Als je aan het begin van de maand je facturen verstuurt, wil je natuurlijk graag dat die op tijd betaald worden. Wat je koste wat kost wil voorkomen, is dat de klant een factuur krijgt die vragen oproept. Dat kost niet alleen tijd, het kan zelfs leiden tot een vertrouwensbreuk. Eddy Plasier, directeur bij Qics, vertelt in dit blog hoe je dat voorkomt.
Geen goed gevoel
Of je nu accountant bent, IT-consultant of ondernemer in een andere branche, je wilt je klanten facturen sturen die ze verwachten. Dat is de eenvoudigste manier om te garanderen dat ze de factuur – op tijd – voldoen. We hebben het allemaal weleens meegemaakt: je krijgt een factuur en kunt de geschreven werkzaamheden of het aantal uren totaal niet plaatsen. Dat geeft je geen goed gevoel. Als je daarentegen een heldere factuur krijgt die voldoet aan je verwachtingen, dan betaal je die uiteraard netjes op tijd, zonder vragen te stellen.
Leg afspraken schriftelijk vast
Om tot zo’n heldere factuur te komen, moet je om te beginnen de afspraken die je hebt gemaakt vastleggen. Wat is het afgesproken tarief, wat is het budget, hoeveel uur ga je besteden en wat ga je in die uren wel – en niet – doen? Leg dus ook duidelijk vast wat niet binnen de afgesproken werkzaamheden valt. Spreek je af om maandelijks salariswerkzaamheden uit te voeren voor een vaste abonnementsprijs, en werkzaamheden rondom in- en uitdiensttredingen van medewerkers vallen daar niet onder, spreek dan duidelijk af dat je daar extra uren voor rekent. Doet zo’n activiteit zich voor, leg dan ook precies vast welke medewerker in of uit dienst is getreden.
Communiceer met de juiste personen
Als er sprake is van meer- of minderwerk, communiceer dat dan ook met de juiste personen. Als iemand je vraagt iets extra’s te doen, verzeker je er dan van dat ook de persoon die de factuur ontvangt daarvan op de hoogte is.
Richt je systeem goed in
Zoals een collega al schreef in een eerder blog, moet je je systeem goed inrichten. De personen die de uren schrijven, moeten alleen die projecten en werkzaamheden zien waar ze daadwerkelijk aan kunnen werken. Zo beperk je niet alleen de keuzestress, je verkleint ook de foutkans en hebt meteen inzichtelijk welke werkzaamheden apart op de factuur vermeld moeten worden, omdat het om meerwerk gaat.
Controleer de factuur voor verzending
Zorg vervolgens dat er centraal iemand is die de factuur, voor verzending, door de bril van de klant bekijkt. Klopt de factuur met de gemaakte afspraken zoals die zijn vastgelegd in de offerte? Zo creëer je als het ware een extra ‘firewall’ tussen urenschrijver en factuur. Mocht de medewerker toch een foutje hebben gemaakt, heb je nu nog de kans om dat eenvoudig te corrigeren.
Voorkom irritaties
Het slechtste wat je kunt doen, is onduidelijkheden op een factuur negeren en maar hopen dat een klant betaalt. Het kan zijn dat de klant inderdaad betaalt zonder contact op te nemen, maar dan is hij vrijwel zeker geïrriteerd. Dat wil je voorkomen. Het kan ook zijn dat de klant wel contact opneemt en om opheldering vraagt. In dat geval verlies je veel tijd aan onnodig uitzoekwerk en loop je ook nog kans dat je moet gaan onderhandelen over de uiteindelijke prijs omdat je niet duidelijk bent geweest.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe jij ervoor zorgt dat jouw klant geen facturen krijgt die hij niet verwacht? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
