‘Wij willen het beste van ieder pakket’

Het stoffig imago dat aan veel accountantskantoren kleeft, gaat niet op voor Kop of Munt. Bij deze financiële dienstverlener, met een hoofdkantoor in hartje Amsterdam, draait het om mensen en innovatie. Met een clientèle die voornamelijk bestaat uit reclamebureaus, websiteontwikkelaars, film- en commercialproductiebedrijven en online communicatiekantoren is dat eigenlijk ook niet gek. Ook intern blijft Kop of Munt, dat zich al ruim 15 jaar richt op de creatieve sector, steeds op zoek naar vernieuwing. Een overstap naar QicsMilestones bijvoorbeeld. “We waren altijd een halve dag kwijt aan factureren, maar dat is verleden tijd”, zegt directeur Kees Leijs.

Kees Leijs Sinds 1 januari (jl.) worden er uren geregistreerd en gefactureerd in QicsMilestones. Het kunnen vastleggen van prijsafspraken was een belangrijke reden om voor het pakket te kiezen en tegelijkertijd afscheid te nemen van UNIT4. “In de creatieve sector is het heel gangbaar om met vaste prijzen te werken. Maar met het UNIT4-pakket was factureren een gedoe. Het gaat nu sneller en gemakkelijker. Uiteindelijk willen we zelfs helemaal van uren maal tarief af en meer met producten en vaste prijzen gaan werken. Ik denk dat QicsMilestones een goede tool is om dat te realiseren”, aldus Kees.

Prijsafspraken waren overigens niet de enige reden om te stoppen met UNIT4. “Toen wij dat pakket destijds aanschaften, waren er plannen om het uren- en facturendeel, maar ook budgetten en planning, verder te ontwikkelen. Maar dat is uiteindelijk niet van de grond gekomen, in ieder geval niet zoals wij dat wilden. Bovendien was bijna alles offline, terwijl wij juist bezig zijn om alles de cloud in te jagen. We hebben nu nog een private cloud, maar daar gaan we steeds meer uit. Het is een fijne gedachte dat we die ook niet meer zelf hoeven te onderhouden.”

Ook de soepele integratie met andere systemen was een reden om de overstap te maken. Naast QicsMilestones gebruikt Kop of Munt namelijk ook Exact voor de financiële administratie en rapportages en Nmbrs voor de salarisadministratie. Het enige wat het kantoor nog mist is een goede CRM/DMS. Kees: “Daar zijn we ons nog op aan het oriënteren. Maar wij willen gewoon het beste van ieder pakket. Het is fijn dat ik nu maar op één plaats de NAW-gegevens hoef in te vullen. En als ik in QicsMilestones op ‘Verwerken’ klik, staat de factuur ook in Exact. Vervolgens kan ik die factuur gewoon mailen. Het scheelt mij dus ook nog eens een berg briefpapier, enveloppen en postzegels.”

Het is wel even wennen, geeft hij toe, zoals dat wel vaker is met nieuwe dingen. Kees: “Veel processen gaan sneller en we hebben minder ballast tijdens het factureren. Of het helemaal perfect is? Nee, er zijn ook een aantal dingen die volgens mij echt wel handiger kunnen. Tegelijkertijd hebben we pas drie keer gefactureerd met QicsMilestones. Ik denk dat we volgend jaar pas echt de voordelen gaan merken als we bij de jaarovergang prijsafspraken in één keer over kunnen zetten.”