Veel gestelde vragen
QicsMilestones is cloudsoftware voor het registreren van uren, het plannen van medewerkers en projecten en het factureren van uren, vaste prijzen, abonnementen, voorschotten en producten. Wij richten ons op dienstverlenende bedrijven.
Het doel is om op een vlotte en efficiënte wijze alle stappen, van het vastleggen van een nieuwe opdracht tot en met facturatie, te kunnen doorlopen. Dit levert minder fouten en een forste tijdbesparing op voor het hele kantoor.
Op onze website Qics.nl (https://www.qics.nl/privacy/)hebben wij alle informatie rondom deze onderwerpen verzameld.
De gegevens die je toevoegt aan QicsMilestones, worden opgeslagen in de ‘Azure cloud’. Deze cloud is van Microsoft en de gegevens worden in een datacentrum in Amsterdam (regio West-Europa) opgeslagen.
Op onze website Qics.nl hebben wij alle informatie rondom deze onderwerpen verzameld.
QicsMilestones is zeer veilig. We hanteren een informatiebeveiligingsbeleid, we hebben een disaster recovery plan, we maken gebruik van geavanceerde back-up technologie, we ondersteunen multi-factor authenticatie en bieden single sign-on op basis van Azure active directory.
Bovendien kunnen er alleen ‘sterke’ wachtwoorden worden gebruikt. Meer informatie over informatiebeveiliging vind je hier: https://www.qics.nl/privacy/
De licentiehouder, dus het bedrijf dat de software gebruikt, is eigenaar van alle data.
QicsMilestones koppelt met Exact Online, Twinfield, AuditCase, Yuki, Exact Globe, Accountview, Exact Synergy, Afas, Mijn Kantoor, eVerbinding, SnelStart, Muis, ClockAssist, Minox en Multivers Online. Daarnaast beschikken we over een API. Voor de meeste actuele koppelingen, kijk op de pagina 'koppelingen'.
Wanneer je nog geen gebruik maakt van QicsMilestones en je een dienstverlenend bedrijf hebt, is de kans groot dat je forse tijdswinst kunt realiseren bij het factureren. Veel van onze klanten besparen meer dan de helft van de tijd bij het factureren.
Doordat in QicsMilestones de opdracht – in al zijn mogelijke simpelheid of complexiteit - duidelijk wordt vastgelegd en al het werk dat wordt verricht gedetailleerd wordt bijgehouden, is het factureren niet alleen sneller, maar ook een stuk minder foutgevoelig. Daarmee kom je een stuk dichter bij foutloos factureren.
Met QicsMilestones kun je met een muisklik zien wie, wanneer, waarop is ingepland. Je ziet op die manier wie er, wanneer beschikbaar is en wie al vol zit met werk.
QicsMilestones koppelt met alle veelgebruikte software. Denk aan Exact, Twinfield, Yuki, AFAS, etc. Een overzicht van pakketten vind je hier. Staat je pakket er niet bij? Neem dan contact op om te vragen hoe de koppeling gerealiseerd kan worden.
De software is voor iedere gebruiker in het Engels of Nederlands beschikbaar.
Iedere vier weken wordt er een nieuwe versie gereleased. Deze releases zijn o.a. te vinden op deze website onder het menu-item 'over onze software'.
Ja, er kunnen meerdere rollen worden aangemaakt. Per rol kan een groot aantal rechten worden ingesteld. Medewerkers krijgen één of meerdere rollen en krijgen daarmee alle rechten van die rollen toebedeeld.
Ja, dit is mogelijk. Deze kunnen ook worden ingevoerd met een tablet en een smartphone. Tevens is het mogelijk uren en kosten als concept in te voeren.
Ja, per werksoort- of uurcodes waar medewerkers op kunnen schrijven, kan het worden afgeschermd. Het is niet alleen per medewerker af te schermen, maar ook per functie of per groep. Het is tevens mogelijk om via een werkstop het tijdelijk onmogelijk te maken om voor een bepaalde klant of een bepaald project te laten schrijven.
Om heel snel uren te kunnen schrijven kun je een project kopiëren naar een andere klant (of een reeks van klanten) en je kunt op basis van een bestaand project een nieuw project aanmaken bij dezelfde klant. Alle gegevens van het bronproject worden overgenomen (o.a. tarieven, projectleden, budgetten), tenzij je bij de import aangeeft dat de waarde aangepast moet worden (bv startdatum project).
QicsMilestones heeft 8 overzichtelijke OHW-rapporten waarin onder andere de volgende informatie wordt getoond:
Beginstand, Productie, Bijgeboekt, Afgeboekt, Gefactureerd en Eindstand.
Geboekte uren zijn direct beschikbaar in het OHW.
Je kunt de volgende tarieven gebruiken:
- Een tarief per project,
- per klant,
- per medewerker,
- voor de combinatie van medewerker en werksoort,
- voor de combinatie van klant en werksoort?
De tarieven zijn per kalender- of boekjaar aan te passen. Het is tevens mogelijk om met fixed fee bedragen te werken. Zo kun je bijvoorbeeld 50% bij aanvang factureren en 50% bij oplevering.
Je kunt abonnementen, of periodiek terugkerende bedragen, factureren. Je kunt hierbij vastleggen met welke frequentie er gefactureerd moet worden en het is mogelijk een einddatum in te stellen. Het is mogelijk om bij prolongatie van een abonnement de bedragen van abonnementen te indexeren.
Er kunnen voorschotten worden gefactureerd. Bij het verrekenen van een voorschot wordt een factuur gemaakt waar zowel de uren * tarief, als het reeds gefactureerde voorschot (als negatief bedrag) op staan. Daarna gaat de verwerking van deze factuur hetzelfde als bij andere facturen. Voorschotten worden in het onderhanden werk als negatief getoond.
Onregelmatigheidstoeslagen zijn mogelijk en flexibel in te stellen. Bijvoorbeeld kun je 150% van het overeengekomen tarief in rekening brengen als er op zaterdag wordt gewerkt. Daarbij is het standaard mogelijk om een in te stellen percentage kantoorkosten toe te hanteren.
Tijdens facturatie kunnen uren zowel definitief worden afgeboekt als worden teruggedraaid, waarbij de uren terug in het OHW worden gezet, zodat op een later moment nogmaals beoordeeld kan worden of deze uren gefactureerd mogen worden. Ook kunnen uren deels afgeboekt worden, zodat het andere deel wel gefactureerd kan worden.
Bij een afboeking kan een toelichting worden gegeven. Het is tevens mogelijk om in een voorsteldeclaraties bij- en af te boeken. Hier kan naar wens een reden worden meegegeven.
De geschreven uren en de gedeclareerde uren kunnen apart worden bijgehouden voor o.a. managementinformatie.
In het aanpassen van voorsteldeclaraties is veel mogelijk:
- Overboeken naar een andere debiteur,
- overboeken naar andere werksoort,
- omschrijvingen in voorsteldeclaraties aanpassen,
- 0-facturen maken,
- toevoegen van regels in de declaratie,
- verwijderen van een voorstel declaratie, terug naar OHW zodat het op een later moment terugkomt,
- declaratievoorstellen als proeffactuur aanmaken (op scherm of papier).
Deze is zeer flexibel:
- Inclusief uitgebreide en volledig aanpasbare factuurlay-out,
- verschillende factuurlay-outs toepassen per relatie,
- verschillende factuurlay-outs toepassen per project,
- verschillende facturen per klant voor verschillend werk,
- urenspecificatie indien gewenst als bijlage.
Er kan per opdracht een budget worden vastgelegd met een onbeperkt aantal budgetregels die je één of meerdere niveaus diep kunt groeperen. Hierdoor kun je zelf de mate van detaillering bepalen. Je kunt onder andere budgetteren op medewerker, artikel, etc. Het budget kan worden ingesteld als uren of euro's.
Heel flexibel. Zo kun je aan een budget(regel) een begin- en een einddatum koppelen. Medewerkers kunnen op opdracht-, maar ook op budgetregel uren boeken. Van te voren kan ingesteld worden welke medewerkers dat mogen.
Per budgetregel kan worden ingesteld op welk artikel of op welke set van artikelen er geschreven mag worden.
Per budgetregel kun je zien hoeveel uren er besteed zijn ten opzichte van het budget. Bij het tijdschrijven wordt inzicht gegeven in de status van het budget en zo ook bij het factureren. Met een kleurcode wordt het in één oogopslag zichtbaar wanneer er een budget is overschreden. Budgetregels kunnen worden gesloten zodat er geen uren meer op geboekt kunnen worden.
Bij het inplannen van een opdracht kun je de planning uitsplitsen naar meerdere taken? Aan een taak kan een begin- en een einddatum worden gekoppeld.
Medewerkers kunnen op taken worden ingepland. Het is mogelijk om aan één taak meerdere medewerkers te koppelen. Uiteraard zijn bestaande planningen eenvoudig aanpasbaar.
Let op: de module planning is onderdeel van het Enterprise abonnement. Zie voor meer informatie de pagina 'prijzen'.
Met QicsMilestones kun je efficiënt plannen. Het is mogelijk om:
- een planning per week te maken,
- een terugkerende planning te maken,
- planning zo te autoriseren dat één persoon plant en de anderen alleen planning kunnen raadplegen,
- taken aan budgetregels te koppelen,
- taken tussentijds te wijzigen / aan iemand anders toewijzen,
- een planning van een jaar te kopiëren naar een ander jaar,
- de planning van meerdere opdrachten tegelijkertijd op te vragen en aan te passen.
De knelpunten per medewerker worden in de planning weergegeven. Je kunt zien hoe vol deze persoon zit. Ook kan dit per afdeling worden bekeken.
QicsMilestones is voorzien van een standaardrapportage. Hiernaast kan met behulp van Power BI van gewenste (beschikbare) informatie een overzichtelijke rapportage worden gemaakt. In de standaardrapportage kunt u de volgende informatie laten weergeven:
- OHW per client,
- OHW per datum/periode,
- overzicht OHW voor factureren, gefactureerd, bij- en afboekingen, voorschotten, eindstand OHW na factureren,
- per cliënt geboekte uren en gefactureerde bedragen per werksoort,
- productiviteit per medewerker,
- omzet per klant uitgesplitst naar o.a. jaar, periode, werkzaamheden, etc.
- aantal ziekte-uren per medewerker,
- verlofstand per medewerker,
- budget vs geschreven en/of gefactureerde uren,
- resultaat per klant / opdracht
- projectvoorgang,
- financiële prognose.
De set van standaardrapporten kunnen in pdf, Excel of Word worden gegeneerd. Ook heeft QicsMilestones infoschermen. Deze kunnen per medewerker worden ingesteld. Een aantal van deze infoschermen biedt de mogelijkheid om data naar Excel te exporteren. Tot slot heeft QicsMilestones een uitgebreide koppeling met Power BI. Op basis van een datawarehouse is in Power BI een volledig datamodel beschikbaar, waarmee zelfstandig eigen managementinformatie is te ontwikkelen.
Ja, het is mogelijk om data uit andere oplossingen, bijvoorbeeld uit een financieel pakket, toe te voegen. Voor specifieke vragen hierover kunt u terecht bij onze support-afdeling.
Er zijn verschillende abonnementsvormen, van ‘Lite’ tot ‘Enterprise’. Er geldt een basisabonnementsprijs en een prijs per extra gebruiker. De meeste klanten gebruiken het ‘Business Plus’ abonnement. Dat kost €200,- maand, inclusief 1 gebruiker. Een extra gebruiker kost €10,- per maand. Alle tarieven vind je overigens hier.
Het implementeren van QicsMilestones kost tijd en vergt dus ook een bepaalde investering. De hoogte hiervan is afhankelijk van de complexiteit en de grootte van de organisatie. Wanneer je een offerte of inschatting wenst, neem dan contact met ons op.
Het trainen van medewerkers kan zowel praktisch ingezet worden als ingezet worden om draagvlak te creëren bij de collega’s die de software gaan gebruiken. Hierbij geldt eveneens dat de wensen per organisatie dermate uiteenlopen, dat we hier geen standaardtarieven voor kunnen afgeven. Neem ook hiervoor contact met ons op.
Ja, dat kan. We hebben een demo-account beschikbaar waarin je kunt rondkijken. We raden overigens wel aan om ons ook een demonstratie op maat te laten verzorgen. Hierin laten we zien hoe onze software om gaat met de vraagstukken die gelden voor jouw organisatie.
Je kunt hier een proefaccount of een demo aanvragen.
In de regel moeten wij twee zaken met je plannen; de implementatie en de training. Afhankelijk van de tijd van het jaar kunnen we normaliter binnen een paar weken beginnen. In de laatste maanden van het jaar is het meestal wat drukker waardoor het iets langer kan duren.
Vragen over de planning? Stel ze hier.
QicsMilestones staat bol van de mogelijkheden en daarnaast worden er maandelijks functionaliteiten toegevoegd of bijgewerkt. Wanneer je een specifieke vraag hebt, dan kun je deze het beste aan ons stellen of je kunt een vooraf ingevulde vragenlijst pakketselectie downloaden (RFI). Hierin worden veel functionaliteiten besproken.
Verder is het mogelijk om een demonstratie aan te vragen, waarin jullie specifieke situatie als uitgangspunt kan worden genomen.
Meer dan 250 organisaties, van klein tot groot, gebruiken QicsMilestones. Wilt u in contact komen met deze kantoren? Neem dan contact met ons op.
Ja, onze helpdesk is iedere dag bemand. Wij kunnen ondersteuning leveren in Nederlands en Engels.
