Wat is e-factureren?

Op dit moment worden er al veel facturen digitaal verstuurd - bijvoorbeeld via e-mail & PDF - maar deze kunnen niet, of niet eenvoudig worden ingelezen door een boekhoudpakket op zodanige wijze dat deze automatisch kan worden ingeboekt. Het verwerken van een PDF gaat in de regel nog handmatig wat natuurlijk een tijdrovende klus is. Een PDF kan ook met OCR / Scan en herken worden ingelezen maar hierbij blijft een bepaalde mate van foutgevoeligheid bestaan. E-factureren werkt dus nét even wat anders dan het digitaal versturen van een PDF. Bij e-factureren wordt er een speciaal e-factuurbestand gemaakt dat direct is in te lezen door uw boekhoud- of ERP-pakket.

Voordelen e-factureren

Wanneer u gebruikt maakt van e-factureren als versturende partij, dan kunt u erop rekenen dat uw factuur snel en foutloos wordt ingeboekt. Het risico op een late betaling wordt hiermee beperkt. Ook wordt door de lagere foutgevoeligheid uw administratie minder belast met communicatie over facturen. Wanneer u nog op papier factureert dan bespaart u flink op papier- en portikosten. En het milieu wint natuurlijk ook bij e-factureren. Sinds 1 januari 2017 zijn nieuwe leveranciers van de Rijksoverheid overigens verplicht om een factuur via e-factureren te versturen. De voornaamste overweging is hierbij ‘veiligheid’ ofschoon alle besparingsvoordelen natuurlijk ook gelden voor ontvangende partijen.

Hoe werkt e-factureren?

Zoals gezegd worden e-facturen volgens een bepaalde standaard gemaakt. De standaard die wij in Nederland en andere Europese landen gebruiken is gebaseerd op XML en heet UBL (Universal Business Language). Er zijn in de wereld overigens ook nog andere op XML gebaseerde standaarden.

PEPPOL

Juist om problemen door verschillende standaarden te voorkomen, heeft de Europese overheid een standaard ontwikkeld waar – nagenoeg – iedereen mee uit de voeten kan. Dit heeft geresulteerd in het PEPPOL-netwerk. Via dit netwerk kunnen aangesloten bedrijven en overheden zakelijke documenten uitwisselen. Een voorbeeld daarvan is de UBL-factuur. Iedereen die facturen wil versturen en ontvangen via PEPPOL, heeft een identificatienummer nodig. Deze is alleen te verkrijgen met een overheidsidentificatienummer, waardoor bijvoorbeeld het versturen van spookfacturen niet meer mogelijk is. Ook fouten in aflevering van facturen door type- en spelfouten zouden hiermee tot het verleden moeten behoren.

E-factureren via QicsMilestones

Wanneer u QicsMilestones gebruikt voor urenregistratie, planning en facturatie, dan kunt u uw facturen opmaken in UBL formaat. Hiermee heeft u een belangrijke stap gezet om te gaan e-factureren. U zult daarna ook aangesloten moeten worden op het PEPPOL-netwerk.

Het verbinden met het PEPPOL-netwerk kan alleen via een ‘acces point’. Vergelijk een acces point met een mobiele telefoonprovider, of een internet accesprovider.

QicsMilestones heeft als access point eVerbinding. Wanneer u wilt facturen via het PEPPOL-netwerk, dan zorgen zij voor het benodigde PEPPOL identificatienummer.