‘Samen vormden we een dreamteam’

Het team van accountantskantoor Lansigt zocht een toekomstbestendige applicatie voor urenregistratie, facturatie en planning. Dat vonden ze in QicsMilestones. In dit artikel vertellen Machiel Roos, teammanager Finance & IT bij Lansigt, en zijn collega Agnes Slootweg, Medewerker Facturatie- en debiteurenbeheer, over de overstap.

Te omslachtig

Machiel: ‘Lansigt is een breed georiënteerd accountantskantoor met vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda en Ridderkerk. Ons team bestaat uit zo’n 170 professionals die energie krijgen van vooruitstrevende oplossingen die onze dienstverlening blijvend verbeteren. Begin 2020 besloten we dat het tijd was voor een nieuw urensoftwarepakket. Onze bestaande applicatie werkte te omslachtig. Elke maand stonden op drie vestigingen printers een halve dag te stampen om alle conceptfacturen uit te draaien, die vervolgens op papier moesten worden bewerkt om daarna ingeleverd te worden bij Agnes.’

Op sleeptouw

Agnes: ‘Aan mij de schone taak om dan de facturen definitief te maken. Dat kostte allemaal veel te veel tijd en we hadden behoefte aan een oplossing waarbij dat proces gedigitaliseerd kon worden. Tijdens het selectietraject kwam QicsMilestones naar voren als meest geschikte oplossing voor urenregistratie, facturatie én planning. In de zomer van 2020 zijn we aan de overstap begonnen. Wat ik als heel fijn heb ervaren, was dat Berry en Thessa van Qics ons echt op sleeptouw namen. Met name Berry hield ons steeds voor dat we ons heel strak aan de planning moesten houden als we op 1 januari 2021 operationeel wilden zijn. Dat was niet voor niets, want het overzetten van data van het ene pakket naar het andere, is geen sinecure. Het was een race tegen de klok. Met dank aan Berry hebben we het toch gered.’

Intensief traject

‘Het was een intensieve periode’, vervolgt Agnes. ‘Ik werk normaal 16 uur in de week, maar tijdens dit traject heb ik drie maanden lang meer dan veertig uur per week gemaakt. Samen met Qics en een groep van onze eigen collega’s hebben we ons hier enorm voor ingezet. Ondanks de werkdruk, kijk ik er met plezier op terug. Het is maar weer gebleken dat we een fijn team zijn.’

Dreamteam

Machiel kan dat alleen maar beamen: ‘Ik moet zeggen dat er een uitzonderlijke prestatie is neergezet. Met name Agnes en Lennart hebben een aantal maanden achtereen een buitengewone prestatie geleverd. Maar uiteindelijk hebben we het resultaat als team neergezet, samen met Qics. We hebben ook heel wat afgelachen met Berry en Thessa. Wij noemden onszelf niet voor niets het dreamteam.’

Lastpost

‘Als ik per se iets moet noemen dat lastig was, was ik dat zelf’, lacht Machiel. ‘Ik zal best eens een lastpost zijn geweest voor Berry en Thessa, maar uiteindelijk is alles op z’n pootjes terecht gekomen. Al met al heb ik het als een enorm leuk project ervaren en het heeft ons echt iets gebracht. Ik hoor overwegend positieve geluiden in de organisatie. En dat terwijl de switch van papier naar digitaal best groot was, voor ons allemaal. Alle werknemers schrijven uren in een ander softwarepakket, en ook onze vijftig declaranten hebben we moeten opleiden om van papier naar digitaal te gaan. Uiteraard waren er momenten waarop je denkt: komt dit nog goed? Gelukkig is het resultaat absoluut de moeite waard. We kunnen nu sneller tijdschrijven zonder fouten, het factureren gaat volledig gedigitaliseerd, en we beschikken over heldere rapportages.’

Adoptie

Agnes: ‘Alle verandering is moeilijk, maar Qics heeft ons heel goed begeleid in het adoptietraject. We hebben collega’s van alle disciplines in het proces meegenomen, waardoor het draagvlak in de organisatie heel groot was. En ja, door de coronamaatregelen moest alles digitaal, dat was voor ons allemaal een leerproces, maar ook dat is prima gelukt.’

Wensen serieus genomen

‘Het contact met Qics ervaren we als heel fijn’, besluit Machiel. ‘Als we een vraag stellen, telefonisch of per e-mail, koppelen ze altijd snel terug, daar zijn ze heel actief in. Dat heb ik in het verleden weleens anders meegemaakt bij softwareleveranciers. Bij Qics worden je wensen heel serieus genomen, er wordt echt naar je geluisterd. En wat ik heel prettig vind, is dat we hebben afgesproken regelmatig met elkaar aan tafel te gaan, zo kunnen we van elkaar blijven leren, ook als het goed gaat.’

Over Lansigt

Samen groei en ontwikkeling aanjagen is de belofte van Lansigt aan ondernemers en organisaties. Voor hen én diens medewerkers zijn zij een sparringpartner en klankbord. Dichtbij, van hoog niveau en met vele specialismen.

Lansigt wil graag weten waar de klanten staan en begrijpen waar zij naartoe willen. Wat de dromen en obstakels zijn. In alle openheid, vanuit wederzijds vertrouwen. Dat biedt ruimte voor eerlijke feedback, nieuwe inzichten en het realiseren van gedeelde ambities.

Bekijk ook www.lansigt.nl