificatie bij te voegen bij de factuur, krijgt u minder vragen en wordt de factuur sneller betaald.
3. Verminderen van het aantal niet declarabele uren
Binnen iedere dienstverlenende organisatie worden werkzaamheden verricht die niet kunnen worden doorbelast aan de klant. Deze werkzaamheden zijn nuttig, maar niet declarabel. Bijvoorbeeld werk aan een intern project of ondersteunend werk door een systeembeheerder of secretariaat. Daarnaast worden in een urenadministratie ook niet-productieve uren vastgelegd. Dit zijn bijvoorbeeld vakantie-uren, ziekte of ‘leegloop’ (gebrek aan werk). In de praktijk is vooral het onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele uren van belang.
Ervan uitgaande dat de capaciteit van uw (accountants)kantoor is afgestemd op het werkaanbod (en er dus sprake is van weinig of geen ‘leegloop’ uren) kunt u uw declarabele uren alleen laten stijgen als u de niet-declarabele uren terugdringt. Dit kunt u realiseren door deze werkzaamheden kritisch te beoordelen en normuren te hanteren. Zo weet een medewerker binnen welke bandbreedte hij moet blijven bij het tijdschrijven. Daarmee wordt voorkomen dat de ‘interne’ urensoorten worden gebruikt om ‘gelummel’ op te verantwoorden.
Overigens is het niet zeldzaam dat een medewerker declarabele uren schrijft op interne projecten. Dit kan zijn omdat hij vindt dat bepaalde werkzaamheden voor de klant eigenlijk service zijn (en dus niet in rekening mogen worden gebracht). Helaas zien wij vaker dat de medewerker het doet om met de wel op de klant geschreven tijd budgetoverschrijding te voorkomen, zodat hij geen kritische vragen hoeft te beantwoorden.
4. Inzicht in bijdrage brutowinstmarge van projecten
Om uw kantoor succesvol te laten zijn, is het belangrijk dat u inzicht hebt in de winstgevendheid van projecten. Ieder (accountants)kantoor weet uit ervaring dat in een normaal jaar de winst voor belasting een bepaald percentage van de omzet bedraagt (bijvoorbeeld 10-30%, afhankelijk van de juridische rechtsvorm). Als u de geregistreerde tijd uitgedrukt in geld afzet tegen de gefactureerde tijd, houdt u een saldo over. Als dit saldo positief is, draagt het project meer dan gemiddeld bij aan de winst. Als er sprake is van een negatief saldo, zijn er kennelijk uren afgeboekt. Het is dan zaak kritisch naar de oorzaak te kijken. Als er (toch) efficiënt is gewerkt, is er sprake van een te krappe prijsafspraak. Er moet dan een nieuwe afspraak worden gemaakt of er moet een afweging worden gemaakt of het wel interessant is de opdracht te continueren. Als de afboeking groter is dan het normale winstpercentage, kost de opdracht u feitelijk geld. U betaalt dan mee aan het werk voor uw klant, wat natuurlijk niet de bedoeling is.
5. Inzicht in de bijdrage van individuele medewerkers aan de brutowinstmarge
Een goed tijdschrijfsysteem kent vele rapportagemogelijkheden, waaronder rapportages die u een objectief inzicht geven in het functioneren van uw medewerkers of financieel vlak (niet financiële factoren spelen ook een belangrijke rol in het functioneren, maar worden niet vastgelegd bij het urenschrijven). Zo is er een periodiek een overzicht per medewerker (al dan niet gerubriceerd naar functie) met daarop de declarabele uren per opdracht en omzet. Als u dit overzicht bekijkt en beoordeelt, moet er uiteraard ook worden meegewogen of er geen belangrijke budgetoverschrijdingen zijn geweest bij de opdrachten waar de betreffende medewerker bij betrokken is geweest.
6. Ondersteuning van ‘het nieuwe werken’
Een trend die bij veel organisaties haar intrede doet, is het nieuwe werken. Medewerkers verwachten steeds vaker dat zij altijd en overal kunnen werken. Zo kunnen zij hun werk en privé zaken beter op elkaar afstemmen, voorkomen dat zij in de file terecht komen of bijvoorbeeld tussen twee afspraken door op een andere plaats werken.
Een goede urenadministratie maakt het eenvoudiger uw medewerker vrij te laten in tijd en plaats wanneer en waar hij zijn werkzaamheden verricht. Vanuit de gedetailleerde uren verantwoording kunt u achteraf zien of de medewerker wel of niet heeft gedaan wat er van hem wordt verwacht. Binnen het huidige tijdbeeld past beter dat gekeken wordt of iemand zijn taken heeft uitgevoerd, dan of iemand precies 40 uur op kantoor is geweest. Achteraf is de tijdbesteding van uw medewerker eenvoudig te beoordelen: als uw klant de factuur voor de in rekening gebrachte werkzaamheden betaald, is dat een belangrijke indicatie dat hij tevreden is over de verrichte werkzaamheden. Als uw klant begint te mopperen, kan het zijn dat er wel tijd is besteed, maar onvoldoende werk is verricht.
7. Tijdbesparing HRM
Een goede urenadministratie biedt u de mogelijkheid om met één druk op de knop het saldo vakantie-, ziekte- en overwerkuren op te roepen, zonder dat er handmatig allerlei berekeningen moeten worden gemaakt en in allerlei lijstjes en bestanden moet worden gezocht. U, maar ook uw medewerkers, kunnen op ieder moment zien wat het tegoed is aan vakantie- en overuren. Uiteraard is het nog mooier als de ingevoerde en goedgekeurde uren automatisch als maandmutatie input voor de salarisadministratie dienen.
8. Inzicht in beschikbare capaciteit
Als u uw urenadministratie koppelt aan de planning van de te verrichten werkzaamheden, kunt u op ieder moment zien hoeveel beschikbare uren er nog over zijn voor nieuw werk of hoeveel ‘leegloop’ uren er dreigen te ontstaan. Hebt u een modern tijdschrijfsysteem? Dan is de planning vaak geïntegreerd. Zo kunt u goed sturen op capaciteit. Wellicht besluit u tijdelijk extra mensen in te huren, of is er ruimte voor een medewerker om een intern project op te pakken.
Binnen accountantskantoren is het bijvoorbeeld normaal dat over de 1e 6 maanden van het kalenderjaar 60% van het werk gebeurt. Het 2e halfjaar dienen de medewerkers dan het merendeel van hun vakantie- en overuren op te nemen. Toch is er veelal nog te weinig werk om alle beschikbare uren te vullen. Door de reeds bekende werkzaamheden in te plannen, krijgt u inzicht in de nog in te vullen uren. U kunt dan tijdig nadenken over maatregelen om dit probleem op te lossen, zodat kostbare mensen niet ‘op de bank’ te hoeven blijven zitten.
9. Verhogen medewerkerstevredenheid
Niemand vindt tijdschrijven leuk. Het wordt beschouwd als corvee. U wilt het daarom zo gemakkelijk mogelijk maken. Hoe makkelijker het vastleggen, hoe sneller en beter uw medewerkers hun uren bijhouden. Bijvoorbeeld door het gebruik van een app of door de geplande werkzaamheden al vast als voorstel in de wekelijkse urenstaat in te lezen. Door geplande uren vooraf in te lezen in de urenstaat, hoeven de uren alleen waar nodig aangepast en geaccordeerd te worden.
Uw medewerkers verwachten dat zij hun uren plaats- en tijdonafhankelijk kunnen invoeren (of dat nu met een laptop, pc, tablet of pda is). Dit kan uiteraard met behulp van software voor planning en tijdschrijven in de cloud.
10. Betere governance
Ook binnen uw kantoor is het belangrijk dat u in uw urenadministratie kunt controleren dat alle medewerkers hun contracturen hebben verantwoord. Daarnaast is het belangrijk dat deze uren geaccordeerd worden door de juiste personen. Door een tijdschrijfsysteem te gebruiken met de juiste ‘checks and balances’, bent u er zeker van dat uw omzet volledig wordt verantwoord.
Al met al kan worden geconcludeerd dat het hebben van een van een goede urenadministratie veel winst met zich meebrengt. Het doel van Qics, als leverancier van software voor planning, tijdschrijven, facturatie en datawarehouses, is uw leven op dit gebied te vereenvoudigen en u handvatten te bieden om uw menselijk kapitaal optimaal te benutten.
