Phidra versnelt declaratieproces met QicsMilestones

Phidra accountants & adviseurs is een jonge en dynamische dienstverlener met professionals die in diverse disciplines actief zijn. In 2015 heeft Phidra een ander kantoor overgenomen, waarmee het aantal medewerkers op 30 komt.

In september 2014 is Phidra met QicsMilestones aan de slag gegaan. Wij spraken met Bob Jong, één van de eigenaren van Phidra, en Mi-Lou Ruigrok van der Werven-Beugeling, management assistente, over de keuze voor Qics, en hun ervaringen met QicsMilestones.

Op zoek naar iets nieuws
“Ons vorige urenschrijfpakket had een CRM- en urenschrijfoplossing, maar voldeed niet meer aan onze wensen”, vertelt Bob. “Voor ons was het dus tijd om te kijken voor een nieuwe oplossing. We kenden Qics niet voordat we op zoek gingen naar een ander softwarepakket. Op een beurs raakten we met Change to Comm aan de praat. Omdat Change to Comm met AuditCase een mooie CRM oplossing biedt, maar geen urenschrijf mogelijkheden heeft, wezen zij ons op QicsMilestones.”

“De presentatie die Qics en Change to Comm samen verzorgden maakte veel indruk. QicsMilestones biedt ons grotendeels de functionaliteiten die wij nodig hebben. We hebben toen dus ook niet meer verder gekeken en voor Qics gekozen.”

Cloud
Omdat Phidra al een groot deel van haar software in de cloud heeft, leek de keuze voor een cloud oplossing logisch”, vertelt Bob Jong ons. “Het altijd en overal kunnen inloggen is een groot voordeel van software in de cloud. Daarnaast vinden wij het fijn dat bij sommige pakketten onze klanten ook kunnen inloggen. Wij willen graag mee voorop lopen in de markt. Dit is ook de reden dat wij meedoen aan Alley-Oop”.

Naast de koppeling met AuditCase heeft Phidra QicsMilestones gekoppeld met Twinfield. Facturen die in QicsMilestones gemaakt worden, worden meteen in Twinfield ingeboekt.

“We zijn erg blij met QicsMilestones. Urenschrijven en factureren gaan zeer eenvoudig”

Gebruik
“We zijn erg blij met QicsMilestones. Urenschrijven en factureren gaan zeer eenvoudig. In ons vorige tijdschrijfpakket kon iedereen facturen aanmaken, maar dat was zo moeilijk dat niemand dat deed. Natuurlijk zijn er nu mensen die het niet meteen begrijpen, maar dat is tijdelijk. We zijn druk bezig met opleiden”.
“Toen we met QicsMilestones aan de slag gingen, merkten we dat QicsMilestones in eerste instantie voor zakelijke dienstverleners was ontwikkeld, maar er is sindsdien specifiek voor accountants veel aangepast. Wij zijn zeer tevreden over QicsMilestones. Ook nieuwe functionaliteiten, die elke twee weken worden toegevoegd, vinden wij erg fijn. Zo zijn we bijvoorbeeld heel blij met de nieuwe mogelijkheid om een factuur opnieuw te versturen. Het gebeurt vaak dat een klant een factuur nogmaals wil ontvangen. Ik hoef nu niet meer te kopiëren, scannen, een mail te typen en te versturen, maar klik gewoon op ‘verstuur’. Ideaal!” aldus Mi-Lou.

“In ons vorige pakket was ik ongeveer de helft van mijn tijd kwijt aan het klaar zetten van factuurvoorstellen. Nu, met QicsMilestones, is dit in een dag gedaan”

Mi-Lou is QicsMilestones grootgebruiker. Zo keurt ze uren goed, voert de termijnbedragen in, maakt de projecten aan, voert wijzigingen in facturen door en verzorgt vervolgens ook de facturatie. “In ons vorige pakket was ik ongeveer de helft van mijn tijd kwijt aan het klaarzetten van factuurvoorstellen. Ik moest alle onderhanden werk staten uitprinten en vastnieten aan een voorblad met klantnaam. Vervolgens moest iedereen ernaar kijken en kreeg ik de gewijzigde staten druppelsgewijs terug. Vervolgens kon ik de facturen klaarzetten. Nu met QicsMilestones is dit in een dag gedaan”, vertelt Mi-Lou. “Als ik de factuurvoorstellen klaar heb, kunnen de relatiemanagers de facturen controleren en goedkeuren. Ik werk ook veel met termijnbedragen, dat is ideaal. Je zet deze één keer klaar en dan komt het gewoon maandelijks terug”.

“De doorlooptijd van het declaratieproces is sterk verkort sinds we met QicsMilestones werken”, aldus Bob. “Het urenschrijven werkt prettiger en we kunnen facturen veel makkelijker raadplegen.”

“De doorlooptijd van het declaratieproces is sterk verkort sinds we met QicsMilestones werken”

Elektronisch factureren
De in gebruikname van QicsMilestones was voor ons ook het moment om elektronisch te gaan factureren. We wilden dat al eerder, maar het kwam steeds niet van de grond. In QicsMilestones is dit zo geregeld. Onze klanten hadden hier, op een enkeling na, helemaal geen problemen mee. Nu besparen we dus ook op portokosten. In het begin hebben we het wel gemerkt aan onze liquiditeitsinstroom, maar na het aanpassen van de tekst bij het onderwerp van de e-mail was dat ook opgelost”.

Toekomst
“Omdat wij dit jaar een ander kantoor hebben overgenomen, zijn wij op dit moment druk bezig met het integreren van alle werkprocessen. Daarnaast denk ik dat we nog niet de helft van de functionaliteiten van QicsMilestones gebruiken,” aldus Bob. “Onlangs hebben we met Qics gezeten om te kijken hoe we de financiële planning helemaal kunnen inrichten. Natuurlijk moeten we hiervoor een jaar data opbouwen, maar we kunnen er wel alvast over nadenken”.

“We zijn erg tevreden met QicsMilestones en laten het dan ook regelmatig aan andere kantoren zien die op zoek zijn naar een goede oplossing voor tijdschrijven en factureren.”