Crystalloids kan uitzonderingen kwijt in Milestones

Crystalloids is een ICT consultancy bedrijf dat het gedrag van consumenten door middel van data-analyse en softwaresystemen kan voorspellen, zodat klanten effectiever campagne kunnen voeren. Wij spraken met Esmee Mourik, binnen Crystalloids verantwoordelijk voor de volledige backoffice, over haar ervaringen met Milestones.

Op zoek naar software voor urenregistratie en facturatie

Drie jaar geleden werkte Crystalloids alle uren bij in Excel. Door de foutgevoeligheid van die manier van werken en de groei die Crystalloids heeft doorgemaakt, waren zij op zoek naar software voor urenadministratie en budgetbewaking. De boekhouding werd in Exact Online bijgehouden, dus het leek een logische stap om de urenregistratie en facturatie daar ook in bij te houden. Crystalloids vindt de urenmodule van Exact Online echter niet flexibel genoeg voor de type projecten die zij hanteren. Ze maken namelijk gebruik van ‘bijzondere constructies’, dus niet alleen uurtje-factuurtje, maar ook abonnementen, voorschotfacturen en verrekeningen. Daarnaast maken ze onderscheid tussen ‘cost rate’ en ‘sales rate’. Crystalloids verzamelde alle wensen voor de software op een lijst en sorteerde de punten op volgorde van prioriteit.

Exact Online versus Milestones

Mourik legt uit: “We hebben onze wensenlijst bij Exact en Fortes neergelegd en kwamen al snel tot de conclusie dat Exact te rigide was. Ze boden ons wel een oplossing, maar wij konden onze uitzonderingen niet kwijt. In Milestones kon dit wel.” Volgens Mourik is dat zeker een voordeel voor andere ICT bedrijven.

“Milestones bood ons een oplossing waar wij
onze uitzonderingen in kwijt konden.”

Crystalloids gebruikt Milestones inmiddels voor de gehele urenregistratie, facturatie en budgetbewaking. “We maken gebruik van Milestones voor de facturatie richting onze klanten en de budgetbewaking van lopende projecten. Onze facturen worden automatisch naar Exact Online gepusht, zodat het direct in onze boekhouding wordt verwerkt.” zegt Mourik. Omdat Crystalloids gemiddeld 40 projecten per maand heeft lopen, maken ze bovendien gebruik van de module ‘resource planning’ van Milestones. “We hangen tarieven aan geplande uren, waardoor we gemakkelijk kunnen voorspellen wat de omzet in een bepaalde maand zal worden. De planning is erg belangrijk voor ons en was binnen Exact Online niet mogelijk, maar binnen Milestones wel.” aldus Mourik.

Het gebruik

“Milestones is een complete oplossing. Je hoeft maar één keer aan te geven wie aan welk project werkt, wat het tarief van de consultant is en je kunt gemakkelijk zien welk budget er overblijft.” aldus Mourik. “Voor onze consultants is uren schrijven wat minder leuk, omdat uren schrijven per definitie niet leuk is.” zegt Mourik lachend. “Maar wat fijn is, is dat we gemakkelijk rapportages uit Milestones kunnen halen. Onze consultants kunnen hierdoor zelf veel zien.”

“Milestones is een complete oplossing en biedt
ontzettend veel mogelijkheden”

Ook op het gebied van facturatie heeft Crystalloids flinke vooruitgang geboekt. “Je moet soms even zoeken, maar Milestones biedt ontzettend veel mogelijkheden. Op de projectkaarten kun je zoveel verschillende varianten benoemen, dat je er alles in kwijt kunt. De projectkaarten bevatten hele volledige informatie, waardoor we onze facturatie binnen een dag kunnen volbrengen, terwijl we daar eerst een week mee bezig waren. Dat is een forste tijdsbesparing.” besluit Mourik.