Klantinterview Verdonck Klooster & Associates

verdonck-klooster-associates-review-slider

“We hadden 13 servers staan en houden er een stuk of vijf over”.

Verdonck, Klooster & Associates (VKA), een adviesorganisatie voor strategische ICT projecten, is al jaren geleden aan de slag gegaan met de cloud. Niet alleen voor hun klanten, maar ook voor de interne organisatie.

In 2011 werd de principiële keuze gemaakt om alle business applicaties naar de cloud te brengen. Na een lange zoektocht werd als eerste de projectadministratie (waarin opgenomen de urenregistratie) vervangen, vanwege het feit dat de gebruikte software de organisatiewensen niet kon ondersteunen.

Maar toen VKA in 2012 opzoek ging naar een geïntegreerde financiële- en projectadministratie in de cloud, liepen ze tegen behoorlijk wat muren op. Waar het ene pakket nog niet helemaal in de cloud zat, was het andere niet geïntegreerd, of niet geschikt voor de Europese markt. Deze specifieke markt leek nog niet klaar voor de cloud.

Na veel passen en meten kwam VKA uit bij Qics. "We zochten iets dat goed aansloot bij onze behoefte voor het schrijven van uren en dat was te integreren met onze exact-online dienst. Dat bleek erg specifiek", vertelt Johan van den Bosch, senior consultant bij VKA. Uiteindelijk koos VKA voor het product QicsMilestones en heeft het samen met de Qics-organisatie de belangrijkste wensen kunnen verwezenlijken. "Het uitrollen was een fluitje van een cent", gaat Johan verder. "Er is niemand in de organisatie geweest die een serieus probleem had met de uitrol. De software wijst zich dan ook grotendeels zelf". Vanaf het begin was VKA bij QicsMilestones betrokken als pilot klant. De eisen en wensen van VKA hebben veel bijgedragen aan de ontwikkeling van QicsMilestones.

Bij VKA is QicsMilestones gekoppeld met Exact Online. Grotere broer Exact Globe, overigens beduidend meer integratie biedend dan Exact Online, viel af omdat Exact Globe alleen hosted afgenomen kon worden. Michel Lugtmeijer, controller bij VKA: "Het koppelen van twee applicaties in de cloud brengt sowieso meer gedoe met zich mee dan applicaties die ‘on premises’ draaien". VKA wijst er op hoe belangrijk het is dat de integratie tussen de pakketten geborgd blijft. Hier ligt uiteraard vooral een schone taak voor de clouddienst-leveranciers, maar de afnemer is in de lead om die leveranciers met elkaar te laten praten en de juiste informatie te laten verstrekken. "Wanneer je met diverse pakketten werkt die allemaal met elkaar moeten praten, is het van belang dat je de informatie-uitwisseling tussen de applicaties in kaart hebt gebracht, zodat je weet wat er in de pakketten gebeurt als je een bepaalde wijziging doorvoert". Michel wijst er dan ook op dat het, ook als klant, belangrijk is om bij wijzigingen de integratie te blijven testen.

VKA heeft veel ervaring opgedaan met hun eigen cloudmigratie en adviseert ook haar klanten over dit onderwerp. VKA heeft uit eigen ervaring behoorlijk wat tips voor bedrijven die hun applicaties naar de cloud willen brengen.

Zij adviseren bijvoorbeeld om goed na te denken over de juridische kant en altijd bij de leverancier na te vragen hoe de storage geregeld is. VKA doelt op een mogelijke situatie waarbij data over de hele wereld verspreid zijn, dus in verschillende wereldwijde datacentra zijn opgeslagen. Wanneer je echter te maken hebt met klanten met erg gevoelige informatie, kunnen die wellicht beter overwegen de applicatie uit de cloud af te nemen en de storage bij hen zelf onder te brengen. Een andere optie is het aanbrengen van een encryptie laag over de storage, waarbij het sleutelbeheer bij de klant zelf ligt.

Wat het integreren met andere pakketten betreft, adviseert VKA om mogelijke ‘single points of failure’ in de keten in kaart te brengen. Daarnaast is het goed om je vooraf te realiseren wat het werken in de cloud aan gebruikersondersteuning vergt. Ga je bijvoorbeeld in zee met een bedrijf dat in een andere tijdzone gevestigd is, kan dit grote gevolgen hebben voor de implementatie en gebruikersondersteuning. Tenslotte adviseert VKA om bij de softwareleverancier te informeren hoe zij de actualiteit van de documentatie van de aangeboden integraties borgen. "we zijn er tegenaan gelopen dat een leverancier verouderde documentatie van de applicatie, waarmee zij claimden te integreren gebruikte". En werk je met meerdere cloudapplicaties? Dan kan een Single Sign-On applicatie handig zijn om de gebruikers bij hun wachtwoordbeheer te ondersteunen. Zorg daarbij ook voor een vorm van sterke authenticatie.

De voordelen die VKA heeft ervaren bestaan vooral uit kostenbesparingen. "We hadden dertien servers staan en houden er een stuk of vijf over", vertelt Johan. Ook qua beheer en gebruiksgemak zijn ze erop vooruit gegaan. Al met al is VKA tevreden over de overstap naar de cloud. Echter wel met de kanttekening dat het nog lang niet perfect is en wellicht ook niet zal worden, omdat de markt nog jong is en de standaardisatie nog niet voldoende van kwaliteit is. "Je wint door kostenreductie of reductie van klassieke beheerinspanning, maar je krijgt een deel daarvan op een nieuwe manier weer terug", aldus Johan.